Offboarding : définition et meilleures pratiques

Qu’est-ce que l’offboarding :

• L’offboarding permet à une entreprise de se séparer gracieusement d’un ancien employé
• Le processus doit aider votre entreprise à se développer et à s’améliorer
• Une stratégie de départ facilite la transition d’un employé à l’autre
• Le départ de l’entreprise peut également protéger votre entreprise contre les poursuites, la continuation des paiements incorrects ou d’autres problèmes qui peuvent survenir après le départ d’un employé
• Le processus de départ permettra à votre entreprise de disposer d’informations sur ce que vous recherchez lors de l’embauche de nouveaux employés ou de la refonte de la structure de votre entreprise.

Ce que l’offboarding n’est pas :

• L’un des éléments clés du processus de désengagement est de mener un entretien de départ, l’objectif du désengagement n’est pas d’attaquer ou de critiquer un employé partant.
• Comme pour un divorce réussi, la désinscription ne doit pas être une tentative de convaincre l’employé de rester ou de prolonger son départ, mais plutôt une tentative de rendre la transition fluide et amicale tout en veillant à ce que la séparation se produise
• Le offboarding ne consiste pas à être gentil avec un employé qui part (bien que cela soit nécessairement respectueux), mais à protéger votre entreprise en veillant à ce que les délais soient respectés, que les clients soient satisfaits et que les litiges pour licenciement abusif ne se produisent pas.

Meilleures pratiques

Établissez une liste de vérification de fin de mission, un organigramme ou un guide stratégique pour aider votre département des ressources humaines, la direction et les autres employés à comprendre et à suivre les étapes clés. Par exemple, les Archives nationales, qui supervisent la gestion des dossiers sensibles et des informations classifiées au sein du gouvernement fédéral, ont rédigé un rapport de 24 pages sur les meilleures pratiques et les plus grands défis en matière de fin de mission des employés.

Bien que la liste de vérification de votre entreprise n’ait probablement pas besoin d’être aussi exhaustive, assurez-vous qu’elle inclut certaines étapes clés telles que remplir et archiver toutes les formalités administratives, élaborer un plan pour le transfert des connaissances, organiser le retour de tout équipement de l’entreprise, mener un entretien de départ, contacter tout client, supprimer et révoquer l’accès aux comptes numériques et arrêter les virements automatiques. Ce processus de travail sera probablement légèrement différent si un employé démissionne, prend sa retraite ou est licencié, mais de nombreuses étapes clés resteront les mêmes.

• Améliorer la sécurité des informations sensibles et des données en garantissant le bon transfert, l’annulation et la révocation de l’accès des employés.
• La bonne collecte du matériel appartenant à l’entreprise garantira également que les données ne sont pas partagées ou distribuées de manière incorrecte ou accidentelle.
• Atténuer les menaces légales telles que les poursuites pour licenciement abusif en veillant à ce que les contrats des employés soient correctement clôturés et, en cas de licenciement, à ce que les anciens employés ne ressentent aucune promesse implicite ou rupture de bonne foi.
• Un offboarding réussi permettra de former vos managers, votre service des ressources humaines ainsi que vous-même sur ce que votre entreprise fait bien, ou ne fait pas bien, et vous fournira les informations nécessaires lorsque vous commencerez à recruter ou à publier des offres d’emploi pour pourvoir le poste vacant.
• Les anciens employés peuvent toujours être des clients et des ambassadeurs de la marque. Laisser les choses sur une note positive avec un ancien employé aidera à garantir qu’ils servent d’ambassadeurs pour votre marque et peut-être même comme une ressource pour le recrutement futur.

1. Traitez les employés qui partent avec équité et gentillesse

Traitez vos employés partants avec équité et gentillesse, peu importe comment ils partent. Remerciez l’employé partant pour le travail accompli ainsi que le temps et l’énergie qu’ils ont investis dans leur travail et dans votre entreprise.

