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Les meilleures applications de suivi du kilométrage
- Dépenses Zoho : Le meilleur pour une solution tout-en-un
- Rydoo : Idéal pour la technologie, la construction et la fabrication
- QuickBooks en ligne : Idéal pour les pigistes et les entrepreneurs indépendants
- Everlance : Idéal pour une solution simple
- FreshBooks : Idéal pour le suivi des déductions fiscales des petites entreprises
- Frais SAP Concur : Idéal pour les plans personnalisés
- Boîte à chaussures : Idéal pour le suivi des miles et des reçus
Dépenses Zoho
Zoho propose quatre plans distincts, avec une option gratuite rare qui vous donne jusqu’à trois utilisateurs, 20 scans automatiques de reçus par utilisateur et 5 Go de stockage de reçus. Pour 4 $ par utilisateur par mois (si facturé annuellement), vous pouvez ajouter plus d’utilisateurs et bénéficier de la réconciliation des cartes d’entreprise et de la délégation d’accès.
Le plan à 7 $ par utilisateur par mois (si facturé annuellement) inclut des scans automatiques de reçus illimités et des demandes d’achat, tandis que le plan à tarification personnalisée offre un gestionnaire de compte dédié, des intégrations ERP et HRMS personnalisées et un support global prioritaire 24h/24.
Tous les plans vous permettent de recevoir un remboursement direct depuis l’application, de suivre les dépenses en multi-devises et de vous intégrer à Zoho Books, QuickBooks Online et Xero pour simplifier l’organisation de vos finances. À qui s’adresse-t-il ? Zoho Expense est idéal pour les entreprises ayant des employés qui pourraient bénéficier d’un suivi des déplacements hautement personnalisable et intégré.
- Forfaits gratuits et abordables
- Intégration comptable
- Stockage des reçus dans le cloud
- Analyse des voyages incluse
- Suivi des clients et des projets
- Quatre façons de suivre le kilométrage
- Ce n’est pas l’application la plus facile à naviguer
- Des fonctionnalités supplémentaires peuvent être déroutantes
Rydoo (en anglais seulement)
Le suivi des kilométrages nécessite de planifier le voyage de l’employé en utilisant le service de carte intégré de Rydoo. Ensuite, après avoir ajouté les tarifs kilométriques prédéfinis, l’application calculera instantanément la distance totale parcourue et les dépenses.
Le plan Essentials est de 8 $ par utilisateur et par mois, facturé annuellement, ou de 12 $ par utilisateur et par mois, avec une facturation mensuelle. Cela comprend des dépenses illimitées, le calcul automatique des dépenses kilométriques en fonction de vos tarifs kilométriques personnalisés et des intégrations avec Uber, Lyft et Slack.
Pour 11 $ par utilisateur et par mois (facturé annuellement), le plan Pro vous permet de définir des indemnités journalières et des allocations quotidiennes, ainsi que d’accéder à l’intégration comptable avec QuickBooks, Zero et Exact Online. Il existe également des plans Business et Entreprise avec des tarifs basés sur vos besoins, proposant un accès API et un support premium.
Tous les plans ont un minimum de 10 utilisateurs, donc ce n’est probablement pas la meilleure option pour les très petites entreprises ou les entrepreneurs. À qui s’adresse-t-il ? Alors que toute petite entreprise pourrait utiliser Rydoo, il est préférable pour les services professionnels ou les entreprises de technologie, de construction et de fabrication comptant plus de dix employés en déplacement.
- Solutions spécifiques pour les services professionnels et les entreprises technologiques, de construction et de fabrication
- Stockage centralisé des reçus
- L’application calcule automatiquement le kilométrage
- Les polices peuvent approuver ou refuser automatiquement les dépenses
- Minimum de dix utilisateurs
- Les caractéristiques internationales ne sont pas très pertinentes pour les entreprises nationales
QuickBooks en ligne
Les rapports détaillés sur les kilométrages vous permettent de détailler tous vos kilomètres et déductions potentielles. L’application utilise le taux de kilométrage IRS prédéfini, ce qui peut être un peu frustrant si vous souhaitez définir votre propre taux pour compenser vos employés. Cependant, cela devrait faciliter la déclaration des déductions lors de la période fiscale.
