Comment utiliser Google Sheets en 2024 : un guide complet

Je ne suis pas un expert en tableur, mais j’ai passé des quantités considérables de temps sur Google Sheets. De l’organisation mensuelle des livrables marketing dans un calendrier de contenu codé par couleur au suivi des bénéfices pour ma petite entreprise de recyclage de vêtements, Google Sheets s’est révélé être l’un de mes outils les plus appréciés. Lorsqu’il est utilisé de manière efficace, il peut simplifier les processus et rendre votre vie plus facile dans l’ensemble.

Dans cet article, je vais vous expliquer comment utiliser Google Sheets, passer en revue certaines formules utiles et vous donner quelques conseils et astuces pour vous aider à booster votre travail.

Table des matières :

• Révision rapide : Qu’est-ce que Google Sheets ?

• Vue d’ensemble : Termes Google Sheets incontournables

• Comment créer une feuille de calcul

• Comment ajouter des données à votre feuille de calcul

• Comment éditer et formater les données pour une visualisation facile

• Comment utiliser des formules dans Google Sheets

• Tutoriels supplémentaires et astuces pour Google Sheets

• Comment partager, protéger et déplacer vos données

“Examen rapide : Qu’est-ce que Google Sheets ?”

Google Sheets est une application de tableur à laquelle vous pouvez accéder via le web. Cela signifie-t-il simplement que c’est la version de Google d’Excel de Microsoft ? En quelque sorte, mais pas tout à fait.

Google Sheets est-il le même que Excel?

Si vous êtes familier avec Excel, vous aurez plus de facilité à apprendre à utiliser Google Sheets. Ce sont tous deux des applications de tableur, donc ils ont beaucoup de fonctionnalités communes, mais il y a quelques différences importantes. Voici les points principaux à retenir :

• Google Sheets a été créé en pensant à la collaboration et facilite le partage de feuilles de calcul, l’attribution d’autorisations d’édition et la collaboration en temps réel. Excel en ligne a sorti des fonctionnalités de collaboration similaires, elles ne fonctionnent pas aussi bien que Google Sheets.

• Google Sheets récemment Mise à jour de sa limite de cellules A 10 millions, mais cela reste bien en deçà des 17 milliards de cellules par feuille de calcul d’Excel. Cela fait d’Excel l’outil idéal pour traiter de gros volumes de données. La bonne nouvelle est que le plus Certains d’entre nous ne manipulent pas des ensembles de données aussi importants, donc Google Sheets fonctionne très bien.

• Excel offre des formules plus puissantes et des fonctionnalités d’analyse de données, y compris des outils d’analyse statistique intégrés et de nombreuses options de visualisation des données. Google Sheets propose la version “lite” de la plupart de ces fonctionnalités, mais elle est loin d’être aussi approfondie.

Vue d’ensemble : Termes Google Sheets incontournables

Pour commencer, couvrons quelques termes de tableur que vous devrez connaître lors de l’utilisation de Google Sheets :

• Cellule Un seul point de données ou élément dans une feuille de calcul

• Colonne Un ensemble vertical de cellules

• Ramer Un ensemble horizontal de cellules

• Gamme Une sélection de cellules s’étendant sur une ligne, une colonne ou les deux

• Fonction Une opération intégrée de l’application de tableur que vous utiliserez pour calculer les valeurs des cellules, des lignes, des colonnes ou des plages, manipuler les données, et plus encore

• Formule La combinaison de fonctions, de cellules, de lignes, de colonnes et de plages utilisée pour obtenir un résultat spécifique

• Feuille de travail (Feuille) Les ensembles nommés de lignes et de colonnes qui composent votre feuille de calcul ; une feuille de calcul peut avoir plusieurs onglets.

• Tableur: Le document entier contenant vos feuilles de travail

Comment créer une feuille de calcul

Il existe quatre façons de créer une nouvelle feuille de calcul dans Google Sheets :

Option 1 : Cliquez sur le bouton “+” multicolore sur votre tableau de bord Google Sheets.

