Comment gérer efficacement les stocks en 2024

Apprendre à gérer efficacement les stocks est crucial pour toute entreprise qui vend des biens physiques. Tout ce qui concerne vos produits, de la commande en temps opportun à la réception appropriée, au suivi et au stockage corrects, fait partie de la gestion des stocks. Il est essentiel de bien faire ces choses car les erreurs ici impactent directement votre résultat net. En minimisant les ventes perdues, les stocks mal placés et les commandes excessives, la gestion des stocks augmente vos profits et peut même réduire vos taxes.

Qu’est-ce que la gestion des stocks et pourquoi est-elle essentielle au succès ?

La gestion des stocks est le terme générique pour les procédures et les processus qui affectent la commande, la réception, le stockage, le suivi et la comptabilisation de tous les biens qu’une entreprise vend.

Gestion des stocks et gestion de la chaîne d’approvisionnement

La gestion des stocks est un élément clé de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, mais les termes ne sont pas interchangeables. La gestion de la chaîne d’approvisionnement supervise le flux des produits depuis les matières premières et la production jusqu’à la distribution finale. La gestion des stocks concerne la réception, le suivi et le stockage des produits que vous détenez, et fournit des données pour des achats éclairés.

Pour une petite entreprise ou un entrepreneur individuel, les procédures de gestion de la chaîne d’approvisionnement et des stocks se fondent facilement ensemble. Cependant, il est important de connaître les distinctions lorsque vous grandissez et commencez à déléguer les tâches de la chaîne d’approvisionnement et des stocks à du personnel ou à des sous-traitants extérieurs.

Pourquoi il est essentiel d’apprendre à gérer les stocks

Toute entreprise qui vend des produits doit gérer correctement ses marchandises pour survivre. Si vous n’avez pas de marchandises en stock à vendre, ou si vous ne trouvez pas d’articles pour remplir les commandes, vous n’aurez pas de revenus. C’est aussi simple que ça.

Cependant, les pénuries de stock ne sont que le premier obstacle causé par une mauvaise – ou inexistante – gestion des stocks. Il est très facile de commander un excès de stocks lorsque vous ne suivez pas de près les stocks, ce qui vous laisse à court d’argent à court terme. Avec le temps, les excédents de stocks entraînent également des pertes nettes en raison de stocks périmés, obsolètes et invendables.

Et n’oublions pas les impôts commerciaux ! Trop de stocks invendus en main en fin d’année se traduit par des factures plus élevées de taxe foncière et d’impôt sur le revenu des entreprises. Heureusement, vous pouvez éviter ces obstacles en intégrant des procédures et des outils simples de gestion des stocks dans votre plan d’exploitation.

Comment gérer l’inventaire en 7 étapes

Si vous trouvez que les tâches liées à l’inventaire occupent une grande partie de chaque journée, il est probablement temps de les revoir et de les relancer. Une bonne gestion des stocks ne consiste pas seulement à augmenter la précision des stocks, elle rend votre journée plus efficace. Une fois que vous avez mis en place de bons processus et procédures, vous trouverez bientôt plus de temps pour des activités de développement commercial.

Voici une approche en sept étapes pour créer un plan de gestion des stocks avec des procédures, des contrôles et des outils adaptés aux besoins uniques de votre entreprise.

1. Définir les méthodes d’approvisionnement et de stockage des produits

Comment vous sourcez et stockez les différents produits que vous vendez détermine la façon dont vous gérez votre inventaire. Si vous stockez tous les produits dans votre propre installation, vos contrôles d’inventaire et processus sont gérés en interne.

Cependant, si vous stockez des marchandises à l’extérieur dans des centres de traitement des commandes ou des entrepôts de fournisseurs, ou si vous utilisez des fournisseurs de dropshipping, vous devez lier les processus d’inventaire et les outils de données à leurs systèmes.

2. Décidez comment suivre les données d’inventaire

Que vous stockiez des marchandises vous-même, utilisiez un partenaire de fulfillment ou vous concentriez sur des fournisseurs en expédition directe, garder un œil attentif sur les données d’inventaire est essentiel pour la gestion des stocks. À cet égard, les tableurs et les systèmes de gestion des stocks sont des outils précieux.

