Il n’est pas étonnant que vous vouliez ouvrir un café. Le café est l’une des boissons les plus populaires et rentables au monde. Il est robuste et délicat, savoureux et aromatique, stimulant et relaxant. C’est convivial, ça rassemble les gens et ça donne le coup d’envoi de la journée. L’industrie du café peut être très amusante. Si vous voulez savoir comment ouvrir un café, ne cherchez pas plus loin – nous avons compilé le guide ultime pour vous aider à démarrer.
Comment se préparer
Créer un plan d’affaires
Avoir un plan d’affaires est important. C’est similaire à une carte, vous aidant à aller de point A à point B. Il est également essentiel si vous cherchez un prêt ou un investissement. Vous voulez que votre prêteur voie ce que vous avez l’intention d’accomplir et comment vous planifiez le succès.
Créer un plan d’affaires vous aide à relier vos investissements avec des objectifs, avoir un modèle d’entreprise, montrer votre marché cible, votre stratégie de vente et le potentiel global de croissance. Cela vous aide également à déceler les points faibles, en vous concentrant sur les choses qui pourraient potentiellement mal tourner. Essayez de cartographier l’ensemble de l’entreprise y compris la structure commerciale, les clients, l’emplacement, les prix, les coûts, les produits, le personnel et les finances.
Choisissez la structure de votre entreprise
Lorsqu’il s’agit de choisir le type de structure juridique de votre entreprise, il est important de décider quelle structure vous soutient le mieux, vous et votre entreprise. C’est quelque chose que vous devrez faire avant d’enregistrer votre entreprise auprès de l’État. Il est préférable de choisir soigneusement la structure de votre entreprise, car cela vous affecte directement, ainsi que votre entreprise, en termes de responsabilité personnelle, de taxes, de protection juridique, de faillite, de vente ou même de transfert de propriété.
Vous pourriez gérer votre entreprise en tant que travailleur indépendant, en partenariat, en tant que société à responsabilité limitée (LLC) ou en tant que société. Les LLC et les sociétés offrent une protection contre la responsabilité personnelle, mais nécessitent la soumission de formulaires auprès de votre État. Prenez le temps de réfléchir à l’option qui vous convient le mieux.
Tenir compte des coûts : financement et finances
Sauf si vous avez déjà les finances pour commencer votre café, vous devrez calculer vos coûts de démarrage. Après avoir déterminé vos dépenses de démarrage, vous devrez décider où demander un financement. Vous pourriez avoir des fonds propres ou des investisseurs comme ressources financières, ou vous pourriez avoir besoin de contacter des banques et des coopératives de crédit pour demander un prêt pour petite entreprise. Une autre option populaire est le financement participatif, qui permet à d’autres personnes de soutenir et de contribuer au succès de l’entreprise. Quel que soit le moyen que vous choisissez, vous devez avoir une bonne idée de votre budget dès le départ. Pensez aux coûts tels que les rénovations, les aménagements, la construction, les machines, les systèmes d’eau, les moulins à café : tous ces éléments peuvent s’additionner. Il est inévitable que des choses imprévues surviennent, il est donc préférable d’être aussi précis que possible et d’éviter de sous-estimer.
12 étapes clés pour ouvrir un café
1. Ayez une vision
La passion avec une vision est la force motrice dont vous avez besoin pour passer à l’action et réussir. Votre désir sera le carburant de votre succès, et vos clients sentiront votre amour et votre dévouement pour l’entreprise. Cette vision et cette passion non seulement réalisent vos rêves et désirs personnels, mais offrent un résultat et une expérience exceptionnels à vos clients. Quand les temps sont durs, vous aurez besoin de ce carburant pour avancer et lorsque vous mettez tout votre cœur dans quelque chose que vous aimez, la récompense en est d’autant plus grande.
« Les gens passionnés peuvent changer le monde » —Steve Jobs
2. Faites vos recherches
Le savoir est le pouvoir et c’est une contribution majeure à votre succès. Pour acquérir des connaissances, vous devez faire des recherches. Commencez par apprendre les tenants et aboutissants de ce qui fait le succès d’un café.
