Les chefs de projet sont les personnes à contacter pour mener à bien les choses de manière efficace et efficiente. Ils veillent à ce que les projets restent sur la bonne voie, que les équipes restent coordonnées et que les objectifs soient atteints. Mais quels sont les critères d’un bon chef de projet ?
Un chef de projet réussi doit avoir une combinaison de compétences techniques, de leadership et de communication. Ci-dessous se trouvent les 10 compétences en gestion de projet indispensables que tous les grands chefs de projet doivent posséder pour réussir :
1. Rationalise la communication
Les bons chefs de projet sont capables de communiquer clairement et efficacement ce qui doit être fait et quand, de sorte que tout le monde impliqué sache ce qui est attendu d’eux. Cela inclut tenir les membres de l’équipe informés de tout changement dans le projet ainsi que fournir des retours et des orientations.
Le PMI dit que si ce niveau de communication se maintient, “il y a un risque de manquer les livrables ou autres résultats.”
Aïe. Est-ce que trop de communication peut être mauvais ? Oui, quand ce n’est pas systématisé ou clair, ou quand votre “communication” se limite à quelques emails non reliés entre eux. La capacité de communiquer fait toute la différence dans le succès ou l’échec d’un projet.
On pourrait penser que les bons chefs de projet sauraient faire cela avec de bons outils de gestion de projet. Cette capacité est une compétence de communication souvent négligée.
Un puissant outil de gestion de projet comme ClickUp vous aide à rationaliser la communication, fournir des mises à jour aux parties prenantes/sponsors et indiquer clairement quand les travaux et les tâches sont attendus.
2. Positif à propos du travail
Si le chef de projet estime que le travail n’est ni raisonnable ni réalisable, comment le reste de l’équipe se sentira-t-il ?
Un excellent chef de projet a la capacité de comprendre les priorités de l’organisation, de traduire ces valeurs à son équipe de projet, et de relier leur relation aux projets et tâches individuels. Ces chefs de projet travaillent également avec l’équipe sur les stratégies pour réaliser cette vision.
Pour respecter les délais, les dates limites et maintenir le projet sur la bonne voie, le chef de projet devrait être optimiste quant au travail à accomplir, aidant ainsi toute l’équipe à réussir.
Équilibrer le positif avec la réalité des risques et des problèmes demande de l’intuition et de l’expérience, ce qui nous amène au point suivant:
3. Résout les problèmes
Cela peut sembler évident, mais un bon chef de projet peut résoudre les problèmes. Et encore mieux, ils sont autorisés à relever les défis de gestion de projet. La résolution de problèmes de base impliquera ces cinq étapes.
- Identifier le problème
- Déterminer les causes
- Générer des solutions
- Analyser les solutions
- Agir
Ces cinq étapes semblent simples, mais souvent nous ne prenons pas le temps de les parcourir clairement. Nous pouvons connaître le problème, mais ne pas l’évaluer sous tous les angles ou documenter les réflexions de l’équipe sur ce qu’il faut faire ensuite.
Cela peut signifier sortir un stylo et du papier pour vraiment se concentrer et réfléchir à ce qui s’est passé. Notez chaque étape du processus et notez des idées sur ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné à chaque étape.
Voici un exemple d’utilisation de cette liste de contrôle de gestion de projet pour résoudre un problème d’employé : Première étape : Identifier le problème L’employé a de la difficulté à respecter ses délais. Deuxième étape : Déterminer les causes Ils ont trop de travail sur la table et pas assez de temps pour tout terminer. Troisième étape : Générer des solutions Les solutions possibles pourraient inclure la délégation des tâches à d’autres membres de l’équipe, l’établissement de délais réalistes ou l’utilisation d’un outil de gestion de projet pour mieux gérer les charges de travail. Quatrième étape : Analyser les solutions Analyser les solutions consistera à peser le pour et le contre de chaque solution et à déterminer ce qui fonctionne le mieux pour chaque membre de l’équipe. Cinquième étape : Passez à l’action Une fois que vous avez déterminé quelle solution est la meilleure, il est temps d’agir et de mettre en œuvre un plan de gestion de projet réussi.
Suivre cette liste de résolution de problèmes simple peut transformer un gestionnaire de projet décent en un gestionnaire fiable.
4. Reste calme
Eh bien, ce n’est pas au même niveau que d’être un médecin aux urgences ou un policier. Mais le chef de projet doit équilibrer les besoins du projet, ainsi que les priorités organisationnelles, la production de l’équipe et toute contribution personnelle qu’ils doivent également apporter. Sans oublier les éléments frustrants qui peuvent échapper au contrôle du chef de projet, tels que les systèmes ou les flux de travail obsolètes.
Cela peut être stressant.
Mais un bon chef de projet a la capacité de prendre du recul, d’analyser les prochaines options et d’apprendre des leçons même au milieu des revers.
Le chef de projet est celui qui doit nettoyer et aborder à nouveau le projet, peut-être d’un point de vue différent. Mais dans ce cas, le chef de projet doit savoir ce qui a mal tourné et ne pas refaire la même erreur. Un bon chef de projet devrait être capable de pointer ce qui a mal tourné et proposer des solutions alternatives (voir point #3).
Gardez votre calme et dirigez bien. Collaborez avec votre équipe pour trouver la bonne solution pour tout le monde.
5. Bien déléguer
Pourquoi déléguer efficacement est-il important? Un chef de projet peut en accomplir davantage. Vous pourrez peut-être occuper le rôle et contribuer pendant un certain temps, mais finalement, les demandes de votre temps vous submergeront.