Square POS est un système gratuit avec une gamme complète d’outils de gestion des stocks qui vous aident à suivre tous les types de données produit.

Les données d’inventaire que vous souhaitez enregistrer et suivre comprennent généralement :

Numéros de produits internes et fournisseurs : Les numéros de produits sont appelés unités de gestion des stocks (UGS) et de nombreux fournisseurs utilisent également des codes de produits universels (UPC).
Quantités disponibles (QOH) : la quantité actuelle de stock par article dans votre magasin ou installation
Lieu de stockage du produit : zones assignées où les éléments sont stockés ou exposés
Informations sur les fournisseurs : les coordonnées, les minimums de commande, les quantités de caisses et les délais de livraison, appelés délais de livraison
Coûts des produits : Coûts de gros par fournisseur et remises sur quantité
Prix de détail : Prix de vente actuels et promotionnels des marchandises

Vous pouvez utiliser un tableur pour des besoins de suivi de stock simples, par exemple pour moins de 100 articles. Cependant, les systèmes de gestion des stocks intégrés tels que Square POS, Lightspeed ou Clover sont très rentables et facilitent la gestion des stocks des petites entreprises dès le premier jour.

Ces systèmes rationalisent les commandes des clients, le suivi des stocks, les données des fournisseurs, les bons de commande et les réceptions de stock au sein d’un seul système. De plus, la plupart se connectent de manière transparente aux systèmes de point de vente au détail, aux canaux de vente en ligne, aux centres de traitement des commandes et aux partenaires de livraison directe pour des mises à jour en temps réel des stocks.

3. Créer un système de SKU interne

Créer un système interne de codes produit SKU est utile pour identifier rapidement et suivre les produits lors des activités quotidiennes. Les SKU utilisent généralement une combinaison de lettres et de chiffres qui sont arrangés pour fournir des informations clés sur un article en un coup d’œil.

Par exemple, BW066-3201_RASP C’est un SKU interne codé pour communiquer des informations spécifiques pour une entreprise de biens pour la maison.

BW: est le code fournisseur interne du fournisseur BentleyWare
066: est le code de catégorie interne d’une assiette
3: Voici le code interne du matériau plastique pour l’affichage direct, la manipulation et l’emballage.
201: liens avec les quatre derniers chiffres du code-barres du fournisseur pour vérifier les réapprovisionnements et les réceptions de stock
RÂPER: est le code couleur interne de Raspberry

Ainsi, en jetant un coup d’œil au SKU, les employés savent exactement ce qu’est un article et d’autres détails clés tels que l’endroit où il est stocké et comment il est affiché ou expédié.

4. Organiser les zones de stockage des stocks

Avoir une place pour chaque chose et chaque chose à sa place rend toutes vos tâches liées à l’inventaire rapides et efficaces. Si vous gérez l’inventaire dans votre propre établissement ou magasin, organisez d’abord et identifiez les zones de stockage, telles que les rayonnages, les étagères et les bacs, puis attribuez chaque produit à une zone spécifique.

Les petits articles du stock peuvent être triés et stockés par SKU dans des bacs étiquetés ou sur des sections d’étagères, tandis que les produits plus grands peuvent être stockés sur des palettes.

Voici où les SKU internes sont très pratiques. Vous pouvez facilement connecter certaines zones du sol de vente au détail, de la réserve de stock ou de l’entrepôt en utilisant les codes fournisseurs ou catégories de vos SKU.

5. Utilisez les prévisions pour commander des stocks

La prévision est de prédire combien d’inventaire vous aurez besoin en main pour répondre à la demande à venir. Naturellement, cela implique de nombreux facteurs, tels que la vitesse de vente des produits, les promotions à venir, les tendances du marché, la saisonnalité et la croissance de l’entreprise, pour n’en citer que quelques-uns.

L’objectif de la prévision est d’avoir juste assez d’inventaire en main pour couvrir les ventes prévues pour une période donnée, comme 15, 30 ou 60 jours. Comprendre la vitesse de vente des produits est essentiel pour la prévision et les systèmes de gestion des stocks aident grandement avec des outils de prévision intégrés dans les bons de commande.