Option 2 : Ouvrez le menu à partir d’une feuille de calcul et sélectionnez Lime > Nouveau > Tableur .

Option 3 : Cliquez sur l’icône multicolore Nouveau bouton sur votre tableau de bord Google Drive et sélectionnez Google Sheets > Feuille de calcul vierge .

Option 4 : Tapez « sheets.new » dans votre navigateur.

Cela va créer une nouvelle feuille de calcul vierge (ou un modèle de feuille de calcul Google prérempli si vous en choisissez un ; pour ce tutoriel Google Sheets, cependant, vous devriez commencer par une feuille de calcul vierge).

L’interface de Google Sheets devrait vous rappeler au moins une autre application de tableur que vous avez vue auparavant, avec des icônes familières d’édition de texte et des onglets pour des feuilles supplémentaires.

2. Comment ajouter des données à votre feuille de calcul

Regardez autour de la grille blanche et grise qui occupe la majeure partie de votre écran, et la première chose que vous remarquerez est un contour bleu autour de la cellule ou des cellules sélectionnées.

“Un carré individuel dans une feuille de calcul est appelé une” cellule Ici, ils sont organisés en lignes et colonnes, avec des numéros et des lettres d’identification respectivement. Chaque cellule devrait contenir une valeur, un mot ou une donnée.

N’hésitez pas à sélectionner la cellule de votre choix, puis allez-y et tapez quelque chose. Lorsque vous avez terminé d’entrer des données dans une cellule, vous pouvez faire l’une des quatre choses suivantes :

1. Presser Entrée / retour Pour enregistrer les données et passer au début de la ligne suivante.

2. Presser Onglet Pour enregistrer les données et se déplacer vers la droite dans la même ligne.

3. Utilisez l’option Flèches Sur votre clavier, utilisez les touches (haut, bas, gauche et droite) pour déplacer une cellule dans cette direction.

4. Cliquez sur n’importe quelle cellule pour sauter directement vers cette cellule.

Si vous ne voulez pas tout saisir manuellement, vous pouvez également ajouter des données en masse à votre feuille grâce à quelques méthodes différentes.

1. Copiez et collez une liste de texte ou de chiffres dans votre feuille de calcul.

2. Copiez et collez un tableau HTML d’un site web.

3. Importer une feuille de calcul existante au format CSV, XLS, XLSX et autres formats.

4. Copiez n’importe quelle valeur dans une cellule sur une plage de cellules en cliquant et faisant glisser.

Comment copier et coller des données

La copie et le collage sont assez explicites, mais il arrive parfois que vous essayiez de copier un ensemble de données “en forme de feuille de calcul” à partir d’un site web ou d’un fichier PDF, et que cela se colle juste dans une seule cellule ou que tout soit formaté avec le style original. Pour éviter de vous arracher les cheveux, essayez de rechercher des données qui se trouvent réellement dans un tableau HTML (comme les données sur les films provenant d’IMDb, par exemple) pour éviter d’obtenir des données copiées étranges dans votre feuille de calcul. Voici une vidéo montrant comment copier et coller des données dans Google Sheets.

Si vous vous retrouvez avec des données au format étrange, ne vous inquiétez pas : nous corrigerons cela dans la prochaine section !

Comment importer un fichier

Importer un fichier est également simple. Vous pouvez soit l’importer directement dans la feuille de calcul actuelle, créer une nouvelle feuille de calcul, ou remplacer une feuille (c’est-à-dire, un onglet individuel) avec les données importées.

Les fichiers les plus courants que vous importerez sont des CSV (valeurs séparées par des virgules) ou des fichiers XLS et XLSX (fichiers de Microsoft Excel). Pour importer un fichier depuis l’extérieur de votre Google Drive, accédez à Lime > Importation > Télécharger Voici un tutoriel vidéo rapide pour vous montrer comment faire.

Je préfère importer les données dans une nouvelle feuille à chaque fois pour garder mes anciennes données et les données nouvellement importées séparées. Alternativement, si vous avez une feuille Google (ou un fichier CSV, XLS ou autre fichier de tableur) enregistré dans votre compte Google Drive, vous pouvez l’importer directement dans votre feuille en utilisant le même processus, il vous suffit de rechercher dans votre Drive à partir de la fenêtre d’importation.

