Nous vous montrerons quelles sont les dépenses professionnelles, celles à suivre, pourquoi vous devriez les suivre et comment garder une trace des dépenses professionnelles.
Que sont les dépenses professionnelles ?
En suivant les dépenses d’entreprise, vous pouvez observer les bénéfices et les pertes et explorer les tendances commerciales pour vous aider à faire des prévisions. Comme vous savez combien d’argent vous avez et où va votre argent, vous pouvez également planifier une utilisation responsable des fonds.
L’IRS déduira les dépenses d’entreprise lorsque vous fournirez des preuves documentaires. Par conséquent, le suivi de vos dépenses d’entreprise réduira le revenu imposable de votre organisation.
Comment suivre les dépenses d’entreprise en 5 étapes
Étape 1 : Ouvrir un compte d’entreprise
La première étape pour suivre les dépenses de l’entreprise est de créer un compte financier exclusivement dédié à vos transactions commerciales. Vous devrez ouvrir un compte chèque professionnel, un compte épargne professionnel et un compte de services marchands (pour accepter les transactions par carte des clients). Avoir un compte séparé pour votre entreprise facilitera la gestion de vos finances. Vos dépenses professionnelles seront organisées en un seul endroit, ce qui facilitera la réclamation des déductions fiscales.
Vous devriez obtenir une carte séparée pour les dépenses professionnelles afin de ne pas avoir à trier les reçus. De plus, avec une carte de crédit ou de débit professionnelle dédiée, votre historique de crédit est organisé et accessible, ce qui facilite l’obtention de financement et de récompenses professionnelles, telles que des remises en argent sur les achats et des réservations de vols et d’hôtels.
Étape 2 : Choisissez un logiciel de comptabilité
La prochaine étape pour suivre les dépenses de l’entreprise est de choisir un logiciel de comptabilité capable d’automatiser vos enregistrements commerciaux et de suivre chaque dépense. Avec un logiciel de comptabilité, surveiller et organiser vos dépenses devient facile. Le meilleur logiciel de comptabilité est doté d’outils de reporting qui fournissent des comparaisons annuelles de vos dépenses commerciales. Vous n’aurez pas besoin de dépasser votre budget pour obtenir des enregistrements précis car il existe plusieurs plateformes de logiciels de comptabilité gratuits disponibles pour les entreprises.
Lors de la configuration de votre compte, choisissez votre méthode de déclaration de revenus et de dépenses préférée, qui peut être la comptabilité de trésorerie ou la comptabilité d’exercice. La comptabilité de trésorerie enregistre les transactions lorsque les paiements sont reçus tandis que la comptabilité d’exercice enregistre chaque facture et paiement reçu.
Étape 3 : Connectez vos institutions financières
Pour simplifier le suivi de vos dépenses commerciales, reliez votre logiciel de comptabilité à vos banques. Cela permettra le téléchargement automatique de toutes les transactions bancaires et même la catégorisation de vos dépenses. Vous pouvez également intégrer d’autres fonctions, y compris l’importation de vos transactions quotidiennes et le téléchargement de relevés bancaires, ce qui facilite la conciliation des relevés.
De plus, en intégrant vos comptes bancaires à votre système de comptabilité, vous pouvez effectuer des opérations bancaires sur votre logiciel sans vous connecter à votre compte bancaire. Cette synchronisation vous permet de passer moins de temps à suivre vos dépenses. Vous pouvez également être assuré d’un enregistrement précis de vos revenus et dépenses puisque vous ne manquerez aucune transaction.
Étape 4 : Classez vos reçus
Pour un suivi précis des dépenses professionnelles, assurez-vous de classer vos reçus au fur et à mesure de vos opérations commerciales. L’IRS exige que vous conserviez tous les reçus papier et autres documents, tels que les relevés bancaires, pendant au moins trois ans. Utilisez des classeurs pour stocker les reçus papier et n’oubliez pas d’inclure l’objet de chaque achat sur les reçus. Vous pouvez également étiqueter et organiser les classeurs selon les dates ou les catégories.
Le suivi des dépenses professionnelles est devenu plus facile, grâce aux applications mobiles de logiciels comptables et aux applications de suivi des dépenses commerciales que vous pouvez intégrer à votre logiciel comptable. Ces applications stockent les reçus numériquement. Vous pouvez scanner les reçus avec l’appareil photo de votre téléphone et même les stocker dans le cloud. De plus, les reçus se synchronisent avec vos livres de compte, ce qui facilite le suivi de chaque transaction.
Suivez toutes les dépenses, y compris vos kilomètres, les frais de vol et les repas, et conservez les reçus.
Étape 5 : Passez en revue vos dépenses d’entreprise
Pour obtenir des résultats précis concernant le suivi des dépenses d’entreprise, examinez vos dépenses de temps en temps. Passez en revue les rapports, examinez les chiffres et analysez-les. Notez les tendances pour voir combien vous dépensez dans des domaines spécifiques et comment les dépenses s’accumulent. Corrigez également les erreurs et les omissions.
Passer en revue votre entreprise révélera l’état financier de votre entreprise et vous aidera à prendre des décisions pertinentes nécessaires à la croissance de votre entreprise.
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