L’auteur largement reconnu et informaticien Damien Conway a déjà dit: “La documentation est une lettre d’amour que vous vous écrivez.” Alors que la déclaration de Conway se référait aux principes de codage, une documentation propre et claire est une partie sous-estimée et souvent négligée de la gestion d’une entreprise, qui offre de nombreux avantages. Une entreprise en activité dispose de divers documents essentiels qui aident au bon fonctionnement. Vous travaillez dur pour créer des documents essentiels, tels que des contrats légaux, des dossiers d’employés, des procédures opérationnelles standard, des plans d’urgence, et bien plus encore. Mais que se passe-t-il quand quelqu’un a besoin d’y accéder ou d’y effectuer un audit? Les numériser est la première étape. Cependant, lorsque vous essayez de numériser vos dossiers papier, comment les empêchez-vous de se perdre ou de se corrompre dans des systèmes de gestion de documents non réglementés? Comment vous assurez-vous que vos employés peuvent trouver et utiliser les documents dont ils ont besoin? Et comment vous conformez-vous aux lois et réglementations en constante évolution qui régissent la conservation des documents? Si vous rencontrez des problèmes avec ces questions ou si vous souhaitez améliorer votre système actuel de gestion des dossiers, cet article est pour vous. Nous avons compilé une liste des 10 meilleurs logiciels et systèmes de gestion des enregistrements en 2024. Ces outils vous aideront à organiser, gérer et protéger vos enregistrements tout en les rendant disponibles aux bonnes personnes au bon moment. Continuez à lire pour en savoir plus!
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des documents ?
Le logiciel de gestion des enregistrements est une solution utilisée par les entreprises pour suivre, stocker, accéder, partager et organiser leur documentation ou leurs enregistrements liés à l’activité. Le logiciel de gestion des enregistrements gère tous les enregistrements, de leur création à leur élimination. Le logiciel de gestion des enregistrements est essentiel pour garantir le partage des connaissances, répondre aux exigences de conformité réglementaire et gérer les risques.
Que devez-vous rechercher dans un logiciel de gestion des documents ?
La gestion des dossiers numériques est essentielle pour toute entreprise qui souhaite stocker, accéder et gérer efficacement ses documents. Vous devez en trouver un qui corresponde à vos besoins et objectifs spécifiques.
Voici quelques fonctionnalités clés à rechercher lors du choix d’un logiciel de gestion des dossiers :
- Capacités d’importation et d’analyse Vous souhaitez un logiciel capable d’importer facilement des documents depuis différentes sources telles que les e-mails, le stockage en nuage ou d’autres applications. Cela vous permet de consolider vos documents et de les partager avec votre équipe. Si vous avez encore des dossiers papier, vous avez besoin d’un logiciel capable de les numériser et de les convertir en fichiers numériques.
- Contrôle d’accès et sécurité : Recherchez un logiciel qui protège les données sensibles contre l’accès non autorisé ou les violations. Vous devriez pouvoir définir des autorisations et des rôles pour différents utilisateurs, groupes ou départements. Assurez-vous que le logiciel de gestion des enregistrements choisi chiffre vos données et respecte les lois et réglementations pertinentes.
- Automatisation et flux de travail : Choisissez un logiciel pour rationaliser vos processus commerciaux et gagner du temps et des efforts. Vous devriez pouvoir créer des flux de travail et automatiser des tâches, telles que les approbations, les notifications, les rappels ou les rapports. Vous devriez également rechercher un logiciel qui s’intègre à vos autres outils, tels que CRM, ERP ou logiciel de comptabilité.
- Personnalisation et évolutivité : Le logiciel qui s’adapte à vos besoins et préférences changeants en vous permettant de personnaliser vos champs de données, étiquettes, catégories ou vues est idéal. Choisissez un produit logiciel qui peut évoluer ou s’adapter à mesure que votre entreprise grandit ou change.
- Fiabilité et fiabilité : Finalement, vous avez besoin d’un logiciel de gestion des enregistrements sur lequel vous pouvez compter et faire confiance. Recherchez un logiciel avec une bonne réputation, des avis positifs et des clients satisfaits. Vous devriez aussi chercher un logiciel qui offre du support, des mises à jour et des sauvegardes.