Il existe de nombreuses façons de le faire, de l’expérience pratique au réseautage, en demandant à d’autres propriétaires de café expérimentés et en utilisant des outils éducatifs tels que des livres, des cours et du contenu en ligne. Cela vous fournira des outils et des informations importants pour avancer avec confiance. Faites une liste de questions pour vous aider à recueillir les informations dont vous avez besoin. Voici quelques exemples :
- Comment torréfie-t-on ses propres grains de café ?
- Qu’est-ce qui fait une bonne tasse de café ?
- Quelles sont les meilleures machines à utiliser ?
- Quels sont les essentiels du café ?
- À quoi ressemble la concurrence dans la région ?
- Quels sont les codes sanitaires d’un coffee shop ?
- Quelles autres sources peuvent aider l’entreprise à se développer ?
Plus vous avez de connaissances, meilleure sera votre entreprise. Vous aurez plus de perspicacité sur la manière de la gérer, et vous serez en mesure de prendre de bonnes décisions. Votre personnel aura confiance en vous et vos clients apprécieront acheter chez vous.
3. Identifier le coût de démarrage et l’équipement
Peu importe ce qui se passe, ouvrir un café engendra des dépenses, et celles-ci sont essentielles pour votre fonctionnement. Si vous optez pour un emplacement commercial neuf, il sera plus coûteux de construire et rénover que de louer un local existant. En fonction de la taille et de l’emplacement de votre café, le coût peut varier de 100 000 $ à 600 000 $. Déterminez quel est votre budget et quel est votre limite à dépenser pour les nécessités, y compris les rénovations, les meubles, les produits et l’équipement. Certains coûts de démarrage courants incluent:
- Espace locatif
- Utilitaires
- Licences et permis
- Assurance
- Publicités
- Salaires du personnel
- Ameublement et équipement
Pour obtenir une image complète, séparez vos coûts ponctuels, tels que les licences et les autorisations, l’équipement et les rénovations, de vos coûts mensuels, tels que les services publics, la publicité et les salaires des employés. Mieux vaut surestimer que sous-estimer, et il est important d’avoir un financement supplémentaire pour couvrir les coûts d’exploitation jusqu’à ce que l’entreprise devienne rentable. Cela peut prendre de six à douze mois.
4. Élaborez une stratégie de marque
Le branding va bien au-delà d’un simple logo. Il représente non seulement l’identité globale de votre entreprise, mais aussi la qualité de votre produit, permettant aux clients de reconnaître, de devenir familiers et de faire confiance à vos services. Pensez-y comme le visage et la personnalité de votre café, ce qui rend votre établissement unique et remarquable.
Demandez-vous : “Comment puis-je laisser une impression durable sur le consommateur et comment je veux que mes clients se sentent en arrivant ?” Vous voulez que votre marque active leurs sens afin qu’ils anticipent automatiquement l’expérience globale avant même de franchir la porte. Cela laisse une impression durable sur le consommateur, les encourageant à parler de leur expérience avec d’autres et à revenir.
Voici quelques questions utiles à vous poser lors du développement de votre marque :
- Ce qui rend votre café unique ? Par exemple, les grains de café, l’atmosphère, l’environnement, les services, les ingrédients, etc.
- Quel type d’expérience souhaitez-vous offrir et quel est le thème global de la boutique?
- Comment pouvez-vous créer un sentiment de communauté, et comment cela sert-il les autres en tant que lieu de rassemblement ?
- Votre logo de marque est-il attrayant et se traduit-il bien sur les emballages, les médias sociaux et les articles promotionnels ?
- Comment votre logo va-t-il créer un sentiment de familiarité et de confiance auprès des consommateurs ?
Une fois que vous avez trouvé le design parfait, n’oubliez pas de déposer votre logo en tant que marque de commerce et de protéger vos actifs créatifs.
