Microsoft Project Review 2024 : fonctionnalités, avantages et inconvénients

Au cœur de Microsoft Project se trouve un logiciel de planification de projet avec une gestion avancée des ressources, une gestion automatique des tâches et des rapports pré-construits. Il comprend toutes les fonctionnalités de base dont vous avez besoin pour la gestion de projet, telles que:

Fonctionnalités d’attribution de rôle

Dans Microsoft Project for the web, vous pouvez facilement créer un groupe pour chaque projet et ajouter des membres au groupe. Ensuite, définissez les autorisations pour savoir comment les utilisateurs peuvent interagir avec le projet, qu’ils puissent seulement visualiser ou modifier les tâches et les détails du projet. Dans l’ancienne version Microsoft Project Online, vous devez choisir si la personne qui a accès est un utilisateur ou une ressource. Les utilisateurs actifs doivent être ajoutés avec leur numéro de licence. Et pour les versions sur site de Project, vous devez utiliser l’option de partage via SharePoint pour ajouter des personnes au projet.

Échéanciers

Toutes les versions de Microsoft Project offrent une vue chronologique, vous permettant de voir comment un projet évolue d’un point de vue global. Vous pouvez voir les dépendances des tâches ainsi qu’une liste de tâches sur le côté dans Project for the web, afin de vous concentrer sur une partie spécifique du projet pour une vue plus claire. Déplacez n’importe quelle barre de tâche sur la chronologie à une date différente et toutes les autres tâches liées s’ajusteront aux dates.

Dans Microsoft Project Professional, la vue chronologique est une vision statique de votre projet. C’est un bon moyen de simplement voir ce qui arrive et de vous aider à planifier en conséquence si vous êtes en retard.

Diagrammes de Gantt

Dans la version sur site de Microsoft Project, le diagramme de Gantt est l’endroit où vous trouverez la vue la plus fonctionnelle. Vous pouvez ajuster les tâches et toutes les tâches connexes s’ajustent de manière dynamique lorsque vous prolongez ou réduisez le temps d’une tâche. Dans cette version, vous pouvez ajouter une multitude de paramètres à suivre sur votre diagramme de Gantt, des valeurs de référence aux coûts en passant par les pourcentages complets.

Bien que Microsoft Project pour le web n’ait pas de diagramme de Gantt spécifique, la vue chronologique fonctionne de manière similaire au Gantt. Vous ne pouvez pas suivre un nombre aussi important de paramètres dans un projet que dans les versions de bureau, mais il est également plus facile à utiliser que les versions plus complexes de Microsoft Project.

Intégrations logicielles

La plupart des intégrations de Microsoft Project sont avec d’autres produits Microsoft. Microsoft 365, Teams et SharePoint sont des standards qui peuvent aider à étendre les fonctionnalités de votre logiciel de gestion de projet. Dans l’ensemble, il y a moins d’intégrations par rapport à d’autres logiciels de gestion de projet grand public.

Dépendances

Chaque version de Microsoft Project vous permet de définir des dépendances entre les tâches, ce qui facilite considérablement la planification de projet. Dans Microsoft Project pour le web, vous pouvez choisir une tâche dans un menu déroulant pour créer la connexion entre elle et une autre tâche. Cela sera reflété dans la vue chronologique avec une flèche. Le programme propose même des tâches suggérées en utilisant l’apprentissage machine et les actions historiques.

Dans les versions sur site, la liaison des tâches est un peu plus compliquée et nécessite plus d’étapes. À partir du diagramme de Gantt, vous devez choisir les tâches que vous souhaitez lier en cliquant et en maintenant Ctrl, puis accéder au menu des tâches et choisir l’icône de liaison.

Budgétisation

Les versions bureau de Microsoft Project vous permettent de créer des champs de coûts personnalisés afin de suivre les budgets. Associez cela à la gestion des ressources et vous aurez un moyen fiable de suivre les finances et d’allouer les ressources nécessaires et autorisées pour un projet.

Les plans tarifaires pour Microsoft Project sont un peu confus en raison des noms des plans et de ce qui est inclus. Il y a cinq plans au total : Project Plan 1, Project Plan 3 et Project Plan 5 sont tous des solutions basées sur le cloud et/ou sur le bureau ; Project Standard 2021 et Project Professional 2021 sont des programmes sur site. Les tarifs commencent à 10 $ par utilisateur par mois.

Plan de projet 1

Voici la version de base de Microsoft Project pour le web, qui donne aux utilisateurs accès uniquement au client basé sur le navigateur. Il coûte 10 $ par utilisateur par mois et il est facile d’ajouter des projets et des tâches à partir de n’importe quel appareil. Vous disposez de trois vues, dont les vues Gantt, grille et tableau, afin de travailler comme vous le souhaitez.

