Description du poste d’adjoint administratif avec exemples

Les assistants administratifs gèrent les tâches générales de bureau et les tâches administratives, telles que la direction des communications entre les collègues et les clients, l’organisation des horaires et des événements, la saisie de données, la comptabilité, la maintenance du matériel de bureau, etc. Un assistant administratif efficace permet aux équipes de se concentrer sur leurs objectifs et d’être prêtes pour tout ce qui se présente. C’est un rôle vital, en particulier pour les équipes et les individus qui ont beaucoup de choses à gérer en permanence.

Titre du poste : Adjoint(e) administratif(ve) pour [Nom de l’entreprise] [Company Name] est bien plus qu’un détaillant d’articles de sport. Il explore le potentiel et élimine les barrières à une vie saine et détendue. L’entreprise recherche quelqu’un prêt à améliorer l’expérience client en veillant à ce que leur parcours de remise en forme ou de relaxation se déroule harmonieusement de jour en jour.

Offrant un salaire de départ de 25,00 $ par heure, [Company Name] recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) à temps partiel qui évoluera avec l’entreprise et bénéficiera d’avantages tels qu’un généreux programme de récompenses, une réduction de 30 % sur les achats et une assurance santé. Tâches et responsabilités de l’adjointe administrative

• Accueillez les clients et faites en sorte qu’ils se sentent à l’aise, que ce soit en personne ou au téléphone.
• Gérer l’horaire des cours de conditionnement physique et des séances de thérapie
• Fournir des recommandations en fonction des besoins ou des préférences des clients
• Fournissez des détails essentiels aux clients potentiels, tels que le prix de la classe ou de l’adhésion.
• Maintenir la réception et vérifier que les commandes sont passées selon les besoins pour s’assurer que les fournitures nécessaires sont disponibles en tout temps
• Diriger les clients vers les services appropriés pour des cours, une thérapie ou une formation individuelle.
• S’assurer que les dossiers des clients sont à jour
• Alerter la direction des problèmes de sécurité potentiels

Exigences en matière d’études et d’expérience

• Diplôme d’études secondaires
• Deux ans d’expérience dans le secteur des services ou de l’administration, de préférence

Compétences requises

• Motivé, très organisé et soucieux du détail
• Compétences en communication verbale et écrite
• Compétences de base en mathématiques et en comptabilité

Compétences souhaitées

• Expérience de l’utilisation d’une caisse enregistreuse (au besoin)
• Esprit critique, évaluation et capacités d’analyse

Si vous remplissez les conditions ci-dessus et que vous souhaitez nous rejoindre, veuillez soumettre votre candidature.

La candidature se clôture à la fin du mois.

Une description de poste d’assistant administratif décrit à la fois l’employeur et le poste, en plus de définir un candidat hautement qualifié. Elle doit être descriptive et informative, et filtrer les candidats qui peuvent et veulent faire le travail.

Si les sections des responsabilités et des qualifications du poste ne sont pas claires, vous attirerez des candidats non qualifiés et repousserez les candidats idéaux. Une mauvaise description de poste peut également augmenter le taux de rotation du personnel, car les employés partiront si vous les avez convaincus d’un certain poste et leur donnez autre chose que ce qui était décrit.

Votre description de poste devrait inclure un bref descriptif informatif du poste, suivi d’une liste descriptive des responsabilités et des qualifications (à la fois requises et préférées). Enfin, n’oubliez pas d’ajouter tout langage légalement requis.

Description du poste

Un brief d’emploi fournit aux chercheurs d’emploi des détails de haut niveau sur l’emploi, ainsi qu’un aperçu des tâches et attentes qui en découlent. C’est ici que vous indiquerez le titre du poste, à qui l’AA rend compte, les responsabilités quotidiennes, les compétences et qualifications requises, l’emplacement (hybride, à distance ou en personne), les exigences de déplacement et d’autres détails uniques sur le poste.