5. Trouvez un emplacement et un espace commercial
Lorsque vous démarrez un café, il est important de choisir un emplacement et un espace qui offrent une expérience merveilleuse pour vos clients. Gardant cela à l’esprit, vous devrez également prendre en compte d’autres facteurs qui détermineront le succès de votre entreprise, en offrant un vrai potentiel de rentabilité. Choisissez un emplacement qui cible vos clients idéaux. Vous voulez vous assurer qu’il y aura suffisamment de passage dans la région pour fournir à votre café un volume élevé de clients fervents de café – maintenant votre entreprise stable toute l’année. Obtenez une idée de la densité de population dans votre région en contactant la ville ou en visitant les données du recensement.gov par code postal. Recherchez d’autres cafés dans la région. C’est une bonne idée de faire des recherches sur les autres cafés de la région pour voir s’ils sont en concurrence avec les produits et services que vous proposez. Certains cafés ciblent des publics spécifiques ou ont des horaires d’ouverture limités. Cela pourrait vous aider à déterminer si vous voulez cibler des clients lève-tôt ou couche-tard. Peut-être que vous souhaitez servir des sandwiches au petit-déjeuner le matin ou des desserts et du café le soir.
Dans tous les cas, il est bon de s’assurer que vous n’êtes pas en concurrence avec votre voisin, essayez plutôt de les compléter. Trouvez un endroit facilement accessible. Les clients sont attirés par des endroits facilement accessibles que ce soit à pied ou en voiture. Les clients apprécient la commodité d’un parking sans souci et d’une visibilité sur rue pour ceux qui se déplacent d’une destination à une autre. Trouvez un espace commercial. Trouver un espace de café confortable est juste l’un des éléments nécessaires pour une expérience de café exceptionnelle, mais malheureusement, tous les espaces commerciaux ne pourront pas accueillir plus que cela. Les cafés nécessitent un ensemble unique de commodités, telles qu’un espace suffisant pour circuler, de la place pour les machines à espresso, des canapés et des tables, de l’espace de cuisine, du gaz, des conduites d’eau et d’égout, pour n’en nommer que quelques-uns. N’oubliez pas de tenir compte de tout cela. Trouvez un espace commercial que vous pouvez vous permettre. Cela s’inscrit dans votre budget en tant que coût récurrent, en faisant un engagement à long terme. Prenez en compte la durée du bail, les augmentations de loyer, les rénovations, les exigences d’assurance, le dépôt de garantie, l’entretien et les réparations. Cela joue non seulement un rôle dans vos prix du café, mais peut également avoir un impact direct sur tout prêt commercial.
6. Déposer une demande de permis et de licences
Avant de mettre en route la machine à espresso et de remplir la vitrine avec des pâtisseries, vous devrez obtenir l’approbation des licences et permis d’État et locaux. Assurez-vous d’être bien préparé à l’avance et sachez que l’obtention de ces licences et permis prend du temps. Les exigences en matière de permis et de licences varient d’un État, d’une ville et d’un comté à l’autre, alors assurez-vous de vérifier avec votre zone d’activité afin de fonctionner pleinement en conformité avec les lois et réglementations de l’État.
Voici quelques licences et permis dont vous aurez probablement besoin pour ouvrir un café :
- EIN (numéro d’identification de l’employé)
- Licence d’exploitation
- Licence « Doing Business As » (DBA)
- Licence de service alimentaire au détail
- Licence de revente pour la taxe de vente
- Permis d’enseigne
- Assurance
- Permis de manutention des aliments
- Permis sanitaire de construction
- Licence de divertissement en direct
Une fois que ces documents importants sont en place, vous serez sur la bonne voie pour ouvrir vos portes.
7. Choisissez le bon fournisseur de café
Un café réussi est celui qui prépare du café de qualité à chaque fois. Une délicieuse tasse de café garde vos clients fidèles et les incite à revenir pour en avoir plus, rendant l’expérience agréable et valant chaque centime dépensé. Lorsque vous vous approvisionnez en café, vous voudrez offrir un produit dont vous êtes fier, et pour ce faire, vous devez vous associer au bon fournisseur.
Voici quelques points clés à prendre en compte lors du choix de votre fournisseur de café:
Qualité
Les amateurs de café peuvent être exigeants, alors soyez prêt à préparer une tasse de joe de haute qualité. Lorsque vous cherchez le bon fournisseur, il y a de nombreux facteurs à prendre en considération. Renseignez-vous sur l’origine, comment le café est torréfié et d’où proviennent les grains de café. Si possible, visitez le fournisseur et goûtez le café vous-même ou demandez des échantillons par courrier. Renseignez-vous sur la façon dont le café est stocké, car la chaleur et l’humidité peuvent endommager la saveur et la qualité. Recherchez un torréfacteur de café qui offre une grande variété d’options de grains de café et qui correspond à la vision de votre café.
