L’organisation du bureau a toujours été difficile pour beaucoup d’entre nous qui travaillent à domicile ou au bureau.
Par exemple, quand j’étais journaliste, j’empilais d’anciens journaux, des pages imprimées et des maquettes un peu partout sur mon grand bureau et une table de conférence.
Ma méthode préférée était de tout empiler dans un classeur à côté de mon bureau et ensuite… non regardez-le pendant très longtemps. Bonne chance pour trouver ma liste de choses à faire ou trouver un fichier en un instant. Voici la bonne nouvelle : il existe une meilleure façon de garder votre bureau organisé (15 pour être précis) !
Voici nos 15 conseils et astuces d’organisation de bureau pour vous aider à rester à jour dans votre travail et trouver tout en un clin d’œil.
Commençons.
15 idées et conseils pour l’organisation du bureau
1. Gardez un espace de bureau ouvert
Gardez l’espace immédiatement à côté de votre ordinateur dégagé de tout encombrement. De cette manière, vous pourrez revoir les papiers ou documents immédiatement, sans avoir à dégager de l’espace sur votre bureau ou dans votre bureau.
Et ne gardez pas les choses ici trop longtemps.
Revoyez, modifiez, approuvez et faites-les avancer.
Un peu comme un flux de travail Kanban !
C’est un autre domaine où les applications d’organisation et les logiciels de gestion de projets sont d’excellentes ressources à avoir. Dans de nombreux outils comme ClickUp, vous pouvez revoir et attacher des documents directement là-bas, tout en maintenant votre espace numérique organisé également.
2. Gardez votre ordinateur de bureau devant vous
Garder votre ordinateur de bureau ou portable à l’intérieur devant vous Cela vous aide à rester concentré.
Cependant, il devrait également être confortable, alors assurez-vous que le moniteur est positionné de manière à ce que vous puissiez vous asseoir en face avec le dos bien droit. Accordez-vous suffisamment d’espace, environ 1,5 pieds devant vous. Et qu’en est-il des cordons d’ordinateur ? Gardez-les derrière votre bureau et essayez les attaches de câbles d’ordinateur pour maintenir ces cordons et chargeurs en place. Vous pouvez également mettre un organiseur de bureau, si vous le souhaitez.
3. Placez les objets que vous utilisez le plus près de votre main dominante.
Avoir vos articles les plus utilisés à proximité peut aider à éviter les mouvements inutiles qui pourraient entraîner un inconfort ou une fatigue. Par exemple, tendre régulièrement la main pour attraper un article de l’autre côté du bureau peut provoquer des douleurs aux épaules et au cou avec le temps, ce qui entraîne une baisse de productivité et un inconfort. Astuce rapide Utilisez votre espace mural. Si vous n’avez pas beaucoup d’espace de stockage dans votre bureau ou un petit bureau, la solution pourrait être une étagère flottante. Cependant, si vous n’avez pas d’espace mural libre, achetez un plateau de bureau empilable.
4. Ne gardez que ce dont vous avez besoin sur votre bureau
Garder uniquement ce dont vous avez besoin sur votre bureau est un excellent moyen de rester organisé et productif. Un espace de travail encombré peut être distrayant et rendre difficile la concentration sur la tâche à accomplir. En ne gardant que les articles essentiels à portée de main, vous créerez un espace de travail plus propre et plus efficace qui vous permettra de mieux vous concentrer.
5. Codez vos fichiers par couleur
Oui, gardez les choses urgentes et essentielles.
Mais vous pouvez aller plus loin et les séparer en différentes sections avec des porte-dossiers de couleurs, des organisateurs de fichiers ou des trieurs.
Disons :
- Le rouge, c’est pour le marketing
- Le vert, c’est pour les ventes
- Le bleu est pour la créativité/le design
- Le jaune est pour les rapports, et ainsi de suite.
De cette façon, vous reconnaitrez rapidement une couleur lorsque vous aurez besoin d’un article particulier. Appliquez ce même niveau de coordination des couleurs à votre Bureau virtuel Avec ClickUp! Essayez d’utiliser le modèle de matrice de priorité de ClickUp pour organiser vos tâches avec différentes couleurs et priorités.
6. Regroupez les éléments similaires
Sauf si vous êtes un artiste qui utilise des peintures acryliques, des pinceaux et beaucoup d’autres fournitures, tous vos fournitures de bureau peuvent probablement tenir dans un tiroir.
Gardez simplement un tiroir de bureau pour vos fournitures de bureau qui sont multifonctionnelles.
Et c’est bien si vos ciseaux vont là-dedans, ainsi que vos notes adhésives, punaises et votre ruban Washi préféré.
Maintenant, vous pouvez utiliser vos autres tiroirs pour d’autres choses, comme ces fils que vous n’avez jamais oublié de jeter ou peut-être même un tiroir de la malbouffe désigné.
Dans ClickUp, vous pouvez incorporer le regroupement dans votre virtuel bureau Utilisez notre Hiérarchie de Projet Organisée pour regrouper les tâches liées et placer les choses là où elles doivent être.
7. Abandonnez les notes autocollantes
Êtes-vous la personne qui tapisse tout son écran avec notes autocollantes et appelle ensuite tout « important » ? En ce qui concerne les idées d’organisation de bureau, ce n’est probablement pas la meilleure approche à suivre.
Non seulement l’une de ces notes pourrait tomber et se retrouver dans la poubelle, mais accrocher autant de notes sur votre moniteur semble négligé et encombré.
