Les factures sont une partie cruciale de la gestion d’une entreprise et apprendre comment créer et envoyer une facture de la bonne manière vous aidera à augmenter l’efficacité et à être payé plus rapidement. Pour commencer, vous devrez créer votre facture, comprenant votre nom et vos coordonnées, le nom et les coordonnées de votre client, les dates, le numéro de facture, les services rendus, le prix total, et les modalités et conditions de paiement. Lorsque vous êtes prêt, envoyez-la par e-mail, courrier ou logiciel de facturation, et soyez payé pour votre travail.

Comment envoyer une facture étape par étape

Une fois que vous avez terminé une commande, que ce soit un produit ou un service, il est temps de créer une facture et de l’envoyer dès que possible. Bien sûr, il y a quelques étapes entre les deux, que ce soit l’utilisation ou non d’un logiciel de facturation, le choix de la manière dont vous enverrez votre facture, l’envoi de rappels de paiement ou la mise en place de paiements programmés.

Voici un aperçu de comment créer et envoyer une facture :

  • Indiquez en haut qu’il s’agit d’une facture
  • Ajouter un numéro de facture
  • Ajoutez la date d’envoi de la facture
  • Ajoutez votre nom, votre adresse et vos coordonnées
  • Ajoutez le nom, l’adresse et les coordonnées de votre client
  • Inclure une brève description des services rendus
  • Ajouter la date à laquelle les services ont été rendus
  • Ajoutez le montant total (y compris les frais ou les taxes)
  • Inclure les conditions de paiement
  • Choisissez un mode de livraison (par exemple, email) et envoyez votre facture à votre client.
  • Suivez votre facture, configurez des rappels de paiement (si nécessaire) et soyez payé

Gardez à l’esprit qu’en plus des éléments indispensables mentionnés ci-dessus, votre entreprise peut avoir ses propres éléments indispensables uniques, vous devriez donc personnaliser votre facture pour répondre à vos besoins ainsi qu’à ceux de votre client.

Façons d’envoyer une facture

Une autre décision à prendre est de déterminer comment vous souhaitez envoyer vos factures. Pour certaines entreprises, la réponse à cette question est facile, mais pour d’autres, ce n’est pas si simple. En fait, dans certains cas, vous voudrez peut-être utiliser une combinaison de ces méthodes pour vous assurer que votre facture est bien reçue.

Voici les trois façons les plus courantes d’envoyer une facture :

  • Courrier. Si votre client n’utilise pas d’e-mail ou de facturation en ligne, imprimez votre facture et envoyez-la par courrier. C’est un processus lent, mais c’est quelque chose que vous auriez dû envisager avant de commencer le projet.
  • Messagerie électronique. Voici la façon la plus populaire et la plus rapide d’envoyer une facture. Si vous avez créé la facture dans un traitement de texte ou un logiciel de conception, convertissez-la en PDF pour une sécurité renforcée. Mentionnez que vous envoyez une facture dans la ligne d’objet et écrivez un court message dans le corps du mail.
  • Logiciel de facturation. Il existe de nombreux logiciels de facturation comme PayPal que vous pouvez utiliser pour rédiger votre facture. L’avantage d’utiliser un logiciel de facturation est qu’il existe de nombreux modèles parmi lesquels choisir et que le branding est très facile. Les clients ont un accès facile aux liens de paiement, ce qui facilite le paiement pour eux.

La plupart des petites entreprises trouveront que les logiciels de facturation sont la meilleure option. Non seulement il existe des solutions de logiciels de facturation gratuits et faciles à utiliser pour faciliter la création et l’envoi des factures, mais ils incluent également généralement d’autres fonctionnalités utiles, telles que la possibilité de programmer des factures, d’automatiser les rappels de paiement et de vous permettre d’accepter facilement les paiements en ligne.

Ce qu’il faut inclure dans une facture

Bien que les factures puissent varier considérablement, il existe un certain nombre d’éléments standard que pratiquement chaque facture devrait inclure. Assurez-vous de les inclure pour vous assurer que votre facture contient les bonnes informations et vous prépare à être payé.

Voici ce que chaque facture devrait inclure :

  • Numéro de facture
  • Nom de l’entreprise et coordonnées
  • Nom et coordonnées du destinataire
  • Description des services rendus (liste détaillée des services facultatifs)
  • Prix total (y compris les frais supplémentaires, le cas échéant)
  • Dates clés (par exemple, date des services rendus, date de la facture et date d’échéance)
  • Conditions de paiement

Généralement, vous voudrez créer votre propre modèle de facture personnalisé, que vous pourrez utiliser pour créer facilement des factures à l’avenir. Si vous n’êtes pas sûr de par où commencer, il vaut la peine de se référer à l’une des meilleures entreprises de logiciels de facturation, telles que Square Invoices ou Zoho Invoices, qui sont gratuits et vous permettent de créer facilement des factures professionnelles que vous pouvez facilement envoyer à vos clients et être payé pour vos services en ligne.

Conseils pour être payé plus rapidement

Il va sans dire que vous voulez être payé le plus rapidement possible. Il y a quelques étapes que vous pouvez suivre, dès le début, qui vous aideront à être payé plus rapidement:

  • Discutez de la facturation avant de vous engager à fournir le produit ou le service.
  • Demandez toujours s’ils ont besoin de certaines informations spécifiques sur la facture ou s’ils disposent d’un modèle qu’ils utilisent pour tous leurs fournisseurs.
  • Demandez s’ils ont un bon de commande pour le service que vous avez fourni. S’ils en ont un, incluez-le dans la facture et utilisez-le également pour les relances si nécessaire.
  • Si vous utilisez un logiciel de facturation, vous pouvez inclure un bouton “Payez maintenant” et être payé immédiatement.
    Acceptez les paiements de plusieurs façons (par exemple, en espèces, par chèque, par carte de crédit).
  • Configurer des rappels de paiement, de sorte que les clients reçoivent un e-mail les informant de la date limite imminente avant la date d’échéance du paiement.

Dans les cas où vous ne recevez pas le paiement à la date d’échéance, commencez par envoyer une facture de suivi. Il pourrait être utile d’essayer une méthode de livraison différente (par exemple, par courrier plutôt que par e-mail) au cas où votre facture initiale n’aurait pas été reçue.

La conclusion

Une discussion sur la façon d’envoyer une facture serait incomplète sans discuter des prochaines étapes. Recevoir le paiement n’est pas la fin des choses.

Après avoir reçu le paiement, remerciez le client, peu importe s’il s’agit d’un paiement ponctuel ou récurrent. S’il s’agit d’un paiement récurrent, il est évident que vous devez entretenir une bonne relation avec le client. Mais même s’il s’agissait d’un paiement ponctuel, vous devez commencer à créer une relation pour créer une opportunité pour l’avenir.

En fonction du produit ou du service que vous avez fourni, vous pouvez également demander un retour d’expérience ou des témoignages. Cela montre également au client que vous êtes intéressé à continuer la relation et cela peut grandement contribuer à renforcer la reconnaissance de la marque et la fidélité.

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