Comprendre les délais de livraison des fournisseurs joue également un rôle clé dans la prévision. Des fournisseurs fiables qui expédient rapidement vous permettent de stocker moins d’articles et de commander plus souvent, ce qui aide à la trésorerie. Avec des fournisseurs à expédition plus lente ou des achats saisonniers, vous aurez moins d’achats mais en plus grande quantité, ce qui immobilise davantage de trésorerie dans l’inventaire.

6. Configurer les procédures de réception des stocks

Réceptionner rapidement les expéditions de stock est un autre élément clé pour apprendre à gérer son inventaire. Vous ne pouvez pas vendre ou expédier un stock qui n’a pas été vérifié et correctement rangé ou exposé. Il est donc judicieux de faire de la réception de stock une priorité dans votre plan de gestion des stocks.

La vérification des stocks doit également être précise, car les erreurs ont un impact direct sur les données de votre stock en quantité en main (QOH) et entraînent des sur-commandes, des retards de livraison et un stock invendu. Tout cela a un impact sur vos résultats financiers.

La meilleure procédure consiste à recevoir les stocks par rapport à votre bon de commande, puis à ouvrir et vérifier tous les cas et conteneurs pour vous assurer que tout est correct. Ne vous fiez pas uniquement aux étiquettes des boîtes et aux bordereaux d’emballage des fournisseurs car leur personnel peut également commettre des erreurs.

Une fois réceptionné, le stock doit être rapidement rangé à sa place assignée. Ou, s’il s’agit d’un surstock ou de marchandises saisonnières, notez les emplacements temporaires dans votre système de gestion des stocks afin de pouvoir les retrouver lorsque nécessaire.

Lors du rangement ou de la mise en stock de nouveaux articles, vous pouvez utiliser des méthodes telles que le “dernier rentré, premier sorti” (LIFO) ou le “premier rentré, premier sorti” (FIFO). En général, il est judicieux d’utiliser la méthode FIFO, qui stocke les nouveaux articles derrière les anciens, afin de vendre les anciens articles en premier. Cela est particulièrement important pour les aliments périssables et les biens avec des dates d’expiration, comme les cosmétiques.

7. Gardez une trace des niveaux de stock

La plupart des entreprises basées sur leur inventaire effectuent un décompte annuel des stocks, appelé audit, à des fins fiscales. Cela consiste à comparer un décompte physique de tous les biens en stock à la quantité d’inventaire en stock (QOH) indiquée dans les documents de données. Cependant, les écarts constatés lors des décomptes annuels sont presque impossibles à retracer et à justifier, car il peut s’écouler des mois après que les erreurs se soient produites.

Les inventaires physiques et manuels permettent de repérer des erreurs que même la meilleure technologie ne peut pas détecter.

C’est là que des décomptes intérimaires tels que les décomptes cycliques et les vérifications ponctuelles comblent le fossé. Ils vous aident à repérer et à corriger de petites inexactitudes de stock avant qu’elles ne deviennent de gros problèmes.

Nombre de cycles : Divisez votre inventaire complet en sections qui sont comptées selon un calendrier rotatif. Les comptages cycliques peuvent être effectués par fournisseur, catégorie d’article, emplacement de stock ou tout ce qui fonctionne pour votre opération.
Contrôles ponctuels : Les comptages périodiques de quelques articles aident à repérer les erreurs aléatoires dans le stockage, la commande, le rangement ou les pertes liées au vol.

Simplement dit, en cas de doute, comptez. Surveiller de près l’inventaire est essentiel pour améliorer votre flux de trésorerie, repérer le vol ou d’autres problèmes de perte, et augmenter ce résultat net.

Meilleurs outils pour la gestion des stocks

Il existe de nombreux outils de gestion des stocks économiques sur le marché. Certains sont même gratuits, comme Square POS. La plupart de ces systèmes fournissent tout ce dont vous avez besoin pour gérer les stocks. De plus, ils connectent de manière transparente les canaux de vente et les sources de livraison au sein d’un même système, vous préparant ainsi à la croissance.

