Dans le passé, externaliser les tâches administratives signifiait engager un assistant personnel ou administratif à un coût plus élevé. Maintenant, vous pouvez engager un assistant virtuel de n’importe où dans le monde et les intégrer à votre équipe pour vous permettre de travailler de manière plus efficace.
Bien sûr, comme tout bon membre d’équipe, un assistant virtuel a besoin des bons outils pour faciliter et rendre son travail plus efficace. C’est là que les meilleurs logiciels pour assistants virtuels interviennent.
Que vous embauchiez des assistants virtuels ou que vous soyez un assistant virtuel à la recherche de nouvelles technologies, nous avons toutes les meilleures options ici. Découvrez les meilleurs logiciels pour assistants virtuels à ajouter à votre boîte à outils en 2024.
Qu’est-ce qu’un logiciel d’assistant virtuel ?
Le logiciel d’assistant virtuel est tout outil ou programme que les assistants virtuels (AV) utilisent pour rationaliser leur travail et se connecter avec les membres de l’équipe. Alors que le propriétaire de l’entreprise décide généralement du logiciel à utiliser, si vous êtes un AV vous-même, vous pourriez approcher vos collaborateurs avec des suggestions d’outils.
La plupart des logiciels d’assistant virtuel comprennent des outils de collaboration à distance, des outils de communication d’équipe, des applications de rappel et des outils de gestion de documents. Vous pourriez également investir dans des logiciels d’intelligence artificielle (IA) comme des outils d’IA pour les réunions, des calendriers d’IA et des outils de gestion de projet d’IA.
Les assistants virtuels utilisent ces outils pour rester connectés, communiquer efficacement, gérer les projets et les tâches, et créer de meilleures relations de travail avec leurs clients. Avoir les bons outils rend le travail plus facile, plus rapide et plus engageant pour tout le monde impliqué.
Comment choisir le meilleur logiciel d’assistant virtuel pour votre entreprise
Il existe des milliers d’outils qu’un assistant virtuel pourrait utiliser pour travailler de manière plus productive, ce qui peut rendre difficile le choix. Vous ne savez pas par où commencer ? Voici ce qu’il faut rechercher lors de l’évaluation des différents outils logiciels pour assistant virtuel :
- Spécialité: Quelle est la spécialité de cette application, et correspond-elle à vos besoins, tels que la messagerie instantanée, la facturation, l’externalisation de la gestion de projet ou le design graphique?
- Fonctionnalités: L’application possède-t-elle toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
- Familiarité: Savez-vous déjà, vous et votre VA, comment utiliser cette application ou ce type de logiciel ?
- Prisée : L’outil ou l’application est-il abordable ? Existe-t-il une version gratuite ?
- Facilité d’utilisation : Le logiciel de l’application est-il facile à utiliser? Votre VA peut-elle apprendre à l’utiliser rapidement?
- Notes et commentaires : Que pensent les autres utilisateurs du logiciel ? Comment est le support client ?
Utilisez ces questions pour décider de ce qui compte le plus afin de déterminer dans quels outils investir et lesquels laisser de côté. Si vous travaillez déjà aux côtés d’un(e) assistant(e) virtuel(le), demandez-leur également leurs opinions et insights personnels.
10 meilleurs outils logiciels d’assistant virtuel en 2024
Les bons outils logiciels d’assistant virtuel rationalisent vos flux de travail et aident à accomplir les tâches plus rapidement et plus efficacement. Si vous souhaitez travailler de manière plus productive cette année, envisagez d’utiliser ces outils d’IA et applications logicielles pour les assistants virtuels.
1. Cliquezvers le haut
Que vous souhaitiez une plateforme qui facilite la collaboration en équipe avec votre assistant virtuel ou que vous soyez un VA cherchant un outil pour vous aider à gérer le travail de vos clients, ClickUp est le meilleur choix disponible.
ClickUp excelle dans la gestion de projet et peut être utilisé pour rationaliser l’ensemble de votre processus, de l’idéation du projet à son achèvement. Externalisez des tâches à votre assistant virtuel et suivez facilement leur progression, ou demandez à votre VA d’agir en tant que chef de projet pour vous.
