Une contrainte est une limitation, un ensemble de limites à l’intérieur desquelles vous devez travailler. La plupart des gens verraient les contraintes comme négatives, limitant ce que vous pouvez accomplir.
Dans le domaine de la gestion de projet, l’inverse peut être vrai. Imaginez que vous disposiez d’un temps infini pour développer une fonctionnalité. Vous ne le terminerez jamais !
Sans contraintes sur la portée du projet, vous serez poussé et tiré dans toutes les directions, ce qui affectera considérablement votre concentration. Sans contraintes de ressources, vos flux de travail risquent de ne pas être optimisés en termes d’efficacité ou de productivité.
Les contraintes du projet permettent l’efficience et l’efficacité, en aidant les équipes à livrer les logiciels par petits incréments. Différents types de contraintes ont des impacts différents sur les résultats du projet. Regardons-les un par un.
Les triples contraintes de la gestion de projet
Un projet typique peut être confronté à trois types de contraintes : le temps, le coût et la portée. C’est ce que l’on appelle communément les triples contraintes. Ils sont également connus sous le nom de triangle de gestion de projet, triangle de fer ou triangle de projet.
Contrainte de portée
La portée fait référence aux caractéristiques ou aux fonctions d’un produit que l’équipe a accepté de fournir ou aux tâches que l’équipe de projet a accepté d’accomplir.
Il décrit ce qui doit être fait et à quelle qualité. La portée du projet détermine généralement également le temps et le coût.
Une bonne portée de projet donne aux équipes de développement la clarté et la liberté nécessaires pour créer des logiciels. Un mauvais permet à l’équipe de s’écarter de la trajectoire et de la déstabiliser.
Contrainte de coût
La contrainte de coût est le budget, ce qui limite les ressources financières. Cela peut inclure plusieurs choses. Par exemple, une équipe de développement de logiciels agile peut avoir des contraintes sur les coûts de projet suivants.
- Salaires des équipes
- Les équipements tels que les ordinateurs portables, les serveurs, etc.
- Indemnités et frais de déplacement
- Tout logiciel ou outil d’automatisation nécessaire à la réalisation du projet
Des contraintes de coûts efficaces garantissent un retour sur investissement (ROI) et des résultats commerciaux. Une mauvaise laisse tout le monde démotivé et retenu.
Contrainte de temps
Les limites de temps applicables à un projet. En d’autres termes, des délais. La contrainte de temps est appliquée sous forme d’échéances pour chaque tâche, jalon et l’ensemble du projet.
Une contrainte de temps raisonnable permet à l’équipe de construire de bons produits qui répondent à tous les critères d’acceptation. Une contrainte de temps déraisonnable ou un délai serré obligera l’équipe à tourner les coins ronds et à construire un produit de mauvaise qualité, accumulant ainsi la dette technique.
Parmi les contraintes tierces qui empêchent un chef de projet de dormir la nuit, aujourd’hui, nous nous concentrons sur les contraintes de temps. Nous voyons pourquoi ils sont importants et ce que vous pouvez faire pour éviter qu’ils ne fassent dérailler votre projet.
Qu’est-ce qu’une contrainte de temps ?
Les contraintes de temps sont les limites de durée qui vous sont imposées tout au long du projet de cours. À quel moment devez-vous terminer le projet, à quel moment devez-vous mettre les fonctionnalités en production, combien d’heures-personnes vous pouvez consacrer à une fonctionnalité, etc.
Les contraintes de temps sont souvent visualisées sous la forme d’un calendrier. Par exemple, vous pouvez planifier un projet avec des échéances pour la phase de planification, le développement, les tests, la révision finale, la poussée de production et le transfert.
Tout retard dans l’une des phases peut avoir un effet boule de neige, repoussant l’ensemble du projet de quelques jours/semaines. Ces retards créent des contraintes inutiles et artificielles sur la réalisation des projets.
Un chef de projet s’efforce d’éviter les contraintes artificielles qui surgissent au milieu du projet. Voici quelques façons de le faire.
10 stratégies pour éviter les contraintes de temps
Éviter les contraintes de temps n’est pas une activité ponctuelle mais un processus continu. Les équipes de projet établissent des structures et des systèmes pour éviter de se créer une pression. Certains des plus efficaces utilisent un outil de gestion de projet comme ClickUp. Voici comment.