Plan de projet 3

Avec ce plan, vous payez 30 $ par utilisateur par mois et vous avez accès à la version cloud de Microsoft Project pour le web et au client de bureau connu sous le nom de Project Online. Les fonctionnalités supplémentaires comprennent la planification de projet, les téléchargements de bureau pour jusqu’à cinq PC et la gestion des ressources.

Plan de projet 5

Pour 55 dollars par utilisateur par mois, vous pouvez choisir ce plan pour des besoins de gestion de projet plus complexes. Vous pourrez créer des portefeuilles de projets avec différents scénarios pour vous aider dans les prédictions de projet. Il y a également des fonctionnalités de gestion de la demande et de planification des ressources de niveau entreprise. Cette version vous offre également un accès client de bureau et l’application basée sur le navigateur.

Norme de projet 2021

Si vous gérez des projets et des budgets en solitaire, une licence perpétuelle pour le client de bureau Project Standard 2021 pourrait être tout ce dont vous avez besoin. Elle coûte 679,99 $ pour une licence et comprend les outils dont vous avez besoin pour planifier et gérer les tâches, les budgets et les projets. Des outils de reporting sont également inclus.

Professionnel de projet 2021

Pour obtenir la même fonctionnalité que Microsoft Project Standard 2021 avec l’avantage supplémentaire de pouvoir se synchroniser avec Microsoft Project Online, vous voudrez peut-être envisager Project Professional 2021. C’est également une solution sur site avec des outils de gestion des ressources et de suivi du temps via des feuilles de temps ajoutées. Le coût est de 1 129,99 $ par licence.

La configuration de Microsoft Project peut être un processus long et frustrant, que vous choisissiez la version bureau ou navigateur. Vous devez vous inscrire à Microsoft 365 si vous ne l’avez pas déjà, puis choisir l’application que vous préférez utiliser. Il n’y a pas de plan gratuit, mais vous pouvez vous inscrire à un essai gratuit de 30 jours. Cependant, l’essai est uniquement pour les nouveaux utilisateurs. Après quelques faux départs en tant qu’utilisateur existant de Microsoft, vous devriez pouvoir obtenir un essai de cinq jours de leur part.

Commencer avec la version bureau de Microsoft Project est assez facile si vous commencez avec l’un des nombreux modèles préfabriqués. Une fois le projet chargé, vous pouvez personnaliser les champs comme nécessaire, définir les heures de début et ensuite choisir si vous souhaitez choisir manuellement les dates pour le calendrier ou laisser Microsoft déterminer automatiquement les dates d’échéance des tâches.

Il est un peu surprenant de voir combien de temps il faut pour mettre en place un projet sur Project pour le web. C’est l’une des configurations les plus lentes que nous ayons vues de n’importe quel système de gestion de projet. En fait, il y a une note indiquant que le logiciel enverra un e-mail lorsque votre projet sera configuré et prêt à être travaillé. Une fois qu’il est configuré, il est simple de créer et d’attribuer des tâches.

Bien que la facilité d’utilisation soit un facteur subjectif, il est juste de dire que toutes les versions de bureau de Microsoft Project ont une courbe d’apprentissage beaucoup plus raide que la version basée sur le cloud. Microsoft Project Standard et Professional offrent beaucoup plus de fonctionnalités pour la planification de projets, la budgétisation et le suivi des ressources, mais il faut plus d’étapes pour réaliser des actions dans les programmes.

Microsoft Project pour le web est beaucoup plus convivial. L’interface est propre et intuitive. Il suffit de créer un projet, d’ajouter des tâches et de double-cliquer pour accéder à tout ce dont vous avez besoin dans chaque tâche pour mettre en place des dépendances, ajouter des pièces jointes ou se connecter à des objectifs.

Si vous utilisez la version de bureau de Microsoft Project, la sécurité est principalement entre vos mains. Lorsque vous devez partager un projet, vous le ferez via SharePoint et votre projet sera ensuite protégé par les fonctionnalités de sécurité de SharePoint. Il y a aussi le Centre de confiance, dans lequel vous pouvez empêcher les utilisateurs de se connecter, ajuster les paramètres des macros et ajouter des utilisateurs de confiance.

Dans Microsoft Project pour le web, vous pouvez définir des autorisations pour chaque utilisateur. De plus, vous devez configurer l’authentification multifacteur (MFA) en utilisant l’application Microsoft Authenticator pour accéder à vos applications. Si vous préférez ne pas télécharger l’application, vous avez la possibilité d’utiliser votre smartphone pour sécuriser votre connexion.