Organisez les projets et les tâches, visualisez votre progression en un coup d’œil et suivez votre activité au fur et à mesure de l’avancement du projet. Créez votre propre configuration personnalisée, ou utilisez le Plan de tâches de gestion de projets ClickUp pour démarrer le processus.
ClickUp peut devenir votre destination tout-en-un pour tout ce qui concerne les projets, les tâches et la productivité. Organisez les projets, créez des listes de tâches, attribuez des tâches, surveillez les charges de travail, collaborez sur les documents ClickUp, et plus encore, le tout en un seul endroit.
Si vous n’avez pas encore engagé un assistant virtuel, voyez si ClickUp AI peut agir en tant qu’assistant personnel à la place. Utilisez notre nouvelle fonctionnalité passionnante d’IA pour résumer des documents, créer des actions, améliorer votre écriture, formater du contenu, brainstormer des idées, et plus encore.
Les automatisations de ClickUp recréent également l’expérience d’avoir un assistant personnel. Économisez du temps sur les tâches manuelles et répétitives et laissez l’automatisation s’occuper d’elles à votre place. Utilisez nos Automatisations pré-construites ou personnalisez-les avec vos propres déclencheurs et règles.
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Créez des tâches, attribuez-les à votre VA et suivez le progrès avec les tâches ClickUp
- Organisez toutes vos données de contact pour un accès facile grâce à notre CRM intégré
- Associez vos objectifs à votre stratégie globale avec les objectifs ClickUp
- Collaborez avec les membres de votre équipe grâce à ClickUp Chat intégré
- Gagnez du temps et rationalisez vos flux de travail avec les modèles ClickUp
- Simplifiez votre processus de gestion du personnel grâce aux fonctionnalités RH de ClickUp
- Obtenez une vue d’ensemble de ce qui se passe grâce aux tableaux de bord ClickUp personnalisables
- Utilisez les intégrations ClickUp pour vous connecter à plus de 1 000+ autres outils
Limites de ClickUp
- Certains utilisateurs peuvent trouver la variété de fonctionnalités et d’options de personnalisation écrasante au premier abord
- Alors que ClickUp AI peut déjà agir comme votre propre assistant personnel, c’est une nouvelle version, donc plus de fonctionnalités seront dévoilées avec le temps.
Tarification de ClickUp
- Gratuit pour toujours
- Illimité: 5 $/mois par utilisateur
- Affaire: 12 $/mois par utilisateur
- Business Plus : 19 $/mois par utilisateur
- Entreprise: Contactez-nous pour connaître les prix
- ClickUp AI : Disponible sur tous les plans payants pour 5 $/membre Workspace par mois
Notes et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (8 900+ avis)
- Capterra: 4,6/5 (3 800+ avis)
2. Relâchement
Slack est une plateforme de productivité et un outil de communication d’équipe qui facilite la connexion avec les membres de votre équipe et l’accomplissement des tâches, similaire à Microsoft Teams.
Utilisez Slack pour créer un endroit centralisé pour discuter en direct ou de manière asynchrone, et utilisez des automatisations pour simplifier votre flux de travail et gagner du temps sur les tâches répétitives. 💬
Meilleures fonctionnalités de Slack
- Communiquez avec les membres de votre équipe dans les canaux
- Restez en contact avec les freelances et les sous-traitants avec Slack Connect
- Automatisez les actions de routine avec le générateur de flux de travail
- Organisez des appels audio et vidéo en direct avec Huddle
Limites de Slack
- La quantité de notifications peut devenir écrasante si elle n’est pas gérée avec soin
- Les AV ayant plusieurs clients ne pourront pas voir toutes leurs communautés Slack dans une seule fenêtre, et passer de l’une à l’autre ou les ouvrir dans des fenêtres séparées peut être fastidieux.