Quantité
Trouvez un fournisseur capable de prendre en charge de faibles quantités minimales jusqu’à une capacité de volume plus élevée et offrant un délai rapide et fiable. Une fois que vous avez trouvé un fournisseur correspondant à vos besoins, vous voudrez vous assurer que le fournisseur est capable de croître avec vous. Vous voudrez peut-être acheter une grande variété de grains de café ou une quantité minimale pour commencer et une plus grande quantité à mesure que vous vous développez. Dans tous les cas, assurez-vous de choisir un fournisseur sur lequel vous pouvez compter. Votre entreprise aura des besoins fluctuants et vous voudrez vous assurer que le fournisseur est fiable et peut fournir un approvisionnement constant.
Service client
Pensez à votre fournisseur comme quelqu’un avec qui vous êtes en train de former une relation à long terme. Vous voudrez qu’ils soient tout aussi engagés à votre succès que vous l’êtes. Un bon fournisseur fournira un excellent service client et vous accompagnera à chaque étape, de la torréfaction à l’emballage, en passant par l’échantillonnage, la création de mélanges et la réalisation de commandes, qu’elles soient petites ou grandes.
Prix
Il y a quelques éléments importants à prendre en compte lors de la recherche d’un prix qui vous convient, notamment la qualité, les prix pour les clients et le profit. Tout d’abord, déterminez si le fournisseur propose des grains de qualité pour le prix. Ensuite, décidez si le prix est équitable pour vos clients et à quoi ressemblera votre marge de profit. Enfin, ce prix vous permettra-t-il de réaliser un profit ? Un bon café n’est pas bon marché, mais cela ne veut pas dire qu’il doit non plus vous ruiner. Le goût et le prix doivent surtout valoir la peine d’un retour.
8. Mise en page de la conception et flux de travail
Votre agencement et votre flux de travail de café joueront un rôle crucial dans l’attraction de clients à votre café. Non seulement l’ambiance et l’environnement sont importants, mais aussi le flux de clients, le flux alimentaire et le flux de café.
Voici quelques éléments à considérer lors de la conception d’un agencement : Créez une première impression. D’un point de vue marketing, votre première impression détermine qui deviendra vos clients. Déterminez quel message vous souhaitez transmettre et quel type d’expérience vous souhaitez que vos clients aient en franchissant la porte. Est-ce confortable et pittoresque? Y a-t-il de la musique, des espaces d’étude ou des espaces pour la conversation? Non seulement l’ambiance est importante, mais aussi les petits détails, comme l’endroit où votre client attendra en ligne, attendra son café et pourra se déplacer confortablement d’un endroit à un autre. Créez une bonne conception de flux de travail. Gardez à l’esprit que vous voudrez offrir un excellent service à vos clients et pour cela, vous devrez vous déplacer rapidement et efficacement. Les cafés peuvent être très fréquentés, donc il est important que l’aménagement permette à vos baristas de se déplacer avec grâce et rapidité lorsqu’ils sont sous pression. Créez un agencement qui permet au barista de suivre un bon flux, de la prise de commande à la préparation, au broyage, à la vaporisation et à la moussage.
Bien avant de signer tout contrat, assurez-vous que le bâtiment peut accueillir un bon flux de travail et un agencement adéquat. Réfléchissez à la façon dont vous disposerez et placerez les éléments essentiels.
- Machines à café, moulins, mousseurs à lait et équipements de cuisine
- Stockage et fournitures
- Présentoir alimentaire
- Menus et enseignes
- Places assises à l’extérieur et à l’intérieur
- Assemblage des aliments
- Assemblage du café
- Flux de clients et d’employés
9. Commander de l’équipement et des fournitures
Un équipement de qualité est nécessaire pour une bonne tasse de café mais, malheureusement, l’équipement n’est pas bon marché. Il est préférable de bien se renseigner lors de gros achats et de se rappeler que l’équipement de qualité est un investissement à long terme, essentiel pour la croissance et le succès de votre entreprise.