Avec ces caractéristiques à l’esprit, préparez-vous à faire votre choix parmi notre liste sélectionnée des 10 meilleurs logiciels et systèmes de gestion des dossiers en 2024.
Les 10 meilleurs logiciels de gestion des documents à utiliser en 2024
1. Cliquezvers le haut
Le puissant et polyvalent logiciel de gestion des enregistrements de ClickUp vous permet d’organiser, de gérer et de partager vos données au sein de votre entreprise. Vous pouvez créer des Espaces et des dossiers pour différents départements ou projets et définir des autorisations et des rôles pour chacun.
Vous pouvez également créer de nouveaux documents en utilisant ClickUp Docs qui peuvent être partagés et consultés par d’autres membres de votre espace de travail. Avec ClickUp, vous pouvez définir des tâches telles que la révision, la vérification ou la mise à jour des documents pendant et après leur création afin que rien ne soit oublié.
Vous pouvez également utiliser d’autres fonctionnalités qui simplifient l’organisation et la visualisation des données, telles que les Champs Personnalisés de ClickUp, les Vues Personnalisées de ClickUp et les Tableaux de Bord de ClickUp.
La hiérarchie de projet de ClickUp vous aide à créer des espaces de travail sur divers sous-thèmes pour les différents projets sur lesquels votre équipe pourrait travailler. Par exemple, au sein de l’espace de travail “Équipe créative”, vous pouvez ajouter des sous-catégories pour différents équipes et projets.
De plus, vous pouvez utiliser le modèle d’entreprise du livre d’enregistrement de ClickUp pour maintenir des dossiers des documents essentiels de votre organisation. Cela vous permet de respecter les réglementations en matière de conservation des enregistrements et de rassembler tous vos documents importants en un seul endroit.
Ces fonctionnalités vous permettent de personnaliser votre structure de données, d’affichage et d’analyse, ce qui rend ClickUp idéal pour la gestion des données et la collaboration.
Meilleures fonctionnalités de ClickUp :
- Utilisez ClickUp Docs pour la création et l’édition collaboratives de documents
- Utilisez des champs personnalisés pour stocker et afficher des informations telles que le type de document, le statut, la priorité ou le propriétaire.
- Utiliser les vues personnalisées pour surveiller les mesures et indicateurs clés
- Définissez des autorisations et contrôlez l’accès aux espaces, aux dossiers, etc.
Limites de ClickUp :
- Certains utilisateurs signalent une courbe d’apprentissage plus raide pour les fonctionnalités avancées
Tarification de ClickUp :
- Gratuit pour toujours
- Illimité : 7 $/mois par utilisateur
- Affaire : 12 $/mois par utilisateur
- Entreprise : Contactez-nous pour connaître les prix
- ClickUp Brain : Disponible sur tous les plans payants pour 5 $/membre Workspace/mois
Notes et avis sur ClickUp :
- G2 : 4,7/5 (9 000+ avis)
- Capterra: 4,7/5 (4 000+ avis)
2. FileHold (Maintien de fichier)
FileHold est un puissant système de gestion de documents conçu pour simplifier la gestion de documents.
Il offre un espace de stockage sécurisé pour tous types d’enregistrements et une interface conviviale pour une navigation aisée.
Si la sécurité des données est votre priorité, alors FileHold pourrait bien vous convenir. FileHold aide les utilisateurs à organiser et sécuriser facilement leurs enregistrements tout en garantissant la conformité aux normes réglementaires.
Meilleures fonctionnalités de FileHold :
- Tirez parti d’une gestion des documents et des enregistrements de niveau entreprise
- Utiliser des fonctionnalités avancées de numérisation et d’imagerie de documents
- Automatisez les flux de travail pour rationaliser les processus
- Définir un contrôle d’accès basé sur les rôles pour une sécurité renforcée
Limitations de FileHold :
- Intégrations tierces limitées par rapport à d’autres alternatives
- La conception de l’interface n’est peut-être pas aussi moderne ou intuitive que d’autres solutions
Tarification de FileHold :
- Entreprise: 10 $/mois par utilisateur
- Cloud/Serveur interne : 15 $/mois par utilisateur
- Exprimer: 15 $/mois pour cinq utilisateurs
- Cloud (Microsoft Azure) : 30 $/mois par utilisateur
- Plan personnalisé : Contactez-nous pour connaître les prix
Notes et avis de FileHold :
- G2 : 4.6/5 (30+ avis)
- Capterra: 4.7/5 (45+ avis)
3. DocSavy (en anglais seulement)
DocSavy est un logiciel de gestion des dossiers basé sur le cloud qui vous aide à stocker, organiser et accéder efficacement à des documents. Il vous permet de définir ce que sont vos documents et où ils doivent être placés en utilisant des étiquettes, des métadonnées et des associations.