Tarification Slack
- Libre
- Pro: 7,25 $/mois par utilisateur
- Affaires+ : 12,50 $/mois par utilisateur
- Grille d’entreprise : Contactez-nous pour connaître les prix
Notes et avis sur Slack
- G2 : 4,5/5 (31 900+ avis)
- Capterra: 4,7/5 (23 000+ avis)
3. Zoomez
Zoom est un outil logiciel de collaboration à distance et de vidéoconférence qui vous connecte avec les membres de votre équipe pour des appels vidéo, des réunions virtuelles, des discussions d’équipe et des tableaux blancs numériques. En plus d’être un logiciel de réunion virtuelle, vous pouvez également utiliser Zoom pour la planification de rendez-vous, des événements virtuels et des webinaires en ligne.
Zoom sur les meilleures fonctionnalités
- Demandez à votre AV de planifier des appels et des réunions avec les clients
- Enregistrez des appels vidéo afin de pouvoir les utiliser à des fins de formation et de référence
- Utilisez l’intelligence conversationnelle pour améliorer votre stratégie d’appels de vente
- Augmentez votre productivité avec AI Companion de Zoom
Limites du zoom
- Certains plans comportent une limite de temps pour les réunions
- Certains utilisateurs signalent des problèmes de temps d’arrêt et de stabilité
Tarification de Zoom
- Libre
- Pro: 15,99 $/mois par utilisateur
- Affaire: 19,99 $/mois par utilisateur
- Business Plus : 25 $/mois par utilisateur
Notes et avis sur Zoom
- G2 : 4,5/5 (53 600+ avis)
- Capterra: 4,6/5 (13 600+ avis)
4. QuickBooks (en anglais)
QuickBooks est une collection d’outils de logiciels de comptabilité en ligne conçus pour faciliter la comptabilité, la tenue de livres, la paie et le suivi du temps pour les petites entreprises et les entrepreneurs.
Utilisez QuickBooks pour externaliser ces tâches à un assistant virtuel ou un comptable virtuel, ou utilisez le logiciel pour simplifier le processus de paiement de vos entrepreneurs, comme vous le feriez avec d’autres applications similaires telles que Freshbooks.
Meilleures fonctionnalités de QuickBooks
- Suivez les revenus, les transactions bancaires, les reçus, etc.
- Gérer les factures, les dépenses et les déductions fiscales
- Configurer la paie, les impôts et les formulaires automatiques
- Travaillez en déplacement : consultez et approuvez les feuilles de temps et utilisez des outils de suivi du temps sur mobile
Limites de QuickBooks
- L’application mobile n’est pas toujours facile à utiliser pour les tâches, selon certains utilisateurs.
- Certains utilisateurs signalent des problèmes de vitesse et de stabilité
Tarification de QuickBooks
- Prime: 20 $/mois pour 1 utilisateur administrateur (8 $/mois pour chaque utilisateur supplémentaire)
- Élite: 40 $/mois pour 1 utilisateur administrateur (10 $/mois pour chaque utilisateur supplémentaire)
Notes et avis sur QuickBooks
- G2 : 4.0/5 (3 100+ avis)
- Capterra: 4,3/5 (6 300+ avis)
5. Google Agenda
Le Google Calendar est un calendrier en ligne partageable que vous pouvez utiliser pour rester organisé et productif lorsque vous travaillez seul ou avec votre assistant virtuel. Utilisez Google Calendar pour planifier des tâches, avoir un aperçu de vos rendez-vous et programmer des réunions avec d’autres personnes.
Meilleures fonctionnalités de Google Agenda
- Partagez votre calendrier avec votre assistant virtuel, ce qui simplifiera l’organisation des rendez-vous pour eux.
- En tant qu’assistant virtuel, ajoutez des réunions, des rendez-vous et des événements aux calendriers de vos clients pour qu’ils restent organisés et à jour.
- Superposez plusieurs calendriers dans une seule vue pour voir rapidement les disponibilités
- Personnalisez l’affichage de votre calendrier avec différentes couleurs
- Disponible en tant que partie intégrante du reste de la suite de produits Google ou en tant que partie des plans payants axés sur les entreprises de Google Workspace.
Limites de Google Agenda
- Il est facile de fermer accidentellement la fenêtre “créer une réunion”, ce qui signifie que vous perdez votre progression et devez recommencer.
