Que vous soyez une abeille ou un chef d’équipe, vous voulez maximiser votre temps de travail. Mais même avec la meilleure équipe, les meilleurs outils et équipements, il peut sembler qu’il n’y a pas assez d’heures dans la journée pour accomplir votre liste de tâches.
C’est là que les compétences en gestion des tâches sont utiles. Contrairement à la gestion du temps, la gestion des tâches se concentre moins sur quantité du temps passé sur une tâche et plus sur des moyens de rendre la tâche plus efficace, ce qui, par extension, économise également du temps!
Avec une gestion appropriée des tâches, vous saurez comment faire :
- Planifier des tâches
- Hiérarchiser les tâches
- Organiser les tâches
Ce n’est pas facile de cocher toutes les tâches de votre liste de choses à faire, mais nous savons que vous êtes prêt à relever le défi. Dans ce guide, nous expliquerons ce que sont les compétences en gestion des tâches et pourquoi elles sont importantes. Nous inclurons même quelques exemples de compétences efficaces en gestion des tâches et partagerons cinq conseils en gestion des tâches pour optimiser vos flux de travail.
Que sont les compétences en gestion des tâches ?
La gestion des tâches est une compétence que vous développez avec le temps pour mieux gérer votre temps et vos responsabilités. C’est la capacité de gérer, organiser, prioriser, et accomplir vos priorités sans difficulté. Les professionnels de la gestion des tâches n’essayent pas de tout faire en même temps, mais ils accomplissent les tâches les plus importantes avec le temps dont ils disposent.
Les compétences en gestion des tâches nécessitent un mélange d’informations basées sur les données et d’une réflexion créative et innovante. La gestion des tâches englobe tant de compétences différentes et nécessite souvent un logiciel de gestion de projet adapté à vos besoins. Mais pour vous donner une meilleure idée de quelques-unes des compétences en gestion des tâches les plus essentielles, commencez par celles-ci :
- Priorité tâches: Les personnes dotées de solides compétences en gestion des tâches peuvent distinguer les tâches urgentes des souhaits moins pressants.
- Se fixer des objectifs : Avec des compétences en gestion des tâches, vous saurez comment fixer de grands objectifs à long terme et les découper en tâches concrètes et réalisables.
- Gestion du temps : Les compétences en gestion du temps font partie de la gestion des tâches. En devenant plus efficace avec vos flux de travail, vous gagnerez du temps et améliorerez la qualité du travail de votre équipe. Que demander de plus ?
- Suivant des méthodologies éprouvées : Ne cherchez pas à réinventer la roue. Les méthodologies de gestion des tâches telles que les tableaux Kanban et les matrices d’Eisenhower soutiennent une gestion solide des tâches.
Pourquoi les compétences en gestion des tâches sont-elles importantes ?
Peut-être que vous aimez votre flux de travail tel qu’il est maintenant. Ou peut-être que l’idée d’ajuster la gestion des tâches sonne comme une autre tâche sur votre liste qui ne cesse de s’allonger.
Nous comprenons – tout le monde est occupé ! Mais être capable de terminer les tâches rapidement et efficacement en vaut la peine. Prenez le temps d’améliorer la gestion des tâches et vous verrez plusieurs avantages.
Prévenir ou surmonter l’épuisement professionnel
Regarde, nous savons que le burnout est complexe, mais devenir plus efficace au travail est un excellent moyen d’arrêter de se sentir submergé et démotivé. Si vous dirigez une équipe, une gestion appropriée des tâches réduit le burnout en éliminant les étapes complexes et les processus fastidieux qui épuisent votre équipe.
Avec le bon mélange d’outils de gestion de tâches polyvalents et de compétences, tout le monde arrêtera de tourner en rond et trouvera l’énergie pour rester motivé.
Une meilleure prise de décision
Avez-vous l’impression que vous devez faire tout Les choses en ce moment ? Vous ne savez probablement pas : vous avez juste besoin d’aide pour identifier les tâches les plus importantes en premier.
Avec le bon ensemble de compétences, vous prenez des décisions de qualité en pilote automatique pour mieux accomplir les tâches. Pour les tâches plus complexes, vous pouvez utiliser une méthode de priorisation (plus de détails à ce sujet dans un instant) pour aborder les tâches dans le bon ordre.
La gestion des tâches est importante car elle vous aide à établir des délais, déléguer des tâches aux bons membres de l’équipe et fixer des objectifs de projet réalistes.
Mener des projets plus fluides
Exécuter un plan de projet n’est pas pour les faibles de cœur. Peu importe à quel point vous gérez bien les projets d’équipe, trouver des efficacités qui aident tous les intervenants à gagner du temps et à éviter les tracas ne peut que s’avérer utile. La gestion des tâches soutient une gestion de projet appropriée en transformant vos grandes idées en micro-processus actionnables. C’est la clé pour une réalisation de tâches plus rapide et plus précise à grande échelle.
