Si vous vous appuyez sur Excel pour gérer vos projets et que vous avez besoin d’aide pour calculer le temps, vous n’êtes pas seul. Déterminer le temps écoulé d’un projet ou d’une tâche est crucial pour les chefs d’équipe qui ont besoin de savoir quel travail doit être priorisé et comment allouer correctement les ressources.
En termes simples, les valeurs de temps sont délicates dans Excel, en particulier lorsqu’il s’agit de calculer le décalage horaire, les heures travaillées ou la différence entre deux employés.
Heureusement pour vous, nous avons fait tout le travail nécessaire pour vous aider à formater les cellules et à calculer plus rapidement le temps écoulé dans Excel. Prenons confiance dans l’utilisation d’Excel pour le suivi du temps de projet et découvrons les différentes façons de calculer le temps.
Types de calculs de temps dans Excel
Il n’existe pas de formule ou de format unique pour calculer le temps dans Excel. Cela dépend de votre jeu de données et de l’objectif que vous souhaitez atteindre. La plupart utilisent un format personnalisé (fonction numérique sur texte) pour comprendre les valeurs d’heure et de date, ou la valeur de décalage horaire.
Mais il existe deux types de calculs pour vous aider à démarrer, notamment :
- Ajouter du temps : Si vous avez besoin d’obtenir la somme de deux valeurs de temps pour obtenir un total
- Totaliser jusqu’à moins de 24 heures : Lorsque vous avez besoin de savoir combien d’heures et de minutes il vous faudra pour accomplir deux tâches simples
- Totalisez plus de 24 heures : lorsque vous devez ajouter le temps écoulé estimé ou réel de plusieurs tâches lentes et complexes.
- Soustraire du temps : Si vous avez besoin d’obtenir le temps total entre une heure de début et une heure de fin
- Soustraire les heures dont la différence est inférieure à 24 heures : Lorsque vous avez besoin de déterminer le nombre d’heures écoulées depuis qu’un membre de l’équipe a commencé à exécuter une tâche simple
- Soustraire les temps dont la différence est supérieure à 24 heures : Lorsque vous avez besoin de connaître les heures qui se sont écoulées depuis le début de votre projet
Comment calculer le temps dans Excel
Passons en revue quelques formules pour les calculs de temps dans Excel afin que vous obteniez les heures, les minutes et les secondes exactes dans votre format d’heure personnalisé.
Décalage horaire dans Excel
Avant de vous apprendre à calculer le temps dans Excel, vous devez d’abord comprendre ce que sont les valeurs de temps. Les valeurs d’heure sont le nombre décimal auquel Excel a appliqué un format d’heure pour les faire ressembler à des heures (c’est-à-dire les heures, les minutes et les secondes).
Étant donné que les heures Excel sont des nombres, vous pouvez les additionner et les soustraire. Et la différence entre une heure de début et une heure de fin est appelée « décalage horaire » ou « temps écoulé ».
Voici les étapes à suivre pour soustraire les temps dont la différence est inférieure à 24 heures :
1. Entrez la date et l’heure de début dans la cellule A2 et appuyez sur Entrée. N’oubliez pas d’écrire « AM » ou « PM »
2. Entrez l’heure de fin dans la cellule B2 et appuyez sur Entrée
3. Entrez la formule =B2-A2 dans la cellule C2 et appuyez sur Entrée.
AVERTISSEMENT Comme vous pouvez le voir sur la figure, cette formule ne fonctionne pas pour les heures qui appartiennent à des jours différents. Cet exemple montre la différence de temps entre deux valeurs de temps au cours d’une période de 24 heures.
4. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur C2 et sélectionnez Formater les cellules.
5. Choisissez la catégorie Personnalisé et tapez « h :mm »
NOTE LATÉRALE Vous souhaiterez peut-être obtenir le décalage horaire exprimé en heures ou en heures, minutes et secondes. Si c’est le cas, tapez « h » ou « h :mm :ss », respectivement. Cela vous aidera à éviter les valeurs de temps négatives.
6. Cliquez sur OK pour afficher le changement total dans un format décrivant uniquement le nombre d’heures et de minutes dans le temps écoulé entre A2 et B2.
Date et heure dans Excel
Dans la section précédente, vous avez appris à calculer les heures dans Excel. Mais la formule que vous avez apprise ne s’appliquait qu’aux décalages horaires de moins de 24 heures.
Si vous avez besoin de soustraire les temps dont la différence est supérieure à 24 heures , vous devez travailler avec des dates en plus des heures. Procédez comme ceci (boîte de dialogue Formater les cellules) :
1. Entrez l’heure de début dans la cellule A2 et appuyez sur Entrée.
2. Entrez l’heure de fin dans la cellule B2 et appuyez sur Entrée.
3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur A2 et sélectionnez Formater les cellules.
4. Choisissez la catégorie Personnalisé et tapez « m/d/yyyy h :mm AM/PM ».
5. Cliquez sur OK pour voir le format A2 passer à un format commençant par « 1/0/1900 » et ajuster la date.
6. Utilisez l’outil Reproduire la mise en forme pour copier la mise en forme de A2 en B2 et ajuster la date.
7. Entrez la formule =(B2-A2)*24 dans la cellule C2 et appuyez sur Entrée pour voir le changement total dans un format décrivant le nombre d’heures dans le temps écoulé entre A2 et B2.
AVERTISSEMENT Vous devez appliquer le format « Nombre » à C2 pour obtenir la valeur correcte dans la formule ci-dessus.
Temps additionnel dans Excel
Supposons que vous souhaitiez résumer le décalage de temps entre les membres de votre équipe travaillant sur plusieurs tâches de projet. Si ces durées Totaliser moins de 24 heures , procédez comme suit :
1. Entrez une durée dans la cellule B2 (au format h :mm) et appuyez sur Entrée.
2. Entrez l’autre durée dans la cellule B3 et appuyez sur Entrée.
3. Entrez la formule =B2+B3 dans la cellule B4 et appuyez sur Entrée.
CONSEIL DE PRO Si vous préférez cliquer sur un seul bouton au lieu d’entrer une formule, vous pouvez positionner le curseur en B4 et appuyer sur le bouton Σ (ou Somme automatique) dans l’onglet Accueil. Le bouton appliquera la formule =SUM(B2 :B3) à la cellule dans l’exemple ci-dessus.
Si la durée totale des tâches de votre projet S’ajoute à plus de 24 heures , procédez comme suit :
1. Entrez une durée dans la cellule B2 (au format h :mm) et appuyez sur Entrée. ( Avertissement: Attention, la durée maximale est de 23 heures et 59 minutes)
2. Entrez l’autre durée dans la cellule B3 et appuyez sur Entrée.
3. Entrez la formule =B2+B3 dans la cellule B4 et appuyez sur Entrée.
4. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur B4 et sélectionnez Formater les cellules.
5. Choisissez la catégorie Personnalisé et tapez « [h] :mm ;@ ».
6. Cliquez sur OK pour voir B4 afficher correctement la somme des temps dans B2 et B3.
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