Comment envoyer un fax de trois manières différentes en 2024

Si vous pensiez qu’à l’ère de l’internet, tous les partages de documents se font par email, vous vous trompez. Les gens utilisent toujours la technologie du fax pour partager des données sensibles et des informations sur des lignes sécurisées. Voici quelques raisons pour lesquelles les gens utilisent encore les fax.

La télécopie est rétrocompatible

La première machine à fax telle que nous la connaissons aujourd’hui a été inventée en 1964. Depuis lors, il y a eu de nombreuses avancées technologiques, mais toutes sont rétrocompatibles.

Ce que cela signifie vraiment, c’est que si vous avez acheté une machine à fax il y a 30 ans, vous pouvez toujours l’utiliser pour communiquer et partager des documents en utilisant les derniers protocoles de télécopie. Les entreprises n’ont aucun intérêt à se débarrasser de leurs anciennes machines à fax, elles sont donc restées en service.

La télécopie est sécurisée

Pour comprendre à quel point la télécopie est ultra-sécurisée, vous devez comprendre son fonctionnement.

Les télécopieurs communiquent via des lignes téléphoniques, qui sont beaucoup plus difficiles à spammer ou à pirater que l’internet public. Lorsque vous envoyez une télécopie, un canal de communication dédié de bout en bout est établi pour votre usage, qui ne peut être utilisé par personne d’autre. Cela rend la communication plus inviolable que tout autre protocole de communication basé sur l’internet ou le mobile.

Les fax sont juridiquement contraignants

Les contrats ou accords légaux signés par des signatures faxées sont légalement valides et exécutoires dans la plupart des états des États-Unis.

De plus, lorsque vous envoyez un fax, vous obtenez toujours un accusé de réception. Lorsque vous envoyez un e-mail avec une facture ou un document de validation de projet à votre client, vous ne pouvez pas vraiment prouver qu’ils l’ont reçu. Avec le fax, vous avez un accusé de réception pour le prouver.

La télécopie est conforme

L’email est le mode par défaut moderne pour partager des informations. Si les informations sont confidentielles, vous utilisez un fournisseur de services de messagerie sécurisé.

Cependant, si vous opérez dans des industries hautement réglementées et sensibles telles que la banque et la finance, les soins de santé, etc., le canal de communication doit être conforme aux normes de l’industrie.

Si vous souhaitez partager des informations personnelles sur la santé, votre fournisseur de services de messagerie peut ou non être conforme à la HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Par exemple, Gmail et Outlook ne sont pas par défaut conformes à la HIPAA. Mais le fax l’est, et peut donc être utilisé en toute sécurité pour partager des informations sensibles sur les patients.

De même, la conformité réglementaire est essentielle dans le secteur financier, où la liste des réglementations applicables à la manipulation, au stockage et à la transmission de documents financiers est longue. Le fax est un mode de transmission conforme pour les informations financières sensibles.

Si vous avez besoin d’envoyer un fax à un client mais que vous n’avez pas de machine à fax, vous pouvez toujours envoyer un fax en utilisant votre ordinateur. L’envoi de fax en ligne, ou e-fax, est une manière plus pratique et plus économique d’envoyer des fax que d’acheter une machine à fax ou d’utiliser un magasin de fax local. Parlons des étapes nécessaires pour envoyer un fax depuis votre ordinateur.

Étape 1. Configurer le modem fax

Vous avez besoin d’un modem fax dédié pour envoyer des fax ; le modem internet normal ne fonctionne pas ici. Certains ordinateurs sont livrés avec un modem fax intégré. Si votre ordinateur n’en a pas, installez un modem fax externe.

Étape 2. Installer le logiciel de télécopie

Un logiciel et un système d’exploitation tels que Windows sont livrés avec un logiciel de fax intégré – Windows Fax et Scan. Cependant, si vous n’avez pas de logiciel de fax intégré, vous pouvez utiliser un logiciel de fax tiers, tel que FAX.PLUS, HelloFax et FaxZero.

Étape 3. Configurer le logiciel de télécopie

La première fois que vous envoyez un fax en utilisant votre ordinateur, vous pourriez avoir besoin de configurer le logiciel de fax. Vous devrez saisir des détails tels que votre numéro de fax, le code pays et les préférences de fax. Cela dépend totalement du logiciel que vous utilisez.

Vous devriez également configurer le logiciel pour recevoir un rapport de confirmation. Les paramètres dépendront du logiciel que vous utilisez. Pour Windows 11, vous pouvez le configurer ainsi. Outils → options → reçus onglet.

Étape 4. Créer un nouveau message de télécopie

Maintenant que vous avez tout le matériel et le logiciel en place, pour envoyer un fax, ouvrez le logiciel de télécopie et cliquez sur… Nouveau télécopieur bouton ou élément de menu dans le tableau de bord. Entrez le numéro de fax du destinataire, avec le code régional et le code pays, suivi de @ dans le À champ.