Un départ civil protège les entreprises contre les représailles, les menaces légales ou les fuites de données, tout en maintenant potentiellement une relation positive et durable qui garde l’ancien employé comme un client potentiel, un ambassadeur de la marque ou une connexion dans l’industrie.

2. Déterminez la raison de la sortie

Le processus de désactivation d’un employé dépendra probablement de la nature et de la raison du départ de l’employé. Un employé prenant sa retraite peut avoir un processus de désactivation relativement simple tandis qu’un employé démissionnant pour travailler ailleurs peut fournir des informations importantes sur votre entreprise. Les employés licenciés ou mis à pied nécessiteront également une série d’étapes différentes en ce qui concerne la désactivation.

3. Communiquez sur le départ

Bien qu’il puisse être inconfortable de communiquer avec le reste de votre entreprise au sujet du départ d’un employé, plus tôt vous informerez le bureau, mieux ce sera. Plus vous attendez, plus il est probable que vos autres employés rempliront les détails eux-mêmes. Cela peut rendre les choses plus inconfortables ou conduire à ce qu’un départ volontaire soit perçu comme un licenciement.

Évitez les commérages ou les malentendus en partageant les départs de vos employés et, dans le cas d’une retraite, en félicitant publiquement et en remerciant l’employé pour son temps et ses services. Peu importe la raison – volontaire ou involontaire – il est préférable d’être honnête avec le reste de votre équipe sur les raisons du départ de quelqu’un. Admettez lorsque la direction a commis des erreurs et démontrez des mesures pour les corriger.

4. Sécuriser la propriété et révoquer l’accès

L’une des parties les plus simples du processus de désactivation, qui reste la même que vous désactiviez des employés partant volontairement ou involontairement, consiste à sécuriser les actifs de l’entreprise, à révoquer l’accès au système des employés et à garantir le respect de tout autre protocole de l’entreprise.

Veillez à demander à l’employé partant de restituer tout l’équipement de l’entreprise, tel que les clés, badges, cartes de crédit, uniformes, téléphones, ordinateurs portables, voitures ou documents. Bien que cela puisse sembler évident, cela garantit qu’un employé ne divulgue pas accidentellement ou intentionnellement des données sensibles de l’entreprise.

De plus, assurez-vous de révoquer tout accès de votre employé aux systèmes en ligne ou hors ligne de votre entreprise, ainsi qu’à tout code d’alarme ou de porte. Cela peut inclure les e-mails, les plates-formes internes, les systèmes CRM, les comptes de médias sociaux et les bases de données de ventes. En cas de séparation amicale, il est courtois de donner un avertissement à votre employé ou une période de grâce pour s’assurer qu’il a le temps de supprimer tout e-mail personnel important ou autre information dont il pourrait avoir besoin ou de mettre à jour tout contact qui pourrait avoir besoin du nouvel e-mail de l’employé.

5. Organisez un entretien de départ pour recueillir des informations et des données

L’une des parties les plus importantes du processus de départ est l’entretien de sortie. De la même manière que vous interviewez un candidat potentiel pour voir ce qu’il peut apporter à votre entreprise, vous voulez interviewer un employé qui quitte l’entreprise pour comprendre comment a été son expérience dans l’entreprise. Un entretien de sortie offre l’opportunité de recueillir des informations et des données sur ce que votre entreprise fait bien et sur ce sur quoi elle pourrait s’améliorer. Les retours d’un employé partant sur la charge de travail, la culture de l’entreprise, la direction et les autres employés peuvent éclairer des aspects que vous ne pourriez pas voir autrement.