1. Planification du projet
Un plan solide permet d’éviter la moitié des contraintes. Créez un plan de projet complet décrivant les tâches, les livrables et les échéances. Utilisez la vue Calendrier ClickUp pour voir comment vos tâches sont mappées.
Portez une attention particulière aux dépendances. Si vous avez une tâche qui dépend d’une autre, pousser cette dernière pourrait faire dérailler la première. L’affichage du diagramme de Gantt peut aider à suivre les tâches et les dépendances qui se chevauchent.
Utilisez cette étape du projet pour évaluer les ressources financières nécessaires pour terminer à temps.
C’est la première fois que vous planifiez un projet ? Voici d’excellents modèles de planification de projet pour vous aider à démarrer du bon pied.
2. Hiérarchisation des tâches
Il y a une limite naturelle à la quantité de travail que vous pouvez accomplir au cours d’une période donnée. Prioriser les bonnes tâches est essentiel pour une gestion efficace du temps.
Si vous empilez trop, vous manquerez les délais. Si vous planifiez trop peu, vous risquez d’avoir des ressources inutilisées, ce qui est une perte de temps. Alors, hiérarchisez et planifiez pour optimiser les résultats.
Utilisez une liste de priorités pour guider vos décisions. Essayez de niveler les ressources, d’allouer plus de ressources pour les tâches complexes et de permettre à l’équipe de rester sur la bonne voie.
3. Estimation réaliste du temps
Un calendrier de projet est créé en fonction du temps que les membres de l’équipe pensent être nécessaire pour accomplir chaque tâche. Ce processus, appelé estimation du temps, est un élément essentiel de la gestion du temps d’un projet.
Les chefs de projet et les membres de l’équipe basent généralement leurs prévisions de projet sur les performances passées. Si la mise en conformité au RGPD a pris 20 heures la dernière fois, il est probable qu’il en faille autant aujourd’hui.
Cependant, les estimations ne sont que des suppositions probables. Pour vous assurer que vos estimations sont aussi précises que possible, comparez-les aux chiffres réels. Les fonctions d’estimation du temps et de suivi du temps de ClickUp sont conçues à cette fin.
4. Suivi du temps
Heures d’horloge pour chaque tâche de la chronologie de votre projet. Il existe plusieurs applications de gestion du temps qui vous permettront de le faire.
Le suivi du temps de ClickUp est intégré à la plateforme de gestion de projet, ce qui vous permet de démarrer et d’arrêter un minuteur ou d’ajouter des heures manuelles pour chaque tâche sur laquelle vous travaillez. Utilisez ces informations pour rendre vos estimations plus précises.
Au fil du temps, votre capacité d’estimation et de planification se renforcera, ce qui réduira les contraintes de temps.
Si vous constituez une nouvelle équipe ou si vous venez d’adopter ClickUp, voici dix modèles de gestion du temps pour vous aider à tirer parti du suivi du temps afin d’éviter les contraintes futures.
5. Suivi régulier des progrès
Si vous lancez un projet et que vous le laissez s’exécuter sans surveillance, vous serez probablement surpris de constater que les tâches ne sont pas effectuées à temps. Ainsi, la gestion des contraintes de temps nécessite un suivi régulier.
Utilisez n’importe quel logiciel gratuit de diagramme de Gantt pour savoir si les délais sont conformes à la planification. Personnalisez les tableaux de bord ClickUp pour voir les rapports dont vous avez besoin pour suivre votre progression. Utilisez les graphiques d’avancement et d’avancement pour savoir comment le projet pourrait se dérouler. Identifiez les retards et prenez d’autres dispositions.
6. Identification et atténuation des risques
Quelle est la probabilité que vous ne respectiez pas le délai ? Quelles en sont les raisons potentielles ?
Répondre à ces deux questions vous aidera à identifier les risques auxquels vous êtes confronté et à évaluer leur impact sur le projet. Ces risques peuvent être financiers, opérationnels ou même comportementaux. Son impact peut aller d’un retard de quelques jours à une incapacité totale à livrer le projet.