Par exemple, si vous utilisez FAX.PLUS, vous devez ajouter @fax.plus et pour le logiciel eFax, vous devez ajouter @efaxsend.com.

Étape 5. Joindre des documents

Quel que soit le document que vous souhaitez envoyer, veuillez le joindre. S’il s’agit d’un document physique, vous devrez d’abord le numériser et le convertir en PDF.

Étape 6. Ajouter une page de couverture (facultatif)

Vous pouvez ajouter une page de couverture en donnant des détails tels que votre nom, vos coordonnées et les détails des documents que vous envoyez. Cependant, c’est complètement facultatif et dépend de si votre logiciel vous permet d’ajouter une page de garde. Si c’est le cas, vous verrez un bouton pour la page de couverture sur le tableau de bord.

Étape 7. Prévisualiser et envoyer

Tous les logiciels vous permettent de prévisualiser le message fax pour vous assurer que tout est correct. Une fois que vous avez prévisualisé, appuyez sur le Envoyer bouton.

Si vous êtes en déplacement et avez besoin d’envoyer un fax, mais ne disposez pas d’un accès à une machine à fax, vous pouvez envoyer un fax depuis votre appareil mobile. Tout ce dont vous avez besoin est une application mobile pour l’envoi de fax. De plus, vous devez avoir accès au document que vous souhaitez partager!

Étape 1. Installer l’application de télécopie mobile

Il existe de nombreuses applications mobiles gratuites et “freemium” pour fax disponibles. Choisissez une application qui répond à vos besoins et téléchargez-la depuis le magasin d’applications.

Étape 2. Créer un compte

Selon l’application que vous avez téléchargée, vous pouvez vous inscrire pour un compte en utilisant votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone portable. Vous pourriez également avoir besoin de fournir vos informations de paiement lors de l’inscription ou de passer à un niveau payant ultérieurement.

N’oubliez pas que vous pouvez envoyer un fax à partir d’un compte gratuit, mais pour recevoir un fax, vous devez avoir un compte payant.

Étape 3. Créer un nouveau fax

Ouvrez l’application et créez un nouveau fax. Entrez le numéro de fax du destinataire avec le code régional et le code du pays. Joignez le document que vous souhaitez envoyer. Si vous souhaitez ajouter une page de couverture, faites-le.

Étape 4. Prévisualiser et envoyer

Prévisualisez le fax pour vous assurer que vous avez correctement tous les détails et pièces jointes, puis appuyez sur envoyer. Envoyer bouton.

Étape 5. Recevoir une confirmation

Un message de confirmation apparaîtra sur votre écran une fois que le fax aura été reçu avec succès. Vous pouvez également configurer le logiciel pour recevoir la confirmation dans votre courrier électronique.

De nombreuses entreprises utilisent encore des télécopieurs, il est donc bon de savoir comment envoyer un fax à l’aide d’un télécopieur. Bien qu’il existe différents modèles de télécopieurs, leur fonction de base et les étapes pour envoyer des télécopies restent les mêmes.

Étape 1. Configurer le télécopieur

Avant de commencer à utiliser réellement une machine à fax pour envoyer un fax, vous devez :

• Branchez le cordon d’alimentation
• Connecter la ligne téléphonique
• Charger le bac à papier
• Allumez le télécopieur

Si vous avez besoin de recevoir un fax, vous devez vous assurer que la machine à fax dispose d’encre et de papier suffisants pour imprimer le document.

Étape 2. Charger les documents

Toutes les machines à fax disposent d’un plateau d’alimentation de documents, similaire au bac à papier d’une imprimante. Vous devez mettre tous les documents à faxer dans le plateau d’alimentation. S’il y a plusieurs pages dans un document, veillez à les organiser dans l’ordre pour que le destinataire les reçoive dans le bon ordre.

Étape 3. Envoyer le fax

Pour envoyer un fax, vous devez composer le numéro de fax du destinataire. Une fois que vous recevez une confirmation que le canal de communication a été établi, sous forme d’un bip ou d’une lumière clignotante, appuyez sur. Envoyer bouton. Vous verrez toutes les pages passer à travers la machine et se collecter dans le bac inférieur.

Étape 4. Recevoir une confirmation

Comme discuté précédemment, vous recevrez une confirmation de livraison. Elle s’affiche généralement sur l’écran de la machine, mais vous pouvez également choisir de recevoir un reçu imprimé.

Étape 5. Supprimer les documents originaux

Oui, n’oubliez pas de récupérer vos documents originaux après avoir reçu l’accusé de réception de livraison.

Conclusion

Le fax reste un mode de communication et de partage de documents conforme, sécurisé et rapide des décennies après l’envoi du premier fax. Les progrès technologiques ont fait en sorte qu’en plus d’utiliser une machine à fax, vous pouvez également envoyer un fax en utilisant votre ordinateur ou votre appareil mobile.