Voici quelques-uns des meilleurs outils de gestion des stocks à considérer:

Point de vente carré : système de point de vente de base gratuit avec une suite complète d’outils d’inventaire
Ordoro : Système d’inventaire avancé idéal pour les opérations multi-entrepôts et de production
Shopify POS : Système de point de vente destiné aux vendeurs en ligne, au détail et multicanaux Shopify
Vitesse de la lumière : système de point de vente avancé pour les vendeurs à volume élevé et multi-magasins
Trèfle: système de point de vente et d’inventaire en ligne qui s’intègre à de nombreuses solutions de commerce électronique
eHopper : Conçu pour les restaurants avec suivi des stocks au niveau des ingrédients
monday.com : Une longueur d’avance par rapport aux feuilles de calcul avec des outils d’inventaire et des alertes de réapprovisionnement

Conclusion

Il est facile pour les start-ups et les petites entreprises de se lancer dans l’approvisionnement en produits et la vente sans plan de gestion des stocks. Cependant, si cela dure trop longtemps, les lacunes en matière de gestion des stocks deviennent rapidement des maux de tête qui vous coûtent à la fois des clients et des bénéfices. En mettant en place ces sept éléments essentiels, vous serez sur la bonne voie pour apprendre à gérer les stocks et, surtout, être prêt à réaliser des bénéfices dès le premier jour.

Foire aux questions

Quelle est la différence entre la gestion des stocks et le suivi des actifs ?

La gestion des stocks suit les biens qu’une entreprise achète pour vendre. Les stocks ne sont qu’un actif jusqu’à ce qu’ils soient vendus, puis ils deviennent une dépense de coût des biens vendus (COGS). Le suivi des actifs tient compte du coût et de la dépréciation de l’équipement et des fournitures qu’une entreprise achète pour fonctionner.

Quelle est la règle des 80/20 pour les stocks ?

La règle empirique de productivité 80/20 stipule que 80% de vos bénéfices proviennent de 20% de vos efforts. Appliquée à l’inventaire, cela signifie que 20% de votre gamme de produits globale représente 80% de vos bénéfices.

Que sont les formules d’inventaire ?

Les formules d’inventaire sont des équations qui vous donnent un aperçu de la santé et de la rentabilité de votre inventaire. Les formules utiles à connaître sont le taux de rotation des stocks, qui est le coût des marchandises vendues ÷ inventaire moyen, et le taux de rotation des stocks, qui est les unités vendues ÷ les unités reçues sur une période de temps définie.

Quels sont les différents types d’inventaire ?

Il existe plusieurs types d’inventaire que les entreprises suivent. Les matières premières comprennent les matériaux, les pièces et les ingrédients utilisés pour fabriquer ou réparer des produits finis. Les unités d’assemblage sont des produits fabriqués uniquement sur commande. Les unités en cours sont des articles non finis. Les produits finis sont des produits terminés prêts à la vente. Les emballages de produits et les fournitures d’expédition peuvent également être suivis en tant qu’éléments d’inventaire.

Comment fonctionne la chaîne d’approvisionnement de la vente au détail ?

La chaîne d’approvisionnement de la distribution commence par le fabricant, qui crée et fabrique le produit. Cela peut être fait par un individu ou par de nombreuses personnes dans un environnement de production en usine. Ensuite, le produit est acheminé vers les fournisseurs ou les distributeurs, qui achètent les produits au fabricant dans le but de les distribuer soit directement au client, soit, le plus souvent, aux détaillants. Lorsque les détaillants sont impliqués, ils obtiennent le produit des fournisseurs, dans le but de le vendre aux clients, qui achètent les produits chez les détaillants. Comme mentionné, parfois les détaillants sont exclus du processus, voire les distributeurs ou les fournisseurs peuvent également être éliminés, ce qui est connu sous le nom de modèle économique direct au consommateur.

Quels sont les types de logiciels de gestion des stocks ?

Il existe de nombreux types d’entreprises axées sur l’inventaire et chacune a des besoins uniques en matière de suivi des stocks. Les logiciels de gestion des stocks spécifiques incluent les systèmes de gestion des stocks de fabrication, les systèmes de gestion des stocks en ligne pour le commerce électronique et les canaux multiples, les systèmes de gestion des stocks des magasins de détail avec des fonctionnalités de vente POS, les logiciels de gestion des stocks des restaurants et les systèmes de suivi des actifs pour les entreprises de services.