Pour ceux qui offrent du travail à distance, vous devriez mentionner le nombre de jours où les travailleurs sont censés travailler à domicile par rapport au bureau.

Responsabilités

La section des responsabilités spécifiques du poste doit fournir aux candidats une liste détaillée des tâches qu’ils sont censés accomplir. Quelque chose de simple comme “fournir un soutien administratif” peut être interprété de différentes manières. Mais “fournir un soutien administratif, tel que la saisie de données dans le CRM, la copie de contrats et la prise de notes lors des réunions” ne laisse pas beaucoup de place à l’imagination. Les candidats n’ont pas à se demander si ce poste leur convient.

Voici des exemples de responsabilités courantes pour les assistants administratifs :

• Maintenir, organiser et commander des fournitures de bureau générales, y compris du papier, des stylos, de l’encre / du toner, etc., pour garantir que les équipes disposent de tout ce dont elles ont besoin pour réussir.
• Saluer et enregistrer les visiteurs, les guider vers l’endroit approprié et les faire sentir chez eux
• Gérer et organiser l’emploi du temps de l’équipe à l’aide de Google Agenda
• Réserver des arrangements de voyage pour le personnel de direction
• Conservez des notes détaillées sur les réunions
• Répondre et diriger les appels téléphoniques

Compétences et qualifications

L’objectif de vos sections compétences et qualifications est de filtrer les candidats qui possèdent la plupart, voire la totalité, des compétences et qualifications requises pour occuper le poste. Elle doit être approfondie, avec peu de place pour l’interprétation ; quelqu’un devrait pouvoir rapidement déterminer s’il est qualifié pour le poste. Vous devez limiter cette section aux seules compétences et qualifications pertinentes pour le poste, car une longue liste peut être intimidante et éloigner les bons candidats.

• Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent
• Permis de conduire et passeport valides
• X années d’expérience en tant qu’assistante administrative de niveau exécutif dans l’industrie de [choix].
• Expérience de travail avec des imprimantes multifonctions, y compris la capacité de numériser des documents et de les envoyer en pièce jointe par e-mail, de configurer les paramètres de copie et d’effectuer des tâches d’entretien légères telles que le remplacement des cartouches de toner.
• Expérience avec les suites bureautiques telles que Microsoft 365 et Google Workspace
• Expérience avec les plateformes CRM telles que Salesforce
• Solides compétences en matière de multitâche et d’organisation

Qualifications souhaitées

Il est important de faire la distinction entre les compétences et qualifications que les candidats doivent avoir, et celles qui seraient un plus. Si vous les regroupez, un candidat par ailleurs qualifié pourrait penser qu’il n’est pas qualifié et ne soumettre pas sa candidature.

• Tapez au moins 65 mots par minute
• Baccalauréat en finance, en administration des affaires ou l’équivalent
• Candidats multilingues préférés
• Une expérience préalable en tant qu’adjointe administrative est un plus

D’autres éléments que vous souhaitez inclure dans la description de poste comprennent des détails sur la rémunération et les avantages, la manière et le lieu de postuler et les documents justificatifs à joindre. Vous devriez également ajouter des informations sur l’entreprise. Selon votre géographie, vous devrez peut-être ajouter une déclaration d’employeur offrant des chances égales et d’autres détails juridiques requis par les gouvernements.

Les rôles d’assistant administratif comportent tellement de petites tâches que vous êtes sûr d’en oublier quelques-unes lorsque vous vous asseyez pour rédiger la description de poste de votre propre assistant administratif. Il est utile de commencer le processus en regardant les offres d’emploi existantes, en particulier celles des entreprises de taille similaire ou opérant dans le même secteur que le vôtre. Voici quelques exemples pour vous inspirer.