Obtenez des résultats mesurables
En tant que manager, vous avez besoin de résultats quantifiables. Investir dans les compétences de gestion des tâches de votre équipe renforce les performances de votre département et facilite la quantification des contributions de chacun.
La gestion des tâches n’est pas possible sans données. Heureusement, un logiciel de suivi des étapes facilite le respect des délais et la réalisation des objectifs. Même si une tâche échoue, les données vous indiqueront exactement où les choses ont mal tourné afin que vous puissiez décider quoi faire différemment la prochaine fois.
Faites-en plus dans votre journée de travail
Il n’y a que 24 heures dans une journée, et heureusement, vous ne passez que huit à dix d’entre elles au travail. Vous êtes humain, il est donc naturel que vous ne puissiez pas accomplir toutes vos tâches dans un laps de temps limité.
La gestion efficace des tâches ne consiste pas à trouver un moyen magique pour tout faire simultanément. Cela implique de prioriser les tâches par date d’échéance, de déléguer à votre équipe et de choisir un créneau horaire pour un travail approfondi.
Pas besoin de vous surmener – grâce aux compétences en gestion des tâches, vous accomplirez davantage pendant vos heures de travail et profiterez d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Exemples de compétences en gestion des tâches
Les compétences en gestion des tâches sont l’ingrédient secret du succès dans l’environnement professionnel frénétique d’aujourd’hui.
Prêt à adopter la gestion des tâches pour vous-même ? Voici quelques exemples de compétences en gestion des tâches à développer avec votre équipe.
Hiérarchisation des tâches
La priorisation des tâches est l’une des compétences les plus importantes en gestion des tâches. Lorsque vous savez repérer les tâches prioritaires, vous accordez une attention immédiate aux questions les plus urgentes et mettez les tâches de moindre priorité en suspens.
Mais la hiérarchisation des tâches n’est pas naturelle pour tout le monde. Si tout Si vous ressentez une égalité d’importance et que vous ne savez pas comment avancer, utilisez une technique de priorisation des tâches pour y voir plus clair. Par exemple, le modèle de matrice Eisenhower de ClickUp vous aide à subdiviser les tâches en quadrants pour Faire, Planifier, Déléguer et Supprimer.
Utilisation d’un logiciel de gestion des tâches
Suivre les tâches de votre équipe sur un tableau blanc ou un post-it est une recette pour le chaos. La gestion moderne des tâches nécessite de numériser vos flux de travail, projets et tâches pour une meilleure visibilité et responsabilité.
ClickUp Tasks regroupe toutes les tâches, documents, tableaux blancs, discussions et calendriers de votre équipe dans une seule plateforme. Il vous suffit d’ouvrir le planificateur de tâches pour :
- Créer des tâches
- Attribuez des sous-tâches pour des actions plus complexes
- Configurer des tâches récurrentes selon un calendrier personnalisé
- Ajouter des dépendances de tâches
Le meilleur de tous, ClickUp visualise la progression des tâches de chacun dans un tableau de bord en temps réel. Plus besoin d’examiner chaque tâche, employé ou projet : créez un tableau de bord personnalisé et vous êtes prêt à partir.
Monotâche
Les gens saluent le multitâche comme étant le moyen ultime pour accroître la productivité, mais ce n’est pas vrai. Le multitâche répartit votre attention sur plusieurs tâches à la fois, vous n’accordez donc qu’une fraction à chaque tâche. Votre travail mérite 100% de concentration, alors essayez de vous concentrer sur une seule tâche à la fois.
Avec la concentration sur une tâche, vous vous concentrez sur une seule tâche à la fois. Cela peut sembler inefficace, mais vous seriez surpris de voir à quelle vitesse (et à quelle perfection) vous travaillez lorsque vous consacrez toute votre attention à une seule chose.
Pour rendre cela encore plus facile, classez vos tâches dans votre logiciel de gestion des tâches par ordre de priorité. Il est bien plus facile de cocher les tâches de votre liste lorsque vous avez une liste principale claire et actionnable à portée de main.
Gestion du changement
Beaucoup de chefs de projet dirigent leurs équipes en matière de gestion du changement, et une boîte à outils de gestion des tâches solide rend certainement cela plus facile.
Par exemple, si votre équipe utilise des produits Microsoft et Windows 10 mais veut passer au matériel Apple et à MacOS, vous devrez guider votre équipe à travers ce grand changement.
Au lieu de laisser votre équipe se débrouiller seule, planifiez tout dans un tableau blanc ClickUp. Cela vous offre un espace numérique flexible pour développer de nouveaux processus et consolider les détails. Le meilleur de tout, les tableaux blancs se convertissent en projets et tâches en un seul clic, rendant l’implémentation très facile.
Fixation d’objectifs
Il est beaucoup plus facile de s’attaquer aux tâches de grande valeur lorsque l’on a des objectifs. Le problème est que de nombreux gestionnaires fixent des objectifs et les oublient aussitôt.
Vous devez atteindre vos objectifs, donc enregistrez-les dans une application de suivi des objectifs pour plus de responsabilité. Ces applications suivent les objectifs à court et à long terme, vous aidant à mesurer les progrès à chaque étape de vos projets.