Alors que tous les plans bénéficient d’une réduction de 50% pendant les trois premiers mois, leurs prix normaux sont un peu élevés. Pour le plan Simple Start, vous paierez 30 $ par mois et aurez la possibilité de suivre les revenus et les dépenses, de capturer les reçus et de suivre la taxe de vente. C’est le plan que nous recommandons à la plupart des personnes.
Si vous avez besoin de plus d’utilisateurs, vous pouvez choisir les plans Essentials (55 $ par mois), Plus (86 $ par mois) ou Advanced (200 $ par mois), mais ils sont trop chers si vous ne voulez que le suivi des kilomètres. Pour plus d’informations, consultez notre critique complète de QuickBooks en ligne. À qui s’adresse-t-il ? QuickBooks Online est le mieux adapté aux travailleurs indépendants ou aux entrepreneurs indépendants qui ont juste besoin de suivre leurs kilomètres à des fins fiscales.
- Peut faire la distinction entre les miles professionnels et personnels
- Possibilité d’ajouter manuellement des trajets
- Idéal pour le suivi des miles pour les déductions fiscales
- Intégrations avec les logiciels de comptabilité
- Rapports de kilométrage avancés
- Les plans sont chers pour ce que vous obtenez
- Pas faisable pour les entreprises comptant beaucoup d’employés
- L’application utilise les taux de déduction standard de l’IRS
Everlance (en anglais seulement)
Vous pouvez classer à la fois les kilomètres et les dépenses comme personnels en faisant glisser, ainsi que télécharger des fichiers Microsoft Excel ou des PDF de vos données à tout moment. Et si vous avez besoin de prendre des notes ou de prendre des photos de votre voyage, vous pouvez facilement le lier au voyage dans l’application.
Everlance propose deux versions de son application – une pour les travailleurs indépendants et une pour les petites entreprises. La version pour travailleurs indépendants a un plan gratuit, un plan Premium à 8 $ par mois et un plan Premium Plus à 12 $ par mois.
Avec le plan gratuit, vous obtenez 30 trajets automatiques par mois, un suivi de démarrage et d’arrêt illimité et des téléchargements de reçus illimités. La mise à niveau ajoute une auto-classification de voyage et un suivi automatique des dépenses avec des cartes liées. Le plan d’affaires gratuit est similaire, sauf qu’il est également livré avec un tableau de bord de gestion et des utilisateurs illimités.
Les plans d’entreprise payants – qui sont de 12 $ par mois par utilisateur et de 398 $ par utilisateur par an – vous permettent de définir des règles d’auto-classification de voyage et de définir des ajustements de taux variables mensuels. À qui s’adresse-t-il ? Les entreprises et les travailleurs indépendants qui souhaitent simplement suivre leurs kilomètres parcourus sans tous les fonctionnalités superflues des autres applications apprécieront Everlance.
- Plans gratuits pour les entreprises et les travailleurs autonomes
- Nombre illimité d’utilisateurs sur le plan gratuit
- Suivi manuel illimité sur le plan gratuit
- Les plans d’affaires sont chers pour ce que vous obtenez
- Pas d’outils de gestion des flux de travail
- Pas de prise en charge multidevise
FreshBooks (en anglais seulement)
Ce qui distingue FreshBooks, c’est sa capacité de suivre les déductions fiscales pour les voyages d’affaires. Il vous montre combien de trajets il vous reste à vérifier, ainsi que les déductions potentielles de tous les trajets combinés. Dans l’ensemble, il prétend vous faire gagner 40 heures lors de la déclaration de vos impôts chaque année, ainsi que 553 heures pour la comptabilité et la facturation.