Exemple 1. Adjointe administrative aux ventes at Davidson’s

Les descriptions de poste visent à attirer l’attention et à filtrer les candidats recherchés. Dans ce cas, l’annonce de Davidson atteint ces deux objectifs avec une question dès le départ. La question est engageante et encourage les lecteurs avec les traits désirés à poursuivre la lecture. Ceux qui ne sont pas attentifs aux détails ne sont pas susceptibles de postuler à un emploi qui demande de l’attention aux détails dès la première phrase.

Description

Avez-vous une attention particulière aux détails et le désir de faire partie d’une industrie en pleine croissance et dynamique? Si tel est le cas, nous vous encourageons à explorer la possibilité de rejoindre notre équipe où vous recevrez une excellente rémunération et un ensemble complet d’avantages sociaux. Davidson est un leader innovant dans la distribution depuis 90 ans, reconnu pour notre excellence en service client, nos offres de produits et notre stabilité financière.

Aperçu du poste d’adjoint(e) administratif(ve) des ventes

Davidson’s est actuellement à la recherche d’un(e) employé(e) à temps plein, Adjointe administrative aux ventes Pour rejoindre notre Département de l’Administration des Ventes et notre équipe dynamique à Prescott, en Arizona ou à Chapin, en Caroline du Sud!

Responsabilités de l’adjointe administrative des ventes :

• Coordonner les commentaires de l’équipe sur les différentes échéances pour des projets spécifiques
• Vérification et suivi des programmes et des promotions des fabricants
• Création, exécution et dépannage de divers rapports et ensembles de données
• Gestion des appels au service client et des réponses aux commentaires
• Procédures d’enregistrement et de documentation

Exemple 2. Adjointe administrative at CitiBank

La première chose que CitiBank fait dans cette description est de décrire le rôle qu’elle cherche à pourvoir, et les tâches de haut niveau pour lesquelles le candidat serait responsable. Immédiatement, le candidat doit considérer si ce travail lui convient. Quelqu’un qui n’est pas intéressé par la gestion des calendriers et des rendez-vous ne va pas poursuivre ce poste. En revanche, ceux qui sont intéressés continueront à lire. En d’autres termes, seules les personnes qui peuvent et veulent faire le travail postuleront.

Description

L’assistant administratif apporte un soutien à une autre personne ou à un groupe de personnes en traitant la correspondance, en gérant les calendriers et les rendez-vous, en organisant des conférences et des appels téléphoniques, en effectuant des réservations de voyage et en s’occupant d’autres tâches administratives.

Exemple 3. Réceptionniste/Adjointe administrative at Mercury Systems

Une section des responsabilités complète et informative peut faire une énorme différence dans vos taux de rétention. Mercury Systems fait un excellent travail en décrivant chaque responsabilité en détail. Ce n’est pas seulement dire que les candidats devront gérer les fournitures; au lieu de cela, il fournit une explication détaillée de ce que gérer l’inventaire des fournitures de bureau implique.

Description

Vous êtes responsable de :

• Répondre aux appels téléphoniques et orienter l’appelant vers le personnel, le service ou la boîte vocale appropriés pour s’assurer que tous les appels sont traités.
• Accueillir les visiteurs sur place, déterminer la nature des affaires et informer les visiteurs du personnel approprié pour garantir un bon service client.
• Fournir aux appelants des informations de base telles que l’adresse de l’entreprise, les indications pour se rendre à l’entreprise, les numéros de fax de l’entreprise, le site web de l’entreprise et d’autres informations connexes.
• Gestion des stocks de fournitures de bureau en vérifiant le stock pour déterminer le niveau des stocks, en anticipant les fournitures nécessaires, en passant et en accélérant les commandes de fournitures, et en vérifiant la réception des fournitures pour s’assurer que les fournitures sont disponibles et organisées en tout temps.
• Maintenance de l’équipement de bureau en diagnostiquant les dysfonctionnements, en appelant et en accélérant les réparations pour s’assurer que l’équipement est opérationnel.
• Aider à générer des demandes d’achat pour les matériaux non destinés à la production en soutien aux besoins des services d’ingénierie, des opérations et des installations.