Nous recommandons de faire tenir l’entretien de sortie par les RH ou une autre partie “neutre” au cas où l’employé quitte en raison du traitement reçu de la part d’un superviseur direct. De plus, assurez-vous de prendre tous les retours au sérieux. Souvenez-vous que toute information obtenue de votre employé est précieuse et importante, même si elle ne vous convient pas. Quelques questions clés à poser incluent:

• Le travail était-il à la hauteur de vos attentes ? Quelles étaient ces attentes et comment le travail les a-t-il satisfaites ou non ?
• Quelle était votre relation avec votre manager ? Vos collègues ?
• Qu’est-ce que nous ne faisons pas que nous devrions faire ?
• Qui admirez-vous ici ?
• Comment pourrions-nous nous améliorer ?
• Qu’est-ce qui est amusant (et qu’est-ce qui n’est pas si amusant) dans le fait de travailler ici ?

Vous pouvez trouver d’autres questions ou des questions plus spécifiques qui fonctionnent mieux pour votre entreprise ou pour le type de processus de départ que vous effectuez. Des questions spécifiques peuvent vous aider à garantir un transfert de connaissances plus réussi et vous aider à évoluer en tant qu’employeur.

6. Assurer un transfert de connaissances réussi

Que vous embauchiez un successeur immédiat pour remplacer l’employé qui part ou que vous restructuriez les postes existants pour couvrir la charge de travail de l’employé, vous souhaitez conserver les connaissances de l’employé sortant au sein de votre entreprise. Les détails varieront grandement en fonction du poste, mais quelques éléments clés auxquels vous devriez penser incluent:

• Avoir une idée claire de la routine quotidienne de l’employé
• S’assurer que vous avez accès à, et une compréhension de, tous les systèmes et fichiers utilisés par l’employé.
• Connaître avec qui un employé travaille et à qui il rend compte à la fois à l’intérieur et à l’extérieur de votre entreprise
• Comprendre comment l’employé hiérarchise et accomplit toutes ses tâches
• Déterminer si l’un des systèmes qu’ils utilisent nécessitera une formation approfondie avant qu’un remplaçant puisse les utiliser

Si le départ de l’employé est amical, lui demander de créer un document ou une vidéo avec les informations ci-dessus ainsi que des conseils qu’il pourrait offrir à son successeur peut vous faire gagner beaucoup de temps et d’argent.

7. Protégez votre entreprise contre la perte de productivité

Le départ d’un employé, qu’il soit soudain ou planifié, peut entraîner la suspension soudaine de ses nombreuses responsabilités et projets. Dans certains cas, d’autres employés peuvent être sollicités pour prendre en charge ces responsabilités, ce qui peut être lourd et stressant pour l’environnement de travail.

Soyez transparent et compréhensif avec vos employés concernant l’impact du départ sur les différentes équipes ou le personnel et soyez prêt aux changements dans les routines de travail de chacun. Récompensez davantage les employés restants pour la responsabilité supplémentaire, élaborez et partagez un plan pour gérer toute charge de travail supplémentaire nécessaire, en reconnaissant qu’une absence de durabilité dans une situation temporaire est importante pour le succès continu d’une opération. Travaillez avec l’employé partant pour assurer un transfert de connaissances réussi et assurez-vous de régler tous les détails avant son départ afin de minimiser l’impact sur la productivité causé par son départ.

8. Restez en contact

Rester en contact peut ne pas être souhaitable pour l’une ou l’autre partie, mais si l’employé quitte l’entreprise à l’amiable, rester en contact est un excellent moyen de montrer de la gentillesse et de l’appréciation même lorsque votre employé quitte la société. Cela peut être aussi simple que de contacter par téléphone ou par e-mail, de se retrouver pour un café ou même d’inviter l’employé à des événements de l’entreprise, en fonction de la relation. Étant donné que les employés peuvent être amenés à travailler pour des sous-traitants ou des clients de votre entreprise, une relation amicale continue peut bénéficier à tous.

Cela peut également protéger votre entreprise contre les employés mécontents menaçant de poursuites judiciaires ou de représailles, mais cela peut également aider votre entreprise en permettant à cet ancien employé de parler en bien de vous et de votre entreprise. Le successeur de l’employé peut également avoir besoin d’aide pour une tâche spécifique et une relation positive avec la personne ayant précédemment occupé ce poste peut être incroyablement utile.