Liste de contrôle d’intégration à utiliser en 2024 – 12 étapes clés à suivre

Complétez tous les formulaires pour les nouveaux employés et envoyez-les à votre service des ressources humaines.

Bien que la paperasse ne soit pas excitante, elle est une partie nécessaire de l’intégration. Idéalement, vous demanderiez aux nouveaux employés de remplir leurs formulaires d’embauche tôt dans le processus pour qu’ils puissent les compléter rapidement. Une fois qu’ils l’ont fait, envoyez-les à votre service des ressources humaines. Bien que chaque entreprise ait des exigences différentes, voici quelques-uns des formulaires d’embauche les plus courants que vous pourriez demander:

• Formulaires fiscaux fédéraux W-4 pour les employés et formulaires fiscaux fédéraux W-9 pour les entrepreneurs.
• Formulaires de retenue d’impôt d’État
• Formulaires de dépôt direct ou ACH
• Accords de non-divulgation et de non-concurrence
• Accords de sécurité et de confidentialité
• Accords de consentement aux tests d’alcool et/ou de drogues
• Formulaires d’accusé de réception du manuel

2. Communiquez les détails du premier jour avec les nouvelles recrues

Avant que vos nouvelles recrues ne commencent, il est judicieux de leur envoyer un e-mail pour les accueillir chaleureusement dans votre entreprise et partager des informations importantes sur leur premier jour à venir. Cela permet de démarrer sur de bonnes bases, encourageant des relations positives avec les employés. Votre e-mail peut inclure certains ou tous des éléments suivants:

• Date, heure et lieu de début
• Détails du code vestimentaire
• Numéro de téléphone et adresse e-mail de leur principal point de contact
• Une liste des documents qu’ils doivent apporter
• Un programme des événements et activités auxquels ils peuvent s’attendre lors de leur premier jour

Essayer de garder cet email bref, agréable et concis. Vous ne voulez pas submerger les nouveaux employés avant leur arrivée.

3. Fournir un paquet de nouvelles recrues

Un dossier d’accueil pour les nouveaux employés peut être précieux. Il peut être un classeur, un dossier ou une enveloppe contenant tout ce que vous pensez utile pour les aider à se familiariser avec votre entreprise et leur rôle. Voici quelques suggestions de choses à inclure:

• Lettre de bienvenue
• Manuel de l’employé
• Organigrammes
• Renseignements sur la rémunération et les avantages sociaux
• Matériel de formation
• Annuaire des entreprises

Avec un dossier d’embauche pour les nouveaux employés, vous pourrez simplifier le processus d’intégration et répondre aux questions courantes des nouveaux employés dès le départ.

4. Configurer l’accès matériel et logiciel

Il est probable que vos nouveaux employés auront besoin d’accéder à certains matériels et logiciels pour effectuer leurs tâches avec succès. Il est de votre responsabilité de contacter votre équipe informatique pour vous assurer que les nouveaux employés sont prêts à utiliser tous les programmes pertinents.

Assurez-vous de promouvoir les meilleures pratiques de sécurité telles que l’authentification à deux facteurs, les mots de passe robustes et le changement régulier des mots de passe. De plus, si vous disposez de logiciels complexes ou propriétaires, créez des documents de formation ou des programmes pour enseigner aux nouveaux employés comment les utiliser.

5. Déterminer les zones de travail

Alors que certains nouveaux employés seront mieux lotis dans des cubicles, d’autres pourraient avoir besoin de leurs propres bureaux. Prenez le temps de déterminer où vos nouveaux employés effectueront leurs tâches. Ensuite, assurez-vous que leurs postes de travail sont équipés d’ordinateurs, de blocs-notes, de stylos, de crayons et de tout autre équipement dont ils auront besoin. Si vous souhaitez faire bonne impression, vous pouvez toujours ajouter des articles promotionnels de l’entreprise tels que des t-shirts ou des chapeaux près de leur espace de travail.

6. Préparez-vous pour une visite du site

Une visite de site est l’un des meilleurs moyens de réduire les inconnues et d’aider vos employés à s’habituer à leur lieu de travail. Avant de donner effectivement la visite, créez une carte pour que vos recrues aient une référence à utiliser chaque fois qu’elles ne savent pas comment se rendre quelque part. La carte devrait inclure le bureau ou le lieu de travail où elles travailleront, les bureaux des responsables ou superviseurs à qui ils rendront compte, les cafétérias, cafés, salles de repos, salles de stockage, salles de réunion et de conférence. Numérisez la carte pour qu’elle puisse être consultée facilement à tout moment.