Sa recherche de texte intégral hautement efficace et ses filtres facilitent et accélèrent la recherche des documents dont vous avez besoin. Dans le même temps, ses fonctionnalités de sécurité avancées protègent les informations sensibles. Les fonctionnalités simples mais conviviales de DocSavy en font un outil de gestion des dossiers vraiment astucieux.
Les meilleures fonctionnalités de DocSavy :
- Téléchargez, numérisez ou envoyez vos documents par e-mail et stockez-les dans le cloud
- Attribuez des étiquettes à vos enregistrements, tels que le type de document, la catégorie, le statut ou le propriétaire.
- Rechercher des documents à l’aide de mots-clés, d’expressions ou d’opérateurs
- Partagez vos documents avec les membres de votre équipe, vos clients ou partenaires, en utilisant des e-mails, des liens ou des intégrations.
Limites de DocSavy :
- Manque de fonctionnalités d’automatisation avancées par rapport à des solutions plus robustes.
- Évolutivité limitée pour les grandes entreprises ayant des besoins complexes en matière de gestion de documents.
Tarification de DocSavy :
- Plan de démarrage : 0,99 $/mois par utilisateur
- 20 Planifier : 9,99 $/mois pour trois utilisateurs
- Forfait 50 : 49,00 $/mois pour sept utilisateurs
- Forfait 100 : 99 $/mois
- Forfait 200 : 149,99 $/mois
- Forfait 300 : 199,99 $/mois
- Plan personnalisé
Notes et avis de DocSavy :
- G2 : Pas assez d’avis
- Capterra: Pas assez d’avis
4. Coffre-fort Veeva
Veeva Vault est une plateforme cloud conçue spécifiquement pour les industries hautement réglementées, telles que les sciences de la vie et la santé. C’est une solution très sécurisée et complète qui vous permet de gérer le contenu et les données sur une seule plateforme.
Vous pouvez utiliser Veeva Vault pour créer, stocker, accéder et partager des documents tels que des essais cliniques, des soumissions réglementaires, des documents qualité, et plus encore.
Veeva Vault garantit une intégrité totale des données et une conformité réglementaire. Ses mesures de sécurité robustes répondent aux normes les plus élevées en matière de qualité, de scalabilité et de performance.
Meilleures caractéristiques de Veeva :
- Gérez l’ensemble du cycle de vie de vos documents, de la création à l’approbation, à la distribution et à l’archivage.
- Assurez-vous que vos documents respectent les lois et réglementations pertinentes, telles que la FDA, l’EMA ou l’ISO.
- Utilisez les signatures électroniques pour autoriser vos documents de manière sûre et efficace
Limites de Veeva :
- Les utilisateurs signalent que la version entreprise est relativement chère comparée à d’autres outils.
- Les options de personnalisation peuvent être limitées pour répondre à certaines exigences spécifiques à l’industrie
Tarifs Veeva :
- Gratuit pour toujours
- Entreprise: Tarification personnalisée
Notes et avis Veeva :
- G2 : 4.1/5 (40+ avis)
- Capterra: 4.5/5 (20+ avis)
5. SharePoint (en anglais)
SharePoint est une plateforme de gestion de documents et de collaboration développée par Microsoft. Très populaire parmi les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, SharePoint vous permet de surveiller et de créer des rapports sur la gestion des enregistrements selon des politiques et des processus définis.
SharePoint est idéal pour la gestion des enregistrements si vous utilisez la suite Microsoft, car il s’intègre parfaitement avec les applications Office 365 telles que Word, Excel, PowerPoint et OneDrive.
Cet outil vous permet de stocker, d’organiser et de partager vos documents en toute sécurité, améliorant ainsi la collaboration et la productivité.