Microsoft propose une section d’auto-assistance robuste pour tous ses outils de gestion de projet. Vous pouvez rechercher divers articles pour les versions de bureau ou en ligne de Microsoft Project. Si la base de connaissances n’est pas suffisante, vous pouvez chercher des informations sur le blog Project, rechercher une réponse dans la section d’aide intégrée dans le logiciel basé sur le cloud ou contacter le personnel de support Microsoft 365 via chat en direct.

L’attente pour un représentant du chat en direct n’a pas été terriblement longue. Cependant, obtenir des réponses du représentant a pris un certain temps et bon nombre des réponses étaient clairement copiées et collées à partir d’un script. Globalement, obtenir des réponses à quelques questions a pris environ 20 minutes.

Microsoft Project propose quelques fonctionnalités supplémentaires qui vont au-delà des bases des logiciels de gestion de projet typiques. Beaucoup de ces fonctionnalités peuvent réduire vos tâches répétitives, vous aider à mieux suivre l’avancement du projet ou fournir des options de flux de travail qui ont du sens pour votre équipe.

Modèles personnalisables

Commencer un nouveau projet avec un modèle dans les versions de bureau de Microsoft Project est facile et vous pouvez les personnaliser complètement. Il y a plus de 20 modèles prédéfinis disponibles. Dans Microsoft Project pour le web, vous avez huit modèles pour commencer et chacun est personnalisable.

Suivi des jalons

Microsoft Project vous permet de créer des jalons à n’importe quel stade d’un projet. Dans l’application de bureau, il suffit d’ajouter une nouvelle tâche et d’ouvrir la boîte d’informations de la tâche. Dans la section avancée, vous pouvez le configurer comme un jalon en cochant une case (puis choisir la durée, la date et ajouter plus d’informations à ce sujet).

Il n’existe pas de méthode spécifique pour créer un jalon dans Microsoft Project pour le web, mais vous pouvez créer des objectifs. Ces objectifs n’apparaîtront pas sur votre chronologie, mais vous pouvez lier des tâches à des objectifs, ce qui vous permet de suivre la progression de parties de votre projet.

Tableau Kanban

Vous pouvez accéder à un tableau de style Kanban dans Microsoft Project pour le Web, mais il n’est pas disponible en tant que vue dans les versions de bureau du programme. Le style de carte est similaire à d’autres logiciels de gestion de projet avec quelques différences. Les colonnes sont appelées “buckets” et les cartes sont simplement appelées “tâches”. Vous pouvez gérer les champs personnalisés, les priorités, les statuts, les dépendances et les pièces jointes de chaque carte.

Facturation et facturation

Il n’y a pas de fonctionnalités natives de facturation ou de facturation dans Microsoft Project. Vous pouvez suivre le temps en heures facturables et non facturables, créer un rapport puis l’exporter pour l’utiliser dans un autre programme afin de créer des factures.

Accès invité

Le moyen le plus simple de partager des informations sur un projet au sein des versions de bureau de Microsoft Project est d’exécuter un rapport pertinent pour le client. Dans Microsoft Project pour le web, vous pouvez offrir un accès en lecture seule aux projets si vous les ajoutez à un groupe spécifique faisant partie du projet. Les invités accèdent au projet via une URL spécifique. Vous pouvez définir des autorisations spécifiques pour les invités disposant d’une licence Microsoft Project pour leur permettre de modifier des tâches, joindre des fichiers ou créer un projet.

Alternatives à Microsoft Project et comment elles se comparent

Comparatif entre Microsoft Project et ClickUp

Dans l’ensemble, tout ce que vous pouvez faire dans Microsoft Project est possible dans ClickUp. La plus grande différence entre les deux, mis à part le fait que ClickUp coûte la moitié de Microsoft Project, est que ClickUp est beaucoup plus collaboratif.

Comparatif entre Microsoft Project et Smartsheet

Smartsheet est un outil de gestion de projet plus convivial comparé à Microsoft Project. Il dispose d’une interface de type feuille de calcul intuitive, inclut des outils de collaboration et offre des intégrations avec des tiers. Les deux sont des logiciels de gestion de projet puissants, mais il est probable que Microsoft Project nécessite plus de temps et d’efforts pour démarrer.

Microsoft Project contre Trello

Les versions de bureau de Microsoft Project excellent dans la gestion des ressources et la planification, en en faisant un excellent choix pour le développement de produits et de fonctionnalités, mais les utilisateurs inexpérimentés peuvent rencontrer des difficultés pour le configurer. Trello est facile à utiliser immédiatement et inclut la plupart des vues dont vous avez probablement besoin. Si vous avez besoin d’un diagramme de Gantt interactif, Microsoft Project est un meilleur choix, car Trello nécessite l’utilisation d’une intégration.