Comment remplir automatiquement les données

Faire glisser pour copier une valeur de cellule nécessite un peu d’explication car vous l’utiliserez souvent une fois que vous aurez configuré des formules dans vos feuilles de calcul.

En faisant glisser le petit point bleu (affiché ci-dessous) dans le coin inférieur droit d’une cellule en surbrillance à travers ou vers le bas d’une plage de cellules, vous pouvez effectuer un certain nombre de tâches différentes :

1. Copier les données d’une cellule vers les cellules voisines (y compris le formatage)

2. Copier la formule d’une cellule dans les cellules voisines

3. Créer une liste ordonnée de données textuelles

Voici un exemple de comment créer une liste ordonnée pourrait fonctionner. Essayez d’ajouter le texte “Participant 1” à la cellule A1, puis Cliquez et faites glisser Le petit point bleu dans le coin en bas à droite de la cellule surlignée peut être déplacé vers le bas ou à travers un nombre quelconque de cellules voisines.

Si aucun numéro ne suivait le mot « Concurrent », cette action de glisser-déposer se contenterait simplement de copier “Concurrent” dans toutes les cellules survolées. Mais parce qu’il y a un numéro, Sheets sait qu’il doit incrémenter la cellule suivante de +1.

Supposons que vous ayez soit copié, collé, importé ou saisi une bonne partie des données, et que votre feuille de calcul semble assez saine.

Maintenant, comment pouvons-nous utiliser ces données ?

3. Comment éditer et formater les données pour un visionnage facile

Que vous suiviez des dépenses, enregistriez des notes ou créiez votre Liste de choses à faire , vous aurez envie de trier “Manipuler et formater vos données.”

Comment utiliser la barre d’outils de Google Sheets

Les options de formatage de base dans Google Sheets sont disponibles au-dessus de votre première cellule. Elles sont étiquetées dans l’image ci-dessous, mais pour une référence rapide pendant que vous travaillez sur une feuille, survolez simplement une icône pour voir sa description et sa touche de raccourci.

Les fonctions telles que l’impression, l’annulation/rétablissement, les paramètres de police et le style de police fonctionnent de manière similaire à ce que vous attendriez de votre traitement de texte préféré.

Pour tout le reste, la meilleure façon de vous montrer comment tout fonctionne est de plonger directement dans un exemple.

Je vais créer une liste rapide des options de petit-déjeuner potentiels pour demain matin, avec leurs ingrédients, quantités, prix, et liens vers des vidéos YouTube pour apprendre à les préparer (qui aurait pensé qu’on pouvait faire une vidéo de trois minutes sur comment verser des céréales dans un bol ?).

Pour l’exemple simple ci-dessus, un manque de mise en forme significative est parfaitement acceptable. Il fait les bases : stocker mes informations et me permettre de les sauvegarder. Mais ce n’est pas quelque chose vers quoi je voudrais revenir chaque jour.

Puisque je prends mon petit-déjeuner tous les matins, prenons un peu de temps pour rendre ce tableau plus convivial avec un peu de mise en forme.

Comment figer les lignes et les colonnes

Travaillant sur la même feuille de calcul, nous allons figer la première ligne en place. Cela signifie que si nous faisons défiler la feuille de calcul vers le bas, la première ligne restera visible, peu importe la quantité de données en dessous. Cela vous permet d’avoir une longue liste et aide à garder un œil sur ce que vous regardez réellement.

Il existe deux façons de figer des lignes :

1. Cliquer Voir > Freeze > 1 rangée Dans la barre de navigation pour verrouiller la première rangée en place.

2. Survolez la barre grise foncée en haut à gauche du tableau (jusqu’à ce qu’elle devienne une main), et faites glisser entre les lignes 1 et 2.

“Fixer ma ligne d’en-tête est la première chose que je fais dans chaque feuille que je crée.”