7. Créez votre plan culturel

La socialisation est essentielle car elle peut aider les nouveaux employés à se sentir les bienvenus et enthousiastes à l’idée de travailler dans votre entreprise. Présentez-les à leur nouvelle équipe ainsi qu’aux cadres supérieurs. Si possible, invitez-les à déjeuner ou dîner de bienvenue. Dans le cas où le déjeuner ou le dîner ne rentre pas dans votre budget, soyez créatif et envisagez des options alternatives telles que des collations, des boissons et des jeux brise-glace. Vous pouvez également envoyer une annonce par e-mail aux nouveaux employés avec les noms des nouvelles recrues, leurs postes, leurs parcours professionnels et leurs hobbies.

8. Affectez des mentors

Présentez les nouveaux employés aux “buddies” qui peuvent servir de mentors pendant leurs premières semaines de travail. Ces mentors devraient avoir au moins quelques années d’expérience au sein de votre entreprise et être disponibles pour répondre aux questions, faire des présentations et aider à la formation. Avec un programme de mentorat, les nouveaux employés auront des modèles positifs vers lesquels se tourner tandis qu’ils naviguent dans leurs nouveaux postes et environnement de travail.

9. Fixez-vous des objectifs SMART

L’intégration est un processus continu qui peut durer pendant les premières années de vos employés dans votre entreprise. Au cours des 60 à 90 premiers jours, fixez-leur des objectifs pour gérer davantage de responsabilités dans leurs postes. Faites un suivi avec eux chaque mois pour vous assurer qu’ils progressent vers leurs objectifs et pour aborder toute préoccupation qu’ils pourraient avoir. Les objectifs que vous créez doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents et Temporels).

10. Réfléchissez aux questions que l’on pourrait vous poser

Les nouvelles recrues auront beaucoup de questions. Après tout, elles s’habituent à un nouvel environnement de travail, une nouvelle culture, de nouveaux collègues et tâches. Mettez-vous à leur place et réfléchissez aux questions qu’elles pourraient avoir. Ensuite, envisagez de créer un document FAQ complet qui y répond. Non seulement un document FAQ leur fournira une excellente référence, mais il les rassurera également sur le fait que leurs questions sont valides et que d’autres personnes ont déjà été dans leur situation auparavant.

11. Concevoir différentes ressources de formation

La formation est une partie essentielle de l’intégration. Bien que vous puissiez fournir des feuilles de travail génériques et des documents qui conviennent à tous les nouveaux employés, quel que soit leur poste, cela risque d’être inefficace. Au lieu de cela, concevez une variété de ressources de formation pour répondre aux besoins des divers nouveaux employés et de leurs nouveaux postes. En incorporant des images et des vidéos, par exemple, vous pouvez les maintenir impliqués et augmenter l’efficacité de votre formation.

12. Organisez des réunions avec les hauts dirigeants

Alors qu’il est important que les nouvelles recrues rencontrent les membres de l’équipe avec lesquels ils travailleront et les gestionnaires ou superviseurs auxquels ils rendront compte, il est tout aussi crucial qu’ils fassent connaissance avec les cadres supérieurs, tels que le PDG et le directeur financier, même s’ils ne les verront pas régulièrement. Si leur emploi du temps le permet, organisez des réunions avec ces personnalités importantes afin qu’ils en apprennent davantage sur l’entreprise, sa mission et sa vision. Même une courte réunion avec eux peut faire des merveilles pour le moral des nouveaux employés.

SUIVI : Effectuer des vérifications après l’embauche

L’intégration est un processus continu. Cela signifie que vous devrez rester en contact avec vos nouveaux employés régulièrement. Rencontrez-les fréquemment au cours de leurs premiers mois et premier trimestre pour qu’ils puissent partager leurs retours et leurs préoccupations concernant leurs nouveaux postes et leur évolution. Vous pouvez également profiter de ce temps pour leur exprimer des compliments ou leur donner des recommandations.

Conclusion

Il peut être tentant de tout faire entrer dans les premiers jours de travail d’un nouvel employé. Mais le faire risque de les submerger et de créer des sentiments d’incertitude quant à leur nouveau poste et votre entreprise. Essayez de répartir le processus d’intégration sur plusieurs semaines ou mois et de le diviser en petites étapes, vos nouveaux employés auront plus de chances de retenir toutes les informations et d’accomplir leurs tâches avec succès.

Il est indéniable que l’intégration prend du temps et des efforts. Mais si vous suivez cette liste de contrôle et vous vous y engagez, votre entreprise peut en tirer de grands bénéfices. Vous constaterez que vos employés sont plus heureux et plus productifs. Non seulement cela réduira le risque de leur départ, mais cela améliorera votre rentabilité.