Meilleures fonctionnalités de SharePoint :
- Créez des bibliothèques de documents pour stocker et gérer vos documents dans un emplacement centralisé
- Suivre et restaurer les modifications apportées aux documents à l’aide de l’historique des versions
- Accéder à vos documents et les modifier à l’aide des applications Office 365
Limites de SharePoint :
- Limites de l’espace de données pour la bibliothèque de documents
- Les options de personnalisation nécessitent une expertise technique
Tarification de SharePoint :
- SharePoint (plan 1) : 5,00 $/mois par utilisateur
- Microsoft 365 Business Standard : 12,50 $/mois par utilisateur
Notes et avis SharePoint :
- G2 : 4/5 (8 000+ avis)
- Capterra: 4,3/5 (+ de 5 000 avis)
6. Relâchement
Fluix est une solution logicielle sans code qui aide les entreprises à numériser les documents et à automatiser les tâches routinières, le tout en un seul endroit. Il est conçu pour aider les équipes à rationaliser les processus liés aux documents, à améliorer l’efficacité et à garantir la conformité, même en déplacement.
Fluix est idéal pour les équipes mobiles, vous permettant de signer et de gérer facilement des documents sur vos appareils mobiles. Vous pouvez également travailler hors ligne et synchroniser vos données lorsque vous êtes en ligne.
Les meilleures caractéristiques de Fluix :
- Accédez à vos documents à tout moment, n’importe où, à l’aide d’appareils iOS ou Android
- Annotez et modifiez vos documents à l’aide de surlignages, de notes, de tampons ou de dessins
- Automatisez vos flux de travail et processus documentaires, tels que les approbations, les notifications ou les rappels
Limites de Fluix :
- Intégrations limitées avec des applications tierces par rapport à d’autres plates-formes
Tarifs Fluix :
- Noyau Fluix : 30 $/mois par utilisateur
- Entreprise : Contactez le service commercial pour connaître les prix
Notes et avis de Fluix :
- G2 : Pas assez d’avis
- Capterra: 4.8/5 (40+ avis)
7. Plate-forme Alfresco
Alfresco est une interface web sécurisée open-source qui aide les entreprises à gérer et sécuriser leurs documents papier en version numérique en un seul endroit.
Avec Alfresco, vous bénéficiez d’une solution de gestion du cycle de vie et de la gouvernance de bout en bout pour l’ensemble de vos documents. Son utilisation garantit également que vous restez conforme aux lois et réglementations.
Alfresco vaut la peine d’être considéré si vous recherchez une solution flexible et évolutive capable de s’adapter aux besoins et aux préférences des organisations de toutes tailles.
Les meilleures fonctionnalités d’Alfresco Platform :
- Organisez et stockez vos documents dans un référentiel centralisé en utilisant des métadonnées, des catégories et des tags.
- Rationalisez vos processus et flux de travail, tels que les approbations, les révisions ou les audits
- Communiquez et collaborez avec les membres de votre équipe en utilisant le chat, la vidéo ou les réseaux sociaux.
Limites de la plate-forme Alfresco :
- Nécessite une assistance pour la configuration et la personnalisation, ce qui peut être difficile pour les petites organisations
- L’interface utilisateur n’est peut-être pas aussi intuitive que d’autres solutions
Tarifs d’Alfresco Platform :
- Communauté Alfresco : Libre
- Equipe de base : 2 $/mois par utilisateur
- Entreprise: 22 $/mois par utilisateur
Notes et avis sur Alfresco Platform :
- G2 : 3.6/5 (40+ avis)
- Capterra: 4.1/5 (20+ avis)
8. Texte ouvert
OpenText est une solution logicielle de gestion des dossiers d’entreprise complète, hautement évolutive et de qualité professionnelle qui aide les organisations à améliorer l’efficacité et la conformité.
La plateforme sécurisée et unique d’OpenText vous permet d’organiser et de partager du contenu électronique et physique dans toute l’entreprise.
C’est une solution idéale si vous souhaitez exploiter la puissance de l’IA transformative avec un logiciel de gestion de documents.
Meilleures fonctionnalités d’OpenText :
- Numérisez vos documents papier à l’aide de scanners, d’appareils mobiles ou d’e-mails
- Archiver vos documents pour une conservation à long terme et une conformité en utilisant des options de stockage sécurisées et rentables.
