Comment créer un e-mail professionnel en 2024 : un guide simple

Un email professionnel est une adresse email qui inclut le nom de domaine personnalisé de votre entreprise, tel que yourname@yoursite.com, plutôt qu’un client de messagerie électronique personnel gratuit comme businessname@gmail.com. L’email professionnel est un incontournable pour les entreprises de toutes tailles et offre de nombreux avantages, allant de la crédibilité à la sécurité. Suivez ces étapes pour apprendre comment créer facilement une adresse email professionnelle, en quelques minutes seulement.

Pourquoi ai-je besoin d’une adresse e-mail professionnelle ?

L’email professionnel est indispensable pour les entreprises pour un certain nombre de raisons. Non seulement cela vous permet de séparer votre email professionnel de votre email personnel, mais cela donne également une image plus professionnelle, est plus mémorable, offre plus de contrôle et renforce votre sécurité.

Voici pourquoi chaque entreprise devrait utiliser une adresse email professionnelle :

Établit la crédibilité : Lorsque vous envoyez un e-mail à des clients potentiels depuis une adresse e-mail professionnelle, cela comporte de multiples avantages.
Cohérence de la marque : Imaginez partager l’adresse d’un site web d’entreprise avec un client potentiel, puis envoyer une proposition ou des détails sur un produit à partir d’un compte email personnel. Cela confond le prospect et un prospect confus est moins susceptible d’acheter. Lorsque vous envoyez un email à partir de votre compte email d’entreprise, cela améliore la cohérence de la marque et donc les chances de conversion.
Plus mémorable : Contrairement à un e-mail personnel, un e-mail professionnel est directement associé à votre entreprise et à votre site web, ce qui le rend plus facile à retenir ou à rappeler.
Augmente le contrôle : Avec les e-mails professionnels, vous pouvez configurer un administrateur et gérer tous les comptes e-mail. Par exemple, vous pouvez créer de nouveaux comptes pour le personnel, supprimer les anciens comptes et configurer la redirection d’e-mails.
Sécurité renforcée : Les meilleurs fournisseurs de services de messagerie professionnels offrent des fonctionnalités de sécurité améliorées pour vous aider à protéger davantage vos comptes. Il est conseillé d’utiliser une messagerie professionnelle non seulement pour renforcer la sécurité des communications externes, mais aussi internes.

La communication professionnelle exige un email professionnel. En plus des avantages mentionnés ci-dessus, disposer d’une adresse email professionnelle ouvre également la porte à davantage d’intégrations, d’adresses email (par exemple, nomdelafamille@votreentreprise.com) et à une entreprise mieux organisée.

Qu’est-ce que l’hébergement de messagerie ?

L’hébergement d’e-mails est un service qui héberge votre compte e-mail et les fichiers associés sur un serveur distant. En plus de stocker les e-mails et les fichiers, l’hébergeur d’e-mails propose également des services supplémentaires tels que :

Acheminement des e-mails reçus vers votre réseau
Authentification et sécurité des e-mails
Gestion et filtrage des e-mails

Chaque service d’hébergement d’e-mails propose des services différents et met l’accent sur des aspects différents de la gestion des e-mails. Vous devriez en choisir un qui réponde à vos besoins en matière d’e-mails professionnels tout en respectant votre budget.

Comment créer un e-mail professionnel en 7 étapes faciles

Il existe plusieurs façons différentes de créer une adresse e-mail professionnelle, en utilisant un fournisseur de services de messagerie tel que Google Workspace ou Microsoft Outlook, ou en utilisant un service d’hébergement d’e-mails, comme DreamHost ou SiteGround. Comme Google Workspace est l’un des fournisseurs de services de messagerie les plus populaires au monde, offrant une configuration de compte très facile, de nombreuses fonctionnalités et des tarifs compétitifs, nous l’utiliserons comme exemple.

Si vous avez déjà utilisé Gmail pour un e-mail personnel, la courbe d’apprentissage serait assez plate car l’interface est la même. Si vous n’avez pas de nom de domaine, Google Workspace peut également vous aider à l’acheter. Créez un compte Google Workspace pour un essai gratuit de 14 jours en échange de vos coordonnées de carte de crédit et commencez.

Voici comment créer une adresse e-mail professionnelle avec Google Workspace:

Accédez à workspace.google.com et cliquez sur « Commencer ».
Saisissez vos coordonnées, telles que le nom de l’entreprise, les employés et le pays.
Indiquez si vous avez déjà un nom de domaine, tel que yourbusiness.com.
Si vous avez un domaine, on vous demandera de le connecter. Si vous n’avez pas de domaine, on vous demandera d’en chercher un à acheter.
Saisissez les informations relatives à votre entreprise, telles que l’adresse.
Choisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
Sélectionnez un plan et terminez le processus de paiement.

Une fois que vous avez créé votre adresse e-mail professionnelle avec Google Workspace, allez-y et ajoutez votre signature e-mail personnalisée et intégrez toutes les applications qui pourraient vous être utiles, telles que Calendly ou DocuSign.

Gardez à l’esprit que lorsque vous créez une adresse e-mail professionnelle avec Google Workspace, vous commencerez automatiquement un essai gratuit de 14 jours. Profitez de ce temps pour décider si c’est le bon fournisseur de services e-mail pour vous, et sinon, essayez un autre des meilleurs services d’hébergement e-mail.

Ai-je besoin d’un hébergement pour les e-mails ?

Vous n’avez pas besoin de payer quelqu’un pour héberger votre email pour vous. Vous pouvez héberger des emails sur vos propres serveurs. Cependant, cela signifie que vous devez acheter, configurer et entretenir un serveur email et enregistrer votre domaine vous-même. L’utilisation d’un fournisseur d’hébergement d’emails permettra aux entreprises d’économiser beaucoup de temps, d’argent et de frustration.

La création d’une adresse e-mail professionnelle est-elle gratuite ?

Vous pouvez créer un e-mail professionnel gratuitement si votre service d’hébergement de domaine d’entreprise le propose en tant que complément gratuit à l’hébergement de nom de domaine. La plupart des services offrent des e-mails professionnels gratuitement avec l’hébergement de domaine, alors assurez-vous de le demander à votre fournisseur de services. Vous n’aurez pas besoin d’avoir un site Web entièrement fonctionnel pour cela. Il suffit de posséder un nom de domaine hébergé sur un serveur distant.

Gmail pour les entreprises est-il gratuit ?

Vous devez créer un compte Google Workspace pour commencer à utiliser Gmail pour les entreprises. Cela commence à 6 $ par utilisateur par mois pour 30 Go de stockage cloud par mois. Consultez la page de support de Google Workspace pour en savoir plus sur les avantages.

Comment puis-je obtenir une adresse e-mail professionnelle sans domaine ?

Vous ne pouvez pas obtenir une adresse e-mail professionnelle sans un domaine. Vous devez acheter un nom de domaine avant de pouvoir créer des adresses e-mail professionnelles pour vous-même ou pour les membres de votre équipe.

Puis-je utiliser Gmail personnel pour les entreprises ?

Vous pouvez utiliser Gmail pour les affaires en utilisant votre email personnel ou en en créant un nouveau. Cependant, l’utilisation d’un email personnel pour les affaires semble peu professionnelle. L’utilisation d’un email professionnel ajoute de la crédibilité à votre marque.