Le suivi des kilomètres est inclus dans tous les forfaits FreshBooks, qui commencent à 19 $ par mois (les tarifs promotionnels rendent souvent ce prix inférieur). Ce forfait Lite vous permet de suivre des dépenses illimitées. Pour 33 $ par mois, le forfait Plus offre la réconciliation bancaire et des rapports de comptabilité à double entrée. Si vous ne voulez que le suivi des kilomètres, vous n’aurez probablement pas besoin des forfaits Premium (60 $ par mois) ou Select (prix personnalisé), car ils sont davantage axés sur la comptabilité globale de l’entreprise. Pour plus d’informations, consultez notre revue complète de FreshBooks. À qui s’adresse-t-il ? Les petites entreprises qui veulent suivre les miles à des fins fiscales apprécieraient FreshBooks.
- Suivez un nombre illimité de dépenses et de miles
- Bascule marche/arrêt facile
- Rechercher et filtrer les voyages par plage de dates
- Option d’édition manuelle
- Pas d’option de remboursement direct
- Manque d’outils de gestion des flux de travail
- Absence de catégorisation des frais de déplacement
Dépenses SAP Concur
Les utilisateurs peuvent marquer les trajets comme professionnels ou personnels, démarrer et arrêter manuellement le suivi et même recevoir des notifications push pour les rappeler de soumettre les trajets en tant que dépenses. Concur Expense est également une bonne option internationale, car il prend en charge 12 langues ainsi que les miles et les kilomètres. Étrangement cependant, il n’offre pas de support multi-devises.
Une grande contrariété est que pour obtenir un devis tarifaire, vous devez d’abord parler à un représentant. Lorsque nous avons essayé de demander des informations sur les tarifs en discussion, ils n’ont même pas pu nous donner une fourchette sans une deuxième réunion avec un cadre de compte, alors cela peut ne pas être la meilleure option pour vous si vous préférez des tarifs simples. Cela dit, si vous souhaitez personnaliser un plan pour votre entreprise, c’est un excellent choix. À qui s’adresse-t-il ? SAP Concur Expense est le mieux adapté aux entreprises qui souhaitent des solutions sur mesure pour les besoins de voyage de leur entreprise.
- Des plans personnalisés pour votre entreprise
- Rappels de notifications push
- Téléchargements de reçus
- Remboursement direct à partir de l’application
- Manque de transparence des prix
- Pas de prise en charge multidevise
Boîte à chaussures
L’application de suivi des kilométrages vous permet de placer un repère là où vous souhaitez commencer le suivi, ainsi que des repères pour les arrêts que vous ferez en cours de route. Elle suit ensuite vos kilomètres grâce à la technologie de géofencing et calcule votre remboursement en utilisant les taux de kilométrage standard de votre section de reçus. Vous verrez ensuite ces informations dans votre rapport de dépenses, ou vous pourrez l’intégrer à vos comptes QuickBooks Online, FreshBooks ou Xero.
Avec le plan Start up, vous paierez 18 $ par mois et aurez la possibilité de stocker 600 documents numériques et 300 documents physiques, ce qui pourrait être utile si vous dépensez beaucoup pour des repas ou des hôtels lors de vos déplacements. Le plan Professional à 36 $ augmente la capacité à 1 800 documents par an, tandis que le plan Business à 54 $ offre 3 600 documents par an. À qui s’adresse-t-il ? Shoeboxed est la meilleure application de suivi des kilométrages si vous souhaitez également suivre de nombreux autres frais de déplacement et les stocker au même endroit.