- Assurez-vous que vos dossiers respectent les lois et réglementations pertinentes, telles que le GDPR, le HIPAA ou le SOX
- Utilisez OpenText Magellan, une plateforme flexible d’IA et d’analyse, pour automatiser les flux de travail
Limites d’OpenText :
- Plus cher que de nombreux concurrents, surtout pour les petites et moyennes entreprises.
- Les fonctionnalités complexes peuvent nécessiter une formation supplémentaire
Tarification d’OpenText :
- Tarification personnalisée
Notes et avis d’OpenText :
- G2 : 4.3/5 (20+ avis)
- Capterra: Pas assez d’avis
9. Hydraulique
Ademero est un outil de gestion de documents conçu pour simplifier l’organisation et la récupération des documents. Il aide les organisations à rationaliser leurs processus liés aux documents et à améliorer l’efficacité globale de la tenue des dossiers.
Si vous utilisez Quickbooks pour la comptabilité de votre entreprise, alors Ademero serait un choix idéal grâce à son intégration étroite et à ses flux de travail automatisés.
Meilleures caractéristiques d’Ademero :
- Numérisez vos documents papier à l’aide de scanners, d’appareils mobiles ou d’e-mails
- Indexez vos documents à l’aide de métadonnées
- Recherchez vos documents à l’aide de mots-clés, d’expressions ou d’opérateurs
Limites d’Ademero :
- Un nombre limité de fonctionnalités avancées et une interface utilisateur moins intuitive par rapport à d’autres solutions d’entreprise.
Tarifs Ademero :
- Hébergé Standard : 35 $/mois par utilisateur
- Hébergé Premium : 70 $/mois par utilisateur
Notes et avis d’Ademero :
- G2 : Pas assez d’avis
- Capterra: 4.3/5 (41+ avis)
10. Hyland (Île-du-Prince-Édouard)
Hyland est une plateforme de gestion de contenu d’entreprise de premier plan qui propose la gestion de documents, la gestion des enregistrements et l’automatisation des processus métier.
Hyland aide les organisations de tous les secteurs à intégrer parfaitement leur contenu, leurs données et leurs processus pour fournir les bonnes informations aux bonnes personnes, où et quand c’est nécessaire.
C’est un choix fiable pour les organisations ayant des besoins variés en matière d’archivage des documents.
Meilleures caractéristiques de Hyland :
- Numérisez des documents papier à l’aide de scanners, d’appareils mobiles ou d’e-mails
- Optimisez les processus et flux de travail, tels que les approbations, les examens ou les audits, en utilisant des outils et modèles de glisser-déposer.
- Veillez à ce que vos dossiers soient conformes aux lois et règlements pertinents, tels que le RGPD, la HIPAA ou le SOX
Limites de Hyland :
- Mise en œuvre et personnalisation peuvent nécessiter l’assistance de consultants Hyland, ce qui entraîne des coûts supplémentaires.
Tarifs Hyland :
- Contactez le service commercial pour connaître les prix
Notes et avis sur Hyland :
- G2 : 4.3/5 (150+ avis)
- Capterra: Pas assez d’avis
Choisissez le meilleur système de gestion des documents pour votre entreprise
Les dossiers soigneusement entretenus sont l’épine dorsale de toute entreprise. Ils contiennent des informations précieuses, telles que des contrats, des factures, des rapports, etc. Un système de gestion des dossiers robuste peut vous aider à améliorer l’efficacité et la collaboration, ainsi qu’à garantir la sécurité des documents et la conformité.
Chaque logiciel de cette liste offre des fonctionnalités et des avantages uniques. Peu importe l’option que vous choisissez, assurez-vous qu’elle est adaptée aux besoins évolutifs de votre entreprise et qu’elle répond aux exigences de sécurité d’audit.
Ici, la plateforme polyvalente de gestion de projets ClickUp se démarque du reste. Ses fonctionnalités avancées, son design centré sur l’utilisateur et sa capacité à vous offrir des options personnalisables pour une gestion efficace des dossiers en font une solution de lieu de travail tout-en-un en laquelle vous pouvez avoir confiance pour vos documents et votre entreprise.
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