Comment masquer les lignes et les colonnes

Maintenant, disons par exemple que vous êtes à court de pain, donc le pain perdu n’est plus une option. Pour masquer temporairement cette colonne de votre liste, vous ferez un clic droit. Colonne C , puis cliquez sur Masquer la colonne . (Voici un guide complet pour Comment masquer les lignes .)

Comment mettre en forme du texte

Maintenant, rendons le texte de l’en-tête attractif avec un peu de mise en forme simple (n’oubliez pas, les outils de mise en forme du texte se trouvent dans la barre d’outils, juste au-dessus de votre première ligne) :

1. Faites glisser pour sélectionner les cellules que vous souhaitez formater.

2. Mettre le texte en gras

3. Augmenter la taille de la police à 12 pt

4. Alignez l’ensemble de la rangée au centre

5. Donnez à vos cellules un remplissage gris.

La prochaine chose que je vais faire pour nettoyer un peu est formater mon “Prix moyen par portion” pour qu’il soit une valeur en dollars. Mettez en surbrillance la ligne, puis cliquez sur l’icône du dollar pour afficher les cellules sélectionnées comme un montant en dollars plutôt qu’un nombre régulier.

Pour en savoir plus : Comment faire pour envelopper du texte dans Google Sheets

Comment ajouter une feuille

Maintenant, imaginons que vous vouliez créer une liste similaire pour le petit-déjeuner et le dîner. Au lieu de créer une nouvelle feuille de calcul, cliquez sur le bouton “+” dans le coin inférieur gauche pour ajouter des feuilles supplémentaires.

4. Comment utiliser les formules dans Google Sheets

Google Sheets, comme la plupart des applications de feuilles de calcul, a tout un tas de Formules intégrées Pour accomplir un certain nombre de tâches statistiques et de manipulation de données. Vous pouvez également combiner des formules pour créer des calculs plus puissants et chaîner des tâches de chaîne ensemble. Si vous êtes déjà habitué à manipuler des chiffres dans Excel, les mêmes formules fonctionnent exactement dans Google Sheets. la plupart du temps .

Pour ce tutoriel, nous nous concentrerons sur les cinq formules les plus courantes, qui sont affichées dans le menu déroulant des formules de la barre de navigation supérieure.

Les formules les plus basiques dans Sheets incluent :

• SOMME adding up a range of cells (for example, 1+2+3+4+5 = sum of 15) -> additionner une plage de cellules (par exemple, 1+2+3+4+5 = somme de 15)

• MOYENNE trouve la moyenne d’une plage de cellules (par exemple, 1, 2, 3, 4, 5 = moyenne de 3)

• COMPTER compte les valeurs dans une plage de cellules (par exemple, 1, vide, 3, 4, 5 = 4 cellules au total avec des valeurs)

• MAX trouve la valeur la plus élevée dans une plage de cellules (par exemple, 1, 2, 3, 4, 5 = 5 est le plus élevé)

• MIN trouve la valeur la plus basse dans une plage de cellules (par exemple, 1,2,3,4,5 = 1 est la plus basse)

Nous allons explorer ces formules en améliorant notre feuille de calcul pour le petit-déjeuner.

Formule SOMME

Commençons par additionner le nombre total d’ingrédients requis pour chaque recette. J’utiliserai la formule SOMME pour ajouter chaque valeur des recettes et obtenir un montant total.

Il y a trois façons d’utiliser les formules de base accessibles via la navigation en haut:

1. Sélectionnez une plage, puis cliquez sur la formule (cela placera le résultat soit en dessous, soit à côté de la plage).

2. Sélectionnez la cellule de résultat (c’est-à-dire la cellule où vous souhaitez que le résultat apparaisse), puis cliquez sur la formule que vous souhaitez utiliser dans la barre d’outils. Enfin, sélectionnez la plage de cellules sur laquelle effectuer votre opération.

3. Tapez la formule dans la cellule de résultat (n’oubliez pas le signe =), puis tapez manuellement une plage ou sélectionnez-la.