En fait, vous accomplirez davantage si vous donnez du pouvoir aux bonnes personnes.
“La limite supérieure de ce qui est possible augmentera uniquement avec chaque collaborateur que vous autorisez à contribuer au mieux à vos priorités communes. De même, votre pouvoir diminue avec chaque initiative à laquelle vous vous accrochez inutilement”, note Jesse Sostrin de PwC dans la Harvard Business Review.
À cet égard, les chefs de projet ayant du succès comprennent les forces et les faiblesses des personnes qu’ils dirigent, puis utilisent et déploient leurs forces pour augmenter la production.
L’utilisation d’un outil de gestion de projet comme ClickUp vous aide à déléguer grâce à sa transparence, ses rapports, ses détails et sa fonction de commentaires. Et sa hiérarchie est conviviale – suffisamment robuste pour les équipes plurifonctionnelles, mais avec des partages de confidentialité qui peuvent être personnalisés pour les managers ou seulement pour certains contributeurs.
6. Prioriser le travail
Chaque élément ne peut pas être la priorité numéro un. Par sa définition même, quelque chose doit être relégué à la deuxième place. Un bon chef de projet saura comment prioriser le travail pour l’équipe et faire le bon choix.
La clé ici? Comprendre l’urgent par rapport à l’important et éliminer le bruit. Un sponsor ou un intervenant de projet peut crier “AU PLUS VITE!”, mais un bon chef de projet reste calme et sait comment prioriser ce qui est le plus important.
Pourquoi est-ce important? Parce que les tâches importantes ajoutent de la valeur. C’est la valeur de la matrice d’Eisenhower. La matrice d’Eisenhower est un système en quadrants où les tâches sont séparées par leur importance et leur valeur.
Après avoir compris l’importance et la valeur de chaque tâche, un bon chef de projet estimera le temps nécessaire pour chacune et les classera ensuite par ordre d’importance.
7. Collabore et écoute
Collaborer, c’est travailler ensemble et pour y parvenir avec succès, l’écoute active est impérative. On ne peut pas collaborer sans écouter et chercher à comprendre.
Si vous travaillez avec une équipe de projet de développement et que le code ne fonctionne pas ou ne passe pas les tests de contrôle qualité, vous voudrez évaluer la situation avant de sauter à une conclusion. Les premières questions ne vous mèneront peut-être pas à la réponse exacte dont vous avez besoin, vous devrez peut-être utiliser différentes approches pour trouver la solution.
Travailler ensemble vous aide à essayer de nouvelles choses, à expérimenter et à trouver une solution.
Un bon chef de projet encouragera cette collaboration d’équipe et créera un environnement dynamique, plutôt que d’isoler chaque personne dans son propre silo.
De bons outils, comme ClickUp et ces autres outils de collaboration en ligne, peuvent vous aider à accomplir ce travail.
En ayant un ensemble transparent de projets et de tâches, les membres de l’équipe peuvent voir ce qu’ils doivent faire et les dates auxquelles ils doivent les réaliser. De bons outils de collaboration devraient favoriser la productivité, et non pas la diminuer.
8. Gère le temps
L’un des principaux rôles d’un chef de projet est de s’assurer que l’équipe respecte les délais et suit le calendrier du projet.
Cela ne signifie pas suivre chaque minute passée sur les tâches ou contrôler chaque geste (ce serait un cauchemar), mais plutôt comprendre ce qui doit être fait et quand cela doit être accompli.
La gestion du temps inclut également le suivi de ce qui se passe à l’instant et des ressources disponibles pour chaque tâche. C’est là qu’un outil de gestion de projet comme ClickUp brille, car il vous permet de diviser le travail en parties gérables qui contribuent aux objectifs plus larges de votre équipe.
9. Axé sur les parties prenantes
Un intervenant est toute personne qui impacte ou est impactée par votre projet et ses livrables.
Ces personnes ont un intérêt direct dans ce que vous faites, donc vous devez vous assurer qu’elles sont tenues informées de ce qui se passe. Un bon chef de projet informera les intervenants, mais expliquera également ce qu’il faut pour livrer ce qu’ils recherchent.
C’est ce que fait un bon chef de projet – il construit des relations avec ses intervenants et les membres de l’équipe. De cette manière, lorsque des changements ou des défis surviennent, le chef de projet peut prendre l’initiative avant que cela ne devienne un problème plus important.
10. Motivant
Enfin, un bon chef de projet doit comprendre ce qui est possible et où sont les limites. Lorsqu’ils sont confrontés à un défi, ils doivent être assez créatifs pour concevoir leurs propres solutions et façons de le résoudre. Ils doivent également penser en dehors des sentiers battus en matière de gestion de projet afin de rester à jour. Découvrir ce que la nouvelle technologie peut apporter pour faire avancer le projet plus rapidement et plus efficacement.
Les chefs de projet innovants et créatifs sont ceux qui font avancer les projets. Ils trouvent des solutions à des problèmes que les gens ignoraient et trouvent des moyens de rendre possible ce qui était auparavant impossible.
Devenez un excellent chef de projet pour votre équipe
Les chefs de projet efficaces savent ce qu’il faut pour élever un projet quelconque à un projet vraiment réussi. Cela nécessite un mélange de compétences relationnelles, de gestion et de leadership, ainsi que le bon ensemble de compétences techniques pour prioriser le travail et prendre les bonnes décisions.
Leave a Reply