- Les utilisateurs signalent que vous ne pouvez pas classer les tâches comme étant de faible ou de haute priorité comme vous le pouvez dans d’autres outils, comme ClickUp.
Tarifs de Google Agenda
- Libre
- Démarreur d’entreprise : 6 $/mois par utilisateur
- Norme d’affaires : 12 $/mois par utilisateur
- Business Plus : 18 $/mois par utilisateur
- Entreprise: Contactez-nous pour connaître les prix
Notes et avis sur Google Agenda
- G2 : N/a
- Capterra: 4,8/5 (3 000+ avis)
6. Calendly
Calendly est un outil logiciel de prise de rendez-vous et de planification qui simplifie le processus de gestion des rendez-vous externalisés. Donnez accès à votre assistant virtuel à Calendly pour partager votre disponibilité avec d’autres, organiser des réunions et mettre en place des systèmes permettant aux nouveaux prospects de planifier des appels avec vous.
Les meilleures caractéristiques de Calendly
- Simplifiez votre processus de planification de réunions, de rendez-vous et d’événements
- Intégrez votre Calendly sur votre site web pour permettre aux autres de planifier des appels avec vous
- Ajoutez des questions de dépistage à la page de pré-réservation pour qualifier les candidats ou vous préparer à vos réunions avec eux
- Créez une séquence dans laquelle vous pouvez envoyer les détails de la pré-réunion par e-mail
Limites de Calendly
- Toutes les fonctionnalités ne sont pas disponibles sur mobile
- Tous les liens Calendly proviennent du domaine Calendly, il n’y a pas d’option pour le personnaliser avec votre propre label blanc.
Tarifs Calendly
- Libre
- Standard: 12 $/mois par utilisateur
- Équipes: 20 $/mois par utilisateur
- Entreprise: Contactez-nous pour connaître les prix
Notes et commentaires de Calendly
- G2 : 4,7/5 (1 900+ avis)
- Capterra: 4,7/5 (2 900+ avis)
7. LastPass (en anglais)
LastPass est une application de gestionnaire de mots de passe et de coffre-fort qui vous permet de partager de manière sécurisée des identifiants et des mots de passe avec votre assistant virtuel et d’autres membres de l’équipe. Ce logiciel élimine le besoin de partager des détails de connexion confidentiels, offrant aux deux parties un sentiment de sécurité.
Les meilleures fonctionnalités de LastPass
- Partagez en toute sécurité les mots de passe et les informations de connexion aux outils avec votre assistant virtuel
- Saisie automatique des mots de passe sur tous les appareils
- Restez en sécurité grâce à un cryptage de premier ordre et à des certifications de sécurité mondiales
- Stockez les détails sécurisés de plusieurs clients et projets en un seul endroit
Limites de LastPass
- Vous ne pouvez accéder aux mots de passe et les remplir automatiquement que si vous êtes en ligne
- Comme d’autres gestionnaires de mots de passe, l’application a déjà été confrontée à des violations de sécurité dans le passé.
Tarification de LastPass
- Équipes: 4 $/mois par utilisateur (jusqu’à 50 utilisateurs)
- Affaire: 7 $/mois par utilisateur (nombre illimité d’utilisateurs)
Notes et avis sur LastPass
- G2 : 4,4/5 (1 200+ avis)
- Capterra: 4,6/5 (2 700+ avis)
8. Google Drive (en anglais seulement)
Google Drive est un outil de partage de fichiers basé sur le cloud et de gestion de contenu qui vous offre un accès à vos fichiers depuis n’importe quel endroit, similaire à Dropbox. Utilisez Google Drive pour stocker vos travaux en cours, créer un wiki à partager avec les membres de votre équipe virtuelle, ou simplement pour le stockage de fichiers numériques.