Il vaudrait mieux recevoir des notifications dans votre plateforme de gestion de projet ou de productivité, là où elles seraient en sécurité à l’abri des dangers de l’aspirateur de bureau.
Gardez ces notes autocollantes uniquement pour les tâches les plus urgentes ou pour cette dernière idée folle que vous ne voulez pas oublier pendant le déjeuner.
N’oubliez pas, les notes adhésives sont réservées aux rappels urgents uniquement. Elles sont non une liste de choses à faire.
8. Limitez les objets personnels
Limitez les objets personnels tels que les photos et les bibelots sur votre bureau peut être incroyablement utile pour rester organisé et productif. Bien qu’il puisse être tentant de décorer votre espace de travail avec des objets personnels, le désordre excessif peut rapidement devenir une distraction et nuire à la fonctionnalité de votre bureau.
9. Contrôlez vos notifications
La surcharge de notifications est une réalité. Bien que cela ne se produise que de manière numérique, cela peut toujours affecter votre état d’esprit lorsque vous êtes à votre bureau.
Si vous rangez votre téléphone portable dans un tiroir ou le mettez de côté dans un support, vous serez moins distrait.
En outre, optez pour des outils comme ClickUp qui vous permettent de personnaliser vos notifications !
Les notifications intelligentes vous permettent de décider quels types d’actions déclenchent les notifications. Que ce soit un nouveau commentaire, une tâche créée, un changement de statut, ClickUp peut envoyer des notifications pour ce que vous voulez.
10. Ne conservez que les documents pertinents et urgents sur votre bureau
Souviens-toi comment j’ai commencé cet article en parlant de tout ce papier?
Combien de cela était nécessaire?
Combien était extrêmement urgent?
Pas tout, c’est sûr.
Une fois que j’ai examiné un document, je l’aurais dû jeter ou le ranger pour une conservation à plus long terme.
11. Utilisez vos livres ou rapportez-les à la maison
À un endroit où j’ai travaillé, nous avions un club de lecture où les membres de l’équipe lisaient des livres différents chaque mois puis les partageaient.
Nous échangions aussi fréquemment des livres, et j’en ai même apporté quelques-uns de chez moi.
C’était une excellente idée en théorie jusqu’à ce que je commence à les empiler sur une étagère.
Je ne les utilisais que rarement comme référence et pas assez souvent pour les conserver.
Si vous ne voulez pas vous séparer de vos livres, procurez-vous une étagère ou une unité de rangement au lieu de les disperser sur votre bureau.
Vous avez l’âme créative ? Essayez de fabriquer des serre-livres DIY pour garder les livres là où ils devraient être.
12. Nettoyez avant de partir
Un excellent habitude est de ranger votre espace de travail avant de partir. Essayez de nettoyer tous les jours pour commencer la journée suivante sur une base fraîche. Et débarrassez-vous du désordre dans tout l’espace de travail ou le bureau à domicile chaque semaine ou chaque mois.
Quant à votre espace de bureau virtuel dans ClickUp, vous pouvez être tout aussi productif! Assurez-vous de vider vos notifications dans votre boîte de réception avant de vous déconnecter. De cette manière, vous commencerez chaque jour avec une nouvelle page vierge!
13. Créez un calendrier de réévaluation
Planifiez du temps dans votre journée pour enlever ces notes collantes désormais sans signification et réfléchir à nouveau à la manière dont vous utilisez réellement votre système.
Une tâche récurrente pour vous rappeler cela est parfaite pour cela !
Vous pouvez également utiliser le modèle de calendrier de ClickUp pour programmer vos événements et tout suivre.
14. Déplacez l’encombrement dans un placard organisé
Les espaces de travail encombrés peuvent entraîner des distractions, du stress et une productivité réduite. En déplaçant les objets inutiles de votre bureau dans un placard ou un espace de stockage, vous créerez un espace de travail plus propre et plus concentré qui vous aidera à rester concentré et à accomplir davantage.
Vous pourriez constater qu’avoir simplement un espace désigné pour ranger les objets vous aidera à vous sentir moins submergé par le désordre, ce qui entraînera un plus grand sentiment de calme et de contrôle dans votre environnement de travail.
15. Cachez les fils électriques
Cacher les fils électriques est une stratégie utile pour rester organisé à votre bureau et augmenter votre productivité. Les cordons et fils exposés peuvent créer un espace de travail visuellement encombré, entraînant des distractions et un sentiment de désorganisation.
De plus, avoir des cordons emmêlés et exposés peut poser un risque pour la sécurité, car cela augmente le risque de trébucher ou de s’emmêler dedans.
Découvrez comment l’organisation de votre bureau peut maximiser votre productivité
Vous pouvez utiliser ces idées d’organisation pour rester concentré, productif et éviter un bureau encombré et un esprit confus.
Sans oublier que l’organisation de votre bureau affecte votre capacité à contribuer au travail. Votre environnement de travail a un effet d’entraînement sur vos projets, tâches et la collaboration avec votre équipe.
Et lorsque vous êtes libéré du désordre, vous êtes libre de créer.
Cela vous aide à éliminer les distractions et à créer un excellent environnement d’écriture, à travailler sur la prochaine grande idée ou à construire quelque chose de nouveau.
Nettoyer votre bureau peut être la meilleure chose que vous ayez jamais faite. Que vous soyez étudiant ou professionnel, utilisez ces conseils pour améliorer votre niveau.
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