ClickUp Goals va encore plus loin en liant vos objectifs à vos tâches, montrant la corrélation directe entre vos tâches quotidiennes et vos projets à long terme.
Comment améliorer vos compétences en gestion des tâches
Besoin de quelques conseils en gestion des tâches ? Essayez ces astuces de gestion des tâches et observez la productivité de votre équipe atteindre des sommets.
1. S’inscrire à la formation
Nous pouvons parler de gestion des tâches toute la journée, mais en fin de compte, vous devez investir dans vos propres connaissances. Par exemple, si vous utilisez des produits Microsoft, vous pourriez vous inscrire à un tutoriel en ligne sur le dépannage de PowerShell.
Plus vous en savez sur vos tâches, projets, outils et industrie, mieux vous serez équipé pour travailler à travers votre liste de tâches. Ne soyez pas timide : inscrivez-vous à des ateliers, des conférences et des séminaires sur la gestion du temps, la productivité et l’organisation.
2. Essayez de bloquer le temps
“Time blocking” est une compétence de gestion des tâches consistant à consacrer un moment précis ou un jour de la semaine à une tâche spécifique.
Si vous n’êtes pas sûr quelles tâches nécessitent leur propre bloc de temps, utilisez un logiciel de suivi du temps pour voir comment vous consacrez votre temps. Par exemple, si vous avez l’impression d’être submergé(e) par les e-mails, essayez de les vérifier seulement deux fois par jour, de 8h à 9h et de 16h à 17h.
Le fait de terminer des tâches à un moment précis vous libère pour vous concentrer sur le travail réel pendant les six autres heures de votre journée de travail.
Essayez la technique Pomodoro pour une productivité accrue. Avec cette technique, vous réglez un minuteur pour 25 minutes de travail intense suivi d’une pause de cinq minutes, puis répétez le processus jusqu’à la fin du bloc de temps.
Si vous vous inquiétez que votre équipe vous interrompe, bloquez ce temps dans votre calendrier pour être indisponible pour les réunions. Les intégrations ClickUp facilitent l’intégration de votre calendrier Outlook, Apple ou Google sur la même plateforme où vous gérez vos tâches.
3. Adoptez la technologie de gestion des tâches
Nous l’avons déjà dit, et nous le répéterons : vous ne pouvez pas gérer les tâches si vous ne les suivez pas. Une liste de choses à faire numérique permet à votre équipe de rester sur la même longueur d’onde et offre un degré de responsabilité que vous ne pouvez pas obtenir avec des Post-it ou des agendas papier.
Recherchez des solutions de gestion des tâches comme ClickUp avec une application mobile pour rester au top de vos tâches en déplacement. Les intégrations API sont également utiles pour regrouper tout votre travail et vos outils dans une seule plateforme.
Vous n’avez pas besoin de tout faire manuellement non plus. Recherchez les fonctionnalités d’automatisation des tâches, que vous trouverez dans la plupart des applications de productivité solides. Les automatisations de ClickUp offrent plus de 100 règles prêtes à l’emploi pour gagner du temps dans l’attribution des tâches, le changement de statuts, et plus encore, ou créez les vôtres.
4. Utilisez des modèles
Obtenez des résultats en un temps record grâce à des modèles de gestion des tâches. Que vous ayez besoin d’un rapport quotidien coloré ou d’une mise en forme prête à l’emploi pour une demande de proposition, les modèles vous feront gagner énormément de temps.
Un modèle est parfait pour organiser et prioriser les tâches également. Le modèle de gestion des tâches ClickUp visualise toutes les tâches, les statuts, les membres de l’équipe et les niveaux de priorité pour surveiller l’avancement de votre projet.
5. Déléguer
Le principe de Pareto établit que 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos efforts. En d’autres termes, la plupart de vos résultats proviennent probablement d’un projet ou d’une tâche en particulier.
Il est difficile de focaliser son énergie sur les efforts les plus impactants si l’on est trop dispersé. Appliquez la règle du 80/20 en déléguant les tâches de moindre valeur à votre équipe. Par exemple, vous pouvez confier à un employé la prise de notes ou la recherche d’une application de liste de tâches pour l’équipe.
Terminez plus de travail avec Clickup
Les tâches ne devraient pas être intimidantes. Si votre équipe est débordée ou a du mal avec des processus capricieux, investissez dans des compétences de gestion des tâches pour gérer un département plus efficace qui fait plus en moins de temps.
Les compétences en gestion des tâches sont essentielles, mais vous avez aussi besoin d’un système pour gérer vos tâches. ClickUp rationalise votre flux de travail en regroupant toutes les tâches, documents, objectifs, discussions, calendriers, et plus encore dans une plateforme unifiée.
Abordez vos tâches et augmentez votre productivité avec une gestion efficace des tâches et un logiciel de gestion des tâches personnalisable. Créez dès maintenant votre espace de travail gratuit sur ClickUp.
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