Comptabilité des petites entreprises en 2024 – Guide simple

Bien que souvent confondus l’un avec l’autre, il existe des différences clés entre la comptabilité et la tenue de livres. Au cœur du sujet, la tenue de livres consiste à enregistrer des données financières, tandis que la comptabilité consiste à interpréter ces données financières. La comptabilité ne peut se faire sans une bonne tenue de livres. Sans la tenue de livres, il n’y aurait pas de données à analyser.

De manière générale, les tenanciers de livres aident à collecter et organiser les données et peuvent avoir certaines certifications pour le faire pour votre entreprise. D’autre part, les comptables sont généralement titulaires d’un diplôme en comptabilité et peuvent même être des experts-comptables agréés par l’État. Vous pouvez vous attendre à ce que la plupart des tenanciers de livres tiennent le grand livre et les comptes tandis que le comptable est là pour créer et interpréter des états financiers plus complexes.

Que vous fassiez la comptabilité vous-même ou que vous embauchiez quelqu’un pour le faire, certains éléments sont fondamentaux pour maintenir correctement les livres. Certains de ces éléments sont effectués plus régulièrement que d’autres pour s’assurer que les livres sont toujours à jour. D’autres éléments sont complétés à des périodes spécifiques au besoin pour accomplir une tâche commerciale.

Enregistrement des transactions

Les comptables utilisent des écritures de journal pour enregistrer les débits et les crédits. Chaque transaction financière devrait avoir une ligne dans le grand livre, qui répertorie tout au même endroit. Le grand livre indique le numéro de compte auquel le débit ou le crédit est appliqué. Le meilleur logiciel comptable automatise une grande partie du processus des écritures de journal pour les débits et crédits réguliers afin d’éliminer les erreurs possibles lors de la saisie des données.

Envoi de factures

Si cela n’est pas fait au moment de la transaction, le comptable créera et enverra des factures pour les fonds qui doivent être collectés par l’entreprise. Le comptable entre des données pertinentes telles que la date, le prix, la quantité et la taxe de vente (si applicable). Lorsque cela est fait dans le logiciel comptable, la facture est créée et une écriture comptable est effectuée, débitant le compte de trésorerie ou des comptes clients tout en créditant le compte de ventes.

Préparation des états financiers de base

Étant donné que les informations récoltées en comptabilité sont utilisées par les comptables et les propriétaires d’entreprises, elles constituent la base de toutes les déclarations financières générées. La plupart des logiciels de comptabilité vous permettent d’exécuter automatiquement des déclarations financières courantes telles qu’un compte de résultat, un bilan et un tableau des flux de trésorerie. Les propriétaires d’entreprises ou les comptables peuvent ensuite utiliser ces déclarations pour avoir un aperçu de la santé financière de l’entreprise.

Remplir la paie

À la fin de chaque période de paie, le comptable rassemblera les détails de la paie des employés, y compris les heures travaillées et les taux. À partir de là, le salaire total est déterminé avec les taxes et retenues applicables. Les chèques de paie sont établis et émis. Dans le logiciel comptable, l’entrée principale au journal pour la paie totale est un débit du compte de rémunération et un crédit en espèces.

Il existe deux types de méthodes de comptabilité parmi lesquelles choisir: la méthode de caisse et la méthode d’accrual. Vous voudrez sélectionner une méthode qui vous aide à gérer au mieux les finances de votre entreprise.

Comptabilité de caisse

La première méthode de comptabilité est la méthode de la comptabilité encaissée. Cette méthode enregistre les transactions financières lorsque de l’argent est échangé. Cela signifie que vous n’enregistrez pas une facture tant qu’elle n’est pas réellement payée. De même, vous n’annoter pas les factures impayées jusqu’à ce que vous les payiez réellement. Cette méthode offre une image fidèle de vos actifs et de vos dettes à tout moment.

Comptabilité d’exercice

Un autre type de méthode comptable est la méthode comptable basée sur l’accrual. Cette méthode enregistre à la fois les factures et les dépenses, même si elles n’ont pas encore été payées. C’est une méthode fortement recommandée car elle indique l’état financier de l’entreprise en fonction des fonds entrants et sortants connus. Comme les fonds sont pris en compte dans la comptabilité, vous pouvez utiliser les données pour déterminer la croissance.

Pour plus d’informations, consultez notre article sur la comptabilité en espèces par rapport à la comptabilité par accrual.

Il y a de bonnes nouvelles pour les propriétaires d’entreprise qui veulent simplifier la tenue de leurs livres. Les propriétaires d’entreprise qui ne veulent pas du fardeau de la saisie des données peuvent engager un service de comptabilité en ligne. Ces services sont un moyen rentable de s’attaquer à la tenue de livres au jour le jour pour que les propriétaires d’entreprise puissent se concentrer sur ce qu’ils font de mieux, gérer l’entreprise. Pour les propriétaires d’entreprise qui ne voient pas d’inconvénient à faire la saisie des données, les logiciels de comptabilité aident à simplifier le processus. Vous n’avez plus à vous soucier de saisir les données de double entrée dans deux comptes. Le logiciel le fait pour vous.

Lorsque vous faites la comptabilité, vous suivrez généralement ces quatre étapes pour vous assurer que les livres sont à jour et précis. N’oubliez pas que chaque transaction est attribuée à un compte spécifique qui est ensuite enregistré dans le grand livre. Enregistrer les débits et les crédits sur les bons comptes rend les rapports plus précis. Jetez un coup d’œil aux quatre étapes suivantes pour gérer votre comptabilité.

Affectation de transactions à des comptes spécifiques

Regardez l’élément en question et déterminez à quel compte il appartient. Par exemple, lorsque de l’argent provient d’une vente, il créditera le compte des recettes de vente. S’assurer que les transactions sont correctement affectées aux comptes vous donne la meilleure vision de votre entreprise et vous aide à extraire les rapports les plus utiles de votre logiciel de comptabilité.

Effectuer des écritures de journal sur des comptes de débit et de crédit

Lorsque vous effectuez la comptabilité manuellement, les débits se trouvent du côté gauche du grand livre, et les crédits se trouvent du côté droit. Les débits et les crédits doivent toujours être égaux entre eux pour que les livres soient en équilibre.

Valider des écritures dans le compte du grand livre

Une fois que les écritures sont affectées aux comptes corrects, vous pouvez les enregistrer dans le grand livre pour obtenir une vue d’ensemble de votre situation de trésorerie actuelle. La plupart des logiciels comptables le font pour vous, vous n’avez donc pas à vous soucier d’une étape supplémentaire.

Régulariser les écritures à la fin de chaque exercice comptable

À la fin de la période comptable, prenez le temps de faire des ajustements à vos écritures. Les ajustements rendent vos livres plus précis. Par exemple, vous avez peut-être estimé certaines factures qui sont ensuite confirmées par un montant réel. Corrigez les écritures pour refléter des données précises.

Vous n’êtes pas sûr d’être à la hauteur de la tâche? Envisagez d’utiliser l’un des meilleurs services de tenue de livres pour faciliter la gestion de vos livres.