Voici une liste des équipements essentiels dont vous aurez probablement besoin pour votre café:
- Machine à expresso et à café
- Moulin à café
- Système de filtration de l’eau
- Réfrigération et congélateurs
- Équipement pour aliments chauds
- Système de point de vente (PDV)
- Contenants de café sur place et à emporter
- Machine à glaçons
- Présentoir de boulangerie
Voici juste une liste de démarrage de votre équipement et fournitures standard. N’oubliez pas de faire des recherches car chaque détail compte. Préparez-vous à remplir vos étagères avec des blenders, des agitateurs, des sirops, des variétés de lait, des condiments, des contenants, des thermomètres et plus encore. Un logiciel de gestion des stocks est également un excellent outil pour suivre et identifier ces articles, ce qui rend facile de savoir ce qui est en stock et ce qui doit être réapprovisionné.
10. Embauchez et formez votre équipe
Un bon barista va loin, depuis la toute première interaction avec le client jusqu’à ses compétences en matière de préparation du café. N’oubliez pas, les personnes que vous embauchez sont le visage de votre café et elles ont la capacité de faire une différence positive dans la journée de vos clients. Le service client est essentiel, donc engagez du personnel qui comprend l’importance de construire des relations avec les gens et qui ont de solides compétences en communication. Les clients apprécient une interaction sincère et cela aidera à créer un lien entre le client et le café.
Vous devez également former correctement vos employés afin qu’ils puissent préparer un excellent café avec confiance. Assurez-vous que le barista est prêt à apprendre et est pleinement équipé de tous les outils essentiels et des connaissances nécessaires pour réussir, même un barista talentueux bénéficiera d’un rafraîchissement.
Voici quelques éléments à rechercher lors de l’embauche et de la formation d’un barista :
- Excellent service à la clientèle
- Solides compétences en communication
- Souci du détail
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
- Capacité à travailler sous pression
- Responsable et fiable
- Volonté d’apprendre
- Propreté
- Une attitude positive
Dans l’ensemble, un excellent barista n’aura pas seulement un amour pour le café, mais il se souciera du succès et de la réputation de votre entreprise. Apprenez-en davantage dans notre guide sur comment embaucher des employés.
11. Commercialisez votre marque
Il peut être frustrant de gagner en visibilité lorsque l’on démarre, c’est pourquoi avoir un plan marketing pour votre marque devrait être une priorité absolue. Il est également important d’adapter vos publicités et produits promotionnels de manière à attirer les bonnes personnes. Il existe de nombreuses façons influentes de promouvoir votre marque, assurez-vous donc d’utiliser tous les moyens de marketing disponibles, que ce soit à travers du contenu web en ligne, des réseaux sociaux, de la publicité en magasin ou en s’impliquant dans la communauté.
Jetons un coup d’œil à quelques façons de promouvoir votre marque:
- Créer un site web
- Optimisation pour les moteurs de recherche (SEO)
- Réseaux sociaux
- YouTube, Instagram et Facebook
- Marketing d’influence
- LinkedIn (en anglais seulement)
- Rassemblements communautaires et boutiques éphémères
- Cadeaux et tirages au sort
- Publicité payante
- Réseautage
12. Portes ouvertes
Le travail acharné paie et une fois que les formalités sont signées, la décoration est en place et le personnel est sur le planning, il est temps d’ouvrir votre café. Pour ce faire, vous devrez inciter les gens à franchir vos portes le jour de l’ouverture.
C’est maintenant le moment de créer un buzz sur vos réseaux sociaux. Prévoyez un événement de coupure de ruban pour promouvoir votre entreprise ou accueillez quelques personnes lors d’une ouverture en douceur pour une expérience inédite. Publiez sur les réseaux sociaux au sujet du jour de l’ouverture, en informant votre public cible que vous serez ouvert pour affaires. Vous pouvez même offrir des réductions ou des cadeaux gratuits comme incitation ; cela aidera à susciter la curiosité et inciter les gens à venir visiter.
Lors de la journée portes ouvertes, il est bon de montrer le visage derrière la marque. Mêlez-vous à vos clients et prenez le temps de connaître votre communauté, car cela contribue à établir de bonnes relations durables.