Je démontrerai les trois méthodes dans un tutoriel vidéo ici. Tout d’abord, je regrouperai mes ingrédients en sélectionnant une plage et en cliquant. SOMME Sure, here is the translation to French: “À partir du menu Formule. Ensuite, je vais sélectionner une cellule de résultat et mettre en surbrillance la plage de cellules à additionner. Enfin, je vais montrer comment taper une formule et une plage manuellement. Lorsque vous avez terminé de sélectionner les cellules que vous souhaitez additionner, appuyez” Entrée / retour .

Maintenant qu’il y a une formule mise en place pour additionner tous les ingrédients ensemble, vous pouvez sélectionner la cellule de la formule et faire glisser le point bleu à travers les autres cellules pour copier la formule sur ces cellules.

Formule COUNT

Maintenant que nous savons combien de parts sont nécessaires pour chaque recette, j’aimerais savoir à quel point il est compliqué de les réaliser. J’ai simplifié cela en supposant que moins d’ingrédients signifie que la recette est moins compliquée.

Pour compter le nombre d’ingrédients dans chaque recette, j’utiliserai la formule COUNT. La formule COUNT vérifie essentiellement si les cellules dans une plage sont vides ou non, et renvoie le total de celles qui sont remplies. Cette formule sera mise en place dans ma feuille de calcul de la même manière que ma ligne de SOMME. Regardez un tutoriel ici.

Selon mon tableau, les céréales sont le petit-déjeuner le moins compliqué, mais je ne suis toujours pas convaincu qu’un petit-déjeuner facile en vaille la peine. Et si cela coûte trop cher ? Et si l’effort supplémentaire de cuisiner un autre repas m’économise de l’argent ?

Maintenant, je vais affiner ma décision en calculant le coût moyen par portion des choix de petit-déjeuner en utilisant la formule MOYENNE.

Formule MOYENNE

J’ai ajouté des prix minimum et maximum fictifs par unité dans ma liste d’ingrédients à droite de mes options de petit-déjeuner. Nous voudrons obtenir un prix moyen pour chaque ingrédient en utilisant les tarifs bas et élevés.

Je commencerai par mettre en évidence la plage de valeurs (dans ce cas, il s’agit de deux valeurs côte à côte plutôt que d’une plage verticale) et sélectionner la formule MOYENNE dans la barre d’outils.

Cela permettra de déposer le résultat dans la colonne à droite de la colonne du prix maximum. Ensuite, je vais faire glisser la formule vers le bas pour l’appliquer au reste de la liste. Regardez comment faire ici.

Je vais étiqueter ma colonne “Coût unitaire moyen”, ainsi nous saurons ce que nous regardons.

Formule MIN

Disons que je voulais déterminer quel est le prix unitaire le moins cher parmi les options. Alors que vous pourriez facilement regarder le tableau et le choisir, cette formule est très utile pour les grands ensembles de données et vous évitera de faire défiler sans fin. Voyez comment j’utilise cette formule ici.

Formule MAX

De même, si je voulais déterminer quel est le prix le plus cher par unité parmi les options, j’utiliserais la formule MAX. Voyez comment j’utilise cette formule ici.

5. Tutoriels supplémentaires et astuces pour Google Sheets

Maintenant que vous savez comment créer un tableur, importer des données et utiliser des formules, je vais vous guider à travers quelques astuces supplémentaires.

Comment créer une table pivot

Une table pivotante est un moyen utile d’analyser et de visualiser des données. Pour créer une table pivotante, suivez ces étapes :

1. Accédez à Insérer > Tableau croisé dynamique .

2. Dans l’éditeur de tableau croisé dynamique, ajoutez vos valeurs de ligne et de colonne choisies.

3. À côté de Valeurs cliquer Ajouter Traduisez le texte suivant en français et sélectionnez la valeur souhaitée dans le menu déroulant (vous pouvez également choisir parmi l’une des options de tableau croisé dynamique suggérées).

Dans l’exemple ici, j’ai créé un ensemble de données fictives et utilisé un tableau croisé dynamique pour afficher les scores de formation moyens de chaque département.

