Comment créer un plan d’amélioration des performances en 2024

Un plan d’amélioration des performances, ou PIP, est un document écrit qui identifie en quoi un employé ne répond pas aux attentes et ce qui doit être fait pour s’améliorer (et rester employé). Le PIP peut faire référence à des compétences spécifiques au travail qui sont insatisfaisantes ou à des “soft skills”, telles que le leadership et le professionnalisme, dans lesquelles l’employé est en deçà des attentes. De plus, un plan d’amélioration des performances peut également être utilisé si l’employé se comporte bien mais souhaite accéder à un nouveau poste.

Le superviseur de l’employé prépare généralement le plan d’amélioration des performances et le soumet au service des ressources humaines. Il devrait inclure une date limite spécifique pour répondre aux attentes énumérées dans le PIP et les conséquences ou les prochaines étapes si l’employé ne parvient pas à respecter les normes.

Favorise une culture d’entreprise positive

Les employés s’épanouissent lorsqu’ils connaissent leurs attentes et sont tenus responsables de leurs performances. Les plans d’amélioration des performances peuvent renforcer une culture d’entreprise positive, où les employés savent qu’ils seront soutenus s’ils rencontrent des difficultés ou ont besoin de plus de conseils pour progresser dans leur carrière.

De plus, en se concentrant sur le positif – ce qu’il faut pour s’améliorer – plutôt que de critiquer le négatif, un PIP peut atténuer les sentiments de défense.

Aide les employés à se sentir pris en charge

Lorsque les managers prennent le temps de préparer un PIP et de définir les domaines spécifiques à améliorer ou les étapes pour progresser, les employés se sentent pris en charge et soutenus. De plus, le PIP montre aux employés que les managers sont prêts à prendre le temps nécessaire pour fournir des retours directs et des orientations au lieu de laisser aux employés le soin de tirer leurs propres conclusions.

Gain de temps et de ressources

Il faut beaucoup de temps et d’argent pour passer par le processus de recrutement et d’intégration d’un nouvel employé. Pour cette raison, les employeurs peuvent préférer offrir aux employés sous-performants une chance d’améliorer leurs performances plutôt que de les licencier. Cela peut être particulièrement vrai si l’employé possède de fortes “compétences douces” – telles que la convivialité, la patience et une bonne attitude – mais a besoin d’aide pour des compétences spécifiques liées au travail, telles que l’apprentissage de l’utilisation de nouvelles technologies.

Les PIP doivent inclure des conversations et ces conversations peuvent être difficiles

Rédiger le plan d’amélioration des performances et le remettre à l’employé ne suffit pas. Les managers devraient discuter du PIP avec l’employé, répondre à toutes les questions et aborder toutes les préoccupations. Malheureusement, les conversations sur le PIP sont souvent compliquées, et même lorsque les PIP adoptent un ton positif (ce qu’ils devraient, autant que possible), il peut être difficile de donner et de recevoir des retours.

Les plans d’amélioration de la performance peuvent prendre beaucoup de temps

Il faut du temps au manager pour créer le PIP et en discuter avec l’employé, et les évaluations de suivi et les discussions prennent également du temps.

Le PIP peut être mal interprété

Même si le responsable explique clairement les raisons du plan d’amélioration des performances, que ce soit parce que l’employé éprouve des difficultés ou qu’il souhaite progresser, il existe un risque que l’employé interprète mal le PIP comme un signe que son licenciement est imminent.

Le processus de création d’un plan d’amélioration des performances ne doit pas être compliqué. En résumé, commencez par déterminer d’abord si un PIP est la meilleure solution pour votre employé et votre entreprise. Si c’est le cas, créez un plan et rencontrez l’employé pour partager le plan, puis accordez à l’employé le temps nécessaire pour évaluer ses progrès sur une période définie, généralement entre 30 et 120 jours, en fonction du rôle.

Voici comment créer un plan d’amélioration des performances (PIP) en cinq étapes:

1. Déterminer si un PIP est approprié

Les PIP sont appropriés pour toutes les situations. Par exemple, si un employé crée un environnement de travail toxique et affecte négativement les autres employés, un licenciement peut être nécessaire. D’un autre côté, si les défis d’un employé sont relativement mineurs, une conversation informelle peut être plus appropriée.

2. Élaborez un plan

Avant de créer un plan d’amélioration des performances, un manager devrait élaborer un plan. Que comprendrait un plan d’amélioration des performances réussi ? À quoi ressemblerait le succès pour l’employé ? Comment l’employé interpréterait-il et réagirait-il au plan d’amélioration des performances ? Le manager devrait prendre en compte ces questions, déterminer si l’entreprise a déjà utilisé des PIP dans le passé et élaborer un plan de mise en œuvre.

Une fois que le manager a un plan, le PIP devrait être discuté avec le département des ressources humaines de l’entreprise, s’il en existe un. Le service des ressources humaines peut avoir des exemples de PIP que le manager peut utiliser comme modèle et peut guider le manager dans la création et la mise en œuvre du PIP. Le département des ressources humaines conservera également des copies du PIP et suivra les progrès de l’employé (ou leur absence).

3. Rencontrer l’employé en question

Un PIP réussi comprend une discussion entre le gestionnaire et l’employé (et parfois un représentant des ressources humaines). Sans conversation, un employé peut facilement interpréter incorrectement un plan d’amélioration des performances ou faire des suppositions erronées sur le PIP. En dialoguant avec l’employé, le gestionnaire peut fournir des explications sur les améliorations décrites et répondre à toutes les questions que l’employé pourrait avoir.

4. Surveillez les progrès des employés

Un plan d’amélioration des performances n’est aussi bon que sa responsabilité. Si les améliorations et les conséquences du plan ne sont pas suivies, cela va à l’encontre de l’objectif du PIP et indique aux employés qu’ils n’ont pas besoin de prendre les PIP au sérieux.

Généralement, les plans d’amélioration des performances sont surveillés et comportent des jalons à 30, 60 et 90 jours. Le délai accordé est généralement en relation avec le poste et il devrait offrir un temps réaliste à l’employé pour s’améliorer. Les entreprises s’attendent généralement à voir une amélioration d’ici 90 à 120 jours, sinon, il est peu probable que les performances s’améliorent.

5. Accédez à votre employé

Si l’employé ne parvient pas à respecter les critères énumérés dans le PIP, le gestionnaire devra décider des prochaines étapes. Idéalement, le PIP inclut une gamme de conséquences, offrant ainsi un certain niveau de flexibilité. Cependant, en fin de compte, le gestionnaire — peut-être en collaboration avec les RH — devra décider s’il vaut la peine de continuer à travailler avec l’employé.

Les plans d’amélioration des performances peuvent être un outil de gestion efficace s’ils sont utilisés de la bonne manière et dans les bonnes circonstances. Les entreprises les utilisent généralement comme outil pour aider le personnel à comprendre qu’ils ne répondent pas aux attentes du rôle qui leur est assigné, et pour leur donner un chemin vers l’amélioration. Pour les employeurs, cela sert à aider à conserver le personnel, et pour les employés, cela leur donne l’opportunité de comprendre et de surmonter leurs lacunes dans le rôle.