- Application facile à utiliser
- Kilométrage automatiquement converti en reçu
- Remboursement dans l’application pour les freelances ou les employés
- Rapports de kilométrage complets
- Pas une tonne de fonctionnalités supplémentaires
- Pas d’outils de gestion des flux de travail
- Cher pour ce que vous obtenez
Audimat
| Compagnie | Notation | Prix de départ | Essai gratuit | Intégration comptable | POUR EN SAVOIR PLUS |
|---|---|---|---|---|---|
| Dépenses Zoho | 4.9 | Libre; 4 $ par utilisateur et par mois (facturé annuellement) | Oui, 14 jours | Oui | Voir plus
|
| Rydoo (en anglais seulement) | 4.8 | 9 $ par utilisateur et par mois (facturé annuellement) | Oui, 14 jours | Oui | Voir plus
|
| QuickBooks en ligne | 4.6 | 30 $ par mois | Oui, 30 jours | Oui | Pour en savoir plus
Sur le site Web de QuickBooks |
| Everlance (en anglais seulement) | 4.4 | Libre; 5 $ par mois (facturé annuellement) | Oui, sept jours | Oui | Voir plus
|
| FreshBooks (en anglais seulement) | 4.4 | 5,70 $ par mois la première année, puis 19 $ par mois | Oui, 30 jours | Oui | Voir plus
|
| Dépenses SAP Concur | 4.4 | Doit contacter pour un devis | Oui, 15 jours | Oui | Voir plus
|
| Boîte à chaussures | 4.3 | 18 $ par mois (facturé annuellement) | Oui, 30 jours | Oui | Voir plus
|
Méthodologie
- Prisée: Nous avons examiné si les entreprises proposaient un essai gratuit, ainsi que leur prix de départ et leur prix le plus élevé.
- Caractéristiques générales : Cela comprenait si l’application comprenait un suivi automatique des kilométrages, le téléchargement des reçus, le remboursement direct, des outils de gestion des flux de travail, l’approbation des flux de travail et le support multi-devises.
- Caractéristiques supplémentaires : Cela comprenait si l’application avait des intégrations avec des logiciels de comptabilité, une application mobile et des fonctionnalités d’automatisation.
- Notes et commentaires : Lors de l’évaluation des avis, nous avons examiné les avis de l’application, de G2 et de Capterra pour voir s’ils étaient en moyenne de 3,5 ou plus élevés. Nous avons également compté le nombre d’avis provenant de chaque source.
En mettant toutes ces données ensemble, nous avons pu calculer quelles applications présentaient la meilleure combinaison de valeur et de fonctionnalités pour les petites entreprises, les travailleurs indépendants et les travailleurs indépendants.
Comment choisir une application de suivi du kilométrage
Bien sûr, comme de nombreuses applications de suivi des kilomètres font partie de logiciels de comptabilité plus robustes, vous voudrez également tenir compte des fonctionnalités supplémentaires dont vous avez besoin. Si vous avez déjà une configuration pour gérer vos finances, vous avez peut-être juste besoin d’une solution simple pour suivre vos kilomètres. Mais si vous recherchez une option tout-en-un qui regroupe toutes vos dépenses sous un seul toit, c’est également possible, mais cela augmentera le prix mensuel.
En plus des capacités comptables, les applications de suivi des kilomètres peuvent également proposer des fonctionnalités générales que vous pourriez apprécier. Par exemple, le suivi automatique des kilomètres est intéressant si vous conduisez beaucoup et ne voulez pas constamment basculer les trajets dans l’application. Le téléchargement de reçus est également une fonctionnalité pratique si vous devez dépenser pour des repas, du carburant ou un logement. Que vous soyez un travailleur indépendant cherchant à être payé ou une entreprise cherchant à rémunérer les travailleurs indépendants, le remboursement direct à partir de l’application facilite les choses pour tout le monde.
En parlant de travailleurs indépendants et d’entreprises, de nombreuses applications de suivi des kilomètres sont également plus adaptées aux travailleurs indépendants ou aux entreprises. Assurez-vous que la solution que vous choisissez possède les fonctionnalités dont vous avez besoin pour vos besoins de conduite individuels ou d’entreprise.
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