Comment utiliser des raccourcis pour gagner du temps

Lorsque vous utilisez Google Sheets, les raccourcis peuvent vous aider à gagner du temps et à travailler plus rapidement. J’ai répertorié certains de mes raccourcis les plus utilisés ci-dessous.

Comment créer des tableaux et des graphiques

Une étape importante de l’analyse des données est la visualisation de vos données, et Google Sheets peut vous aider à le faire simplement. Tableaux et graphiques Simplement surligner les données essentielles et cliquer Insérer > graphique Un graphique sera créé, et vous pourrez le modifier à votre guise depuis la barre latérale.

Vous pouvez expérimenter avec les différents types de graphiques et trouver celui qui fonctionne le mieux pour votre ensemble de données.

“Comment partager, protéger et déplacer vos données”

Ce qui rend Sheets si puissant, c’est à quel point vous vous sentirez synchronisé avec vos collègues. Éditer conjointement une feuille de calcul est l’une des fonctions critiques de Sheets, et Google en a fait une expérience fluide.

Voici comment cela fonctionne :

• Cliquez sur l’un des Fichier > partager ou utilisez le vert Partager en haut à droite.

• Entrez les adresses e-mail de ceux qui peuvent consulter ou modifier votre feuille de calcul.

• Sélectionnez d’autres options de confidentialité et appuyez sur “Hit” Fait .

Une fois que vous avez ajouté des personnes à partager, vous pouvez leur donner accès à la visualisation, la possibilité de commenter, ou la possibilité de modifier. Vous pouvez également ajouter une date d’expiration si vous n’acceptez que des commentaires pour une durée limitée.

En plus de partager avec des personnes spécifiques, vous pouvez également donner un accès général à toute personne de votre organisation ou à toute personne disposant du lien.

Partage de feuilles de calcul avec vos appareils et applications

Même si Google Sheets est conçu pour le partage entre utilisateurs, vous remarquerez que bien souvent, vos feuilles de calcul sont créées comme documents internes, et le partage est secondaire par rapport à l’accomplissement réel du travail.

Vous pouvez optimiser vos flux de travail de tableur et le partage de données en temps réel en tirant parti de ces extensions utiles :

1. Applications mobiles Google Sheets. Vous pouvez utiliser l’application mobile Google Sheets pour afficher et modifier vos feuilles de calcul, partager des liens en déplacement et ajouter des utilisateurs. C’est un compagnon solide, mais pas un remplacement, de l’application web.

2. Google Drive Google Drive vous permet de facilement télécharger des fichiers depuis votre environnement de bureau local vers votre Drive en ligne. Cela les rend accessibles à vos collaborateurs et vous permet également de les importer rapidement dans des feuilles de calcul et d’autres documents.

Comment télécharger des données

Si vous devez envoyer vos fichiers à des collaborateurs externes, télécharger un fichier dans un autre système, ou si vous aimez simplement avoir des sauvegardes, tournez-vous vers l’une des nombreuses options d’export de données de Google Sheets.

Les exports les plus courants seront soit XLS (document Excel), PDF, ou CSV (valeurs séparées par des virgules). Si vous n’êtes pas sûr du format à utiliser, un CSV est généralement le meilleur choix.

Utilisez votre tableur en mode hors ligne

Google Sheets dispose d’un mode hors ligne qui synchronise automatiquement vos modifications avec le document lorsque vous vous reconnectez à internet. Cela est utile dans toutes les situations où vous auriez besoin de traiter Google Sheets comme une application de bureau, par exemple lors d’un vol ou d’un voyage sur la route.

Voici ce dont vous aurez besoin :

1. Google Chrome

2. Application Web Google Drive Chrome

3. Synchronisation Google Drive

Instructions pour configurer votre synchronisation hors ligne Les choses sont vraiment simples, mais la majeure partie du processus consiste simplement à télécharger et à utiliser les trois composants de base ci-dessus.

Accédez à Fichier > Rendre disponible hors ligne pour l’activer.