Avant de commencer le projet, réunissez l’équipe pour discuter des risques. Identifiez et atténuez ces risques pour vous assurer que vos contraintes de temps ne sont pas exacerbées.
7. Une communication simplifiée
Ce que les membres de votre équipe ne savent pas, ils ne peuvent pas le faire. Par exemple, imaginez une situation où les critères d’acceptation d’une fonctionnalité spécifique ne sont pas clairement communiqués. Le développeur peut penser qu’il a fourni la fonctionnalité, tandis que l’analyste de la qualité peut ne pas être d’accord. Ils renverraient la fonctionnalité au développeur, ce qui ajouterait un temps de retouche inutile.
Évitez cela en rationalisant toute la communication du projet.
- Documenter les notes de réunion, les exigences et d’autres conversations sur ClickUp Docs
- Rédigez des descriptions détaillées pour chaque fonctionnalité/récit utilisateur de la tâche
- Permettez aux membres de l’équipe de clarifier tout ce dont ils ont besoin en fonction du contexte dans la section des commentaires de la tâche.
- Ajoutez des listes de contrôle et des mesures à prendre pour vous assurer que les critères d’acceptation de chaque fonctionnalité sont toujours à portée de main.
- En plus de ceux qui travaillent sur les fonctionnalités, ajoutez des « observateurs » aux tâches ClickUp afin qu’ils puissent intervenir, si nécessaire
8. Gestion de projet agile
Parfois, le projet ne se déroule pas comme prévu. L’intervenant de l’entreprise peut apporter des modifications aux exigences. Les membres de l’équipe peuvent tomber malades et avoir besoin de jours de congé prolongés. Les organisations peuvent être à court de liquidités. Il y a des choses qui arrivent. Par conséquent, vous pourriez inévitablement être confronté à des contraintes de temps.
La gestion de projet agile est conçue pour répondre précisément à de telles éventualités. On s’attend à ce que les chefs de projet agiles anticipent les problèmes potentiels et élaborent des plans d’urgence. Ou, à tout le moins, ils doivent alerter la direction et gérer les attentes.
9. Gestion des réunions
« Cela aurait pu être un e-mail » est un mème Internet pour une bonne raison. L’un des plus gros chronophages pour l’équipe de développement est les réunions, dont beaucoup sont inutiles et inefficaces.
Pour éviter systématiquement les contraintes de temps imprévues, mieux gérer les réunions. Passez en revue vos outils de gestion du temps pour comprendre combien de temps est consacré aux réunions. Sur cette base, optimisez vos processus.
Ne tenez des réunions que pour les activités qui nécessitent une discussion active. Chronométrez-les et poussez-les vers les éléments d’action. Documentez les informations et les décisions clés afin de ne pas avoir à réinventer la roue lors de la prochaine réunion.
Pour tout le reste, utilisez un bon outil de collaboration. Les commentaires dans les tâches ClickUp permettent d’imbriquer les conversations. La vue de chat de ClickUp vous permet de voir tous les messages en un seul endroit et de prendre des mesures à partir de là.
10. Amélioration continue
Les équipes agiles sont très attachées à l’amélioration continue, et pour cause. Une équipe en constante amélioration peut offrir une efficacité et une valeur accrues à long terme. Par exemple, vous avez optimisé le processus de conteneurisation pour chaque fonctionnalité grâce à l’amélioration continue.
Vous pouvez ensuite automatiser tout ou partie de celui-ci, ce qui vous permet d’économiser encore plus de temps et d’efforts. Il s’agit d’un moyen crucial d’éviter durablement les contraintes de temps.
Maîtrisez les contraintes de votre projet avec ClickUp
Les contraintes sont inévitables dans tout projet. Nous irions même jusqu’à dire que des contraintes sont nécessaires.
Cependant, des contraintes inattendues et déraisonnables peuvent faire dérailler complètement le projet. Une bonne gestion de projet devrait éviter cela. ClickUp est conçu dans cet esprit.
Avec ClickUp, vous pouvez suivre les meilleures pratiques pour éviter les contraintes de temps. Les tâches, les sous-tâches et les listes de contrôle ClickUp garantissent la clarté des exigences. Les vues Calendrier et diagramme de Gantt permettent d’avoir une vue d’ensemble du travail en cours.
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