Conseils pour réussir après l’ouverture d’un café
Investissez dans un système de point de vente solide
Vous pouvez grandement améliorer votre entreprise grâce à un système de point de vente (PDV). Les systèmes PDV se composent de matériel et de logiciels, travaillant ensemble pour traiter les ventes et les transactions de paiement au point de vente. Ce système est numérique avec un écran tactile intuitif et une interface, remplaçant la caisse enregistreuse traditionnelle.
Avoir un système de point de vente bénéficiera à tous les domaines de votre entreprise. Il permet aux clients d’utiliser différents types de paiement, ce qui augmente à son tour vos revenus. Il améliore la précision avec un écran tactile, vous permettant de surveiller de près les ventes, les bénéfices et les dépenses.
Il affiche des données d’inventaire en temps réel à partir du suivi des stocks, ce qui rend les réapprovisionnements simples. Il comprend également une fonctionnalité de pointeuse pour que les employés puissent pointer à l’entrée et à la sortie. Vous pouvez imprimer des rapports, personnaliser les reçus et bien plus encore. Une solution de point de vente est un excellent ajout, renforçant ainsi le succès de votre entreprise et maintenant votre entreprise organisée et fonctionnant en douceur.
Gardez une longueur d’avance
Dans un marché saturé de cafés, il est important que votre café se démarque. Trouvez des moyens de faire passer votre café à un tout autre niveau, donnant à vos clients une bonne raison de visiter votre café et non vos concurrents. Cela ramène de l’argent à la caisse et augmente les bénéfices.
Créez de la cohérence avec vos clients afin qu’ils sachent à quoi s’attendre, leur donnant ainsi une raison de revenir, ce qui contribue à établir une relation à long terme. Pensez à quelque chose que vous pouvez inclure dans leur expérience et qu’ils ne trouveraient nulle part ailleurs, comme un biscuit gratuit pour tout achat, des récompenses ou des programmes de fidélité. Une autre façon est de créer un environnement chaleureux et accueillant. Diffusez de la musique relaxante, aménagez des espaces lounge confortables et offrez le Wi-Fi gratuit, cela aidera vos clients à se sentir chez eux.
Café indépendant vs démarrage d’une franchise
Ouvrir un café indépendant
La possession indépendante d’une petite entreprise est destinée à ceux qui ont une vision personnelle et qui veulent suivre leurs propres passions. Vous décidez de la façon dont l’entreprise sera gérée. Vous êtes votre propre patron et vous prenez les décisions dans tous les domaines d’activité. Si vous décidez d’ouvrir un café indépendant, vous aurez la liberté et l’indépendance de créer pleinement et de commercialiser votre propre produit et votre propre marque.
D’autre part, vous aurez moins d’exposition et vous devrez développer votre propre clientèle. Vous êtes entièrement responsable du développement et du maintien du succès de l’entreprise.
Ouverture d’un café franchisé
Lorsque vous franchisez un café, vous achetez les droits à une entreprise pour exploiter et faire des affaires sous leur nom de marque. Ils fournissent le plan pour reproduire une formule éprouvée. Il y a de nombreux éléments contrôlés lors de l’ouverture d’une franchise, allant des heures d’ouverture et des stratégies marketing au type d’équipement et d’ingrédients utilisés.
Ils définissent comment l’entreprise fonctionnera de toutes les manières et vous acquérez la réputation d’une marque que la plupart des gens connaissent déjà et en qui ils ont confiance. Si vous décidez d’ouvrir une franchise, vous serez responsable de la signature de contrats et du respect de nombreuses règles et réglementations. Les coûts de démarrage peuvent être élevés et vous devrez payer des frais continus pour continuer à utiliser leur nom.
En bref, les deux ont des avantages et des inconvénients, et les deux ont le potentiel de succès. Il est important de faire vos recherches et de prendre en compte tous les facteurs avant de prendre une décision.
Conclusion
Nous savons tous que le café ne se démodera jamais. Les cafés continuent de se développer et deviennent de plus en plus populaires chaque jour, en offrant une variété de saveurs et de styles. Vous réussirez probablement en tant que propriétaire de café si vous avez un amour constant pour votre entreprise et un plan d’affaires solide. Restez engagé dans le voyage, exprimez votre côté créatif et soyez ouvert à l’apprentissage. Dans l’ensemble, posséder un café peut être une expérience gratifiante et rentable.
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