Les meilleures fonctionnalités de Google Drive
- Partagez et collaborez sur des fichiers à partir d’appareils mobiles et de bureau
- Trouvez vos fichiers plus rapidement grâce à la fonctionnalité de recherche alimentée par l’IA
- Restez en sécurité grâce à la protection intégrée contre les spams, les logiciels malveillants et les ransomwares
- Intégration avec Google Docs, Google Sheets et Google Slides pour une collaboration intégrée à l’application
Limites de Google Drive
- Certains utilisateurs trouvent l’interface utilisateur et l’organisation des fichiers par défaut « désordonnées »
- Le téléchargement et l’accès aux documents peuvent parfois être lents, suggèrent certains utilisateurs
Tarification de Google Drive
- Libre
- Démarreur d’entreprise : 6 $/mois par utilisateur
- Norme d’affaires : 12 $/mois par utilisateur
- Business Plus : 18 $/mois par utilisateur
- Entreprise: Contactez-nous pour connaître les prix
Notes et avis sur Google Drive
- G2 : N/a
- Capterra: 4,8/5 (27 200+ avis)
9. Hootsuite (en anglais seulement)
Hootsuite est un outil de gestion des médias sociaux qui simplifie le processus de gestion de tous vos profils de médias sociaux, similaire à Buffer mais avec plus de fonctionnalités. Donnez à votre assistant virtuel l’accès à Hootsuite pour planifier du contenu sur les médias sociaux, interagir avec les clients, surveiller les mentions de la marque et diffuser des annonces sur les médias sociaux.
Les meilleures fonctionnalités de Hootsuite
- Planifiez et programmez des publications sur les réseaux sociaux pour différents canaux en un seul endroit
- Créez des flux personnalisés pour surveiller les tendances et les mentions de la marque
- Obtenez des informations sur les meilleurs moments pour publier sur vos comptes de médias sociaux
- Interagissez avec votre public sur les réseaux sociaux en temps réel
Limites de Hootsuite
- Il est parfois difficile d’étiqueter les comptes lors de l’utilisation de cet outil de planification pour des plateformes comme Instagram.
- Certains utilisateurs signalent que les publications programmées ne sont pas toujours publiées comme prévu
Tarification de Hootsuite
- Professionnel: 99 $/mois pour 1 utilisateur (jusqu’à 10 comptes sociaux)
- Équipe: 249 $/mois pour 3 utilisateurs
- Entreprise: Contactez-nous pour connaître les prix
Notes et avis sur Hootsuite
- G2 : 4,1/5 (+ de 4 000 avis)
- Capterra: 4,4/5 (3 500+ avis)
10. Rue du Processus
Process Street est un outil de gestion des processus qui simplifie vos flux de travail et processus. Utilisez cet outil pour créer des listes de contrôle, des flux de travail et des procédures opérationnelles standard (SOP) pour votre assistant virtuel et les autres membres de votre équipe à suivre.
Meilleures caractéristiques de Process Street
- Créez des flux de travail qui suivent et automatisent l’exécution des tâches
- Recueillez facilement des informations grâce à des formulaires et des enquêtes personnalisables
- Créez et partagez des SOP à l’aide de l’éditeur de documents intégré
- Utilisez l’IA des processus pour créer des flux de travail personnalisés afin d’augmenter la productivité
Limites de la rue de processus
- La création d’un processus peut être compliquée pour les nouveaux utilisateurs
- Certains utilisateurs suggèrent qu’il n’est pas toujours facile de voir les tâches inachevées
Traiter la tarification Street
- Démarrage: 100 $/mois pour 5 utilisateurs
- Pro: À partir de 415 $/mois
- Entreprise: À partir de 1 660 $/mois
Traiter les notes et les avis de Street
- G2 : 4.6/5 (300+ avis)
- Capterra: 4.7/5 (600+ avis)
Organisez-vous avec ces outils logiciels d’assistant virtuel
Il existe des milliers d’options de logiciels disponibles, mais ceux-ci sont vraiment les meilleurs de leur catégorie pour la planification, le stockage de fichiers, la gestion de projets et tout ce dont une VA a besoin.
Utilisez cette liste pour trouver les bons outils logiciels d’assistant virtuel et équiper votre équipe de superstars avec les meilleures ressources et équipements possibles.
Si vous êtes prêt à repenser la manière dont vous gérez les projets, les tâches et les membres de votre équipe, essayez gratuitement ClickUp.
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