Les chefs de projet sont les personnes à contacter pour accomplir les tâches de manière efficace et efficacement. Ils veillent à ce que les projets restent sur la bonne voie, que les équipes restent coordonnées et que les objectifs soient atteints. Mais qu’est-ce qui définit un bon chef de projet ?
Un chef de projet efficace doit avoir une combinaison de compétences techniques, de leadership et de communication. Voici 10 compétences essentielles en gestion de projet que tous les grands chefs de projet doivent posséder pour réussir :
1. Rationalise la communication
Les bons chefs de projet sont capables de communiquer clairement et efficacement ce qui doit être fait et quand, de sorte que tous les intervenants sachent ce qui est attendu d’eux. Cela inclut tenir les membres de l’équipe informés de tout changement dans le projet ainsi que fournir des retours et des conseils.
Le PMI dit que si ce niveau de communication se poursuit, “il y a un risque de manquer les livrables ou d’autres résultats”.
Aïe. Trop de communication peut-elle être mauvaise? Oui, lorsque ce n’est pas systématisé ou clair, ou lorsque votre “communication” se résume à quelques e-mails non connectés. La capacité de communiquer fait une énorme différence dans le succès ou l’échec d’un projet.
On pourrait penser que les bons chefs de projet sauraient comment le faire avec de bons outils de gestion de projet. Cette capacité est une compétence en communication négligée.
Un outil puissant de gestion de projet tel que ClickUp vous aide à rationaliser la communication, fournit des mises à jour aux parties prenantes/sponsors et précise clairement quand le travail et les tâches doivent être achevés.
2. Positif à propos du travail
Si le chef de projet estime que le travail n’est pas raisonnable ou réalisable, comment se sentiront les autres membres de l’équipe ?
Un excellent chef de projet a la capacité de comprendre les priorités de l’organisation, de traduire ces valeurs à son équipe de projet et de montrer en quoi elles concernent les projets et tâches individuels. Ces chefs de projet travaillent également avec l’équipe sur les stratégies pour atteindre cette vision.
Pour respecter les délais, les dates limites et maintenir le projet sur la bonne voie, le chef de projet devrait être positif quant au travail à accomplir, aidant toute l’équipe à réussir.
Équilibrer la positivité avec la réalité des risques et problèmes demande intuition et expérience, ce qui nous amène au point suivant :
3. Résout les problèmes
Cela peut sembler évident, mais un bon chef de projet peut résoudre des problèmes. Et mieux encore, ils sont autorisés à résoudre les défis de gestion de projet. La résolution de problèmes de base impliquera ces cinq étapes.
- Identifier le problème
- Déterminer les causes
- Générer des solutions
- Analyser les solutions
- Agir
Ces cinq étapes semblent simples, mais souvent nous ne prenons pas le temps de les parcourir clairement. Nous pouvons connaître le problème, mais ne pas l’évaluer sous tous les angles ou documenter les réflexions de l’équipe sur ce qu’il convient de faire ensuite.
Cela peut signifier sortir un stylo et du papier pour vraiment se concentrer et réfléchir à ce qui s’est passé. Noter chaque étape du processus et consigner des idées sur ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné à chaque étape.
Voici un exemple d’utilisation de cette liste de contrôle de gestion de projet pour résoudre un problème d’employé: Première étape : Identifier le problème L’employé a de la difficulté à respecter ses délais. Deuxième étape : Déterminer les causes Ils ont trop de travail sur la table et pas assez de temps pour tout terminer. Troisième étape : Générer des solutions Les solutions possibles pourraient inclure la délégation de tâches à d’autres membres de l’équipe, l’établissement de délais réalistes, ou l’utilisation d’un outil de gestion de projet pour mieux gérer les charges de travail. Quatrième étape : Analyser les solutions Analyser les solutions nécessitera de peser le pour et le contre de chaque solution et de déterminer ce qui fonctionne le mieux pour chaque membre de l’équipe. Cinquième étape : Passez à l’action Une fois que vous avez déterminé quelle solution est la meilleure, il est temps de passer à l’action et de mettre en œuvre un plan de gestion de projet réussi.
Suivre cette liste de contrôle de résolution de problèmes simple peut transformer un gestionnaire de projet correct en un gestionnaire fiable.
4. Reste calme
Eh bien, ce n’est pas au niveau d’un médecin des urgences ou d’un policier. Mais le chef de projet doit équilibrer les besoins du projet, ainsi que les priorités organisationnelles, la production de l’équipe et les contributions personnelles qu’ils doivent également apporter. Sans oublier les éléments frustrants qui peuvent échapper au contrôle du chef de projet, comme les systèmes obsolètes ou les flux de travail.
Cela peut être stressant.
Mais un bon chef de projet a la capacité de prendre du recul, d’analyser les prochaines options et de tirer des leçons même en cas de revers.
Le chef de projet est celui qui doit nettoyer et aborder à nouveau le projet, peut-être sous un angle différent. Mais dans ce cas, le chef de projet doit comprendre ce qui a mal tourné et ne pas refaire la même erreur. Un bon chef de projet devrait être capable d’identifier ce qui s’est mal passé et proposer des solutions alternatives (voir point n°3).
Gardez votre calme et dirigez bien. Collaborez avec votre équipe pour trouver la bonne solution pour tous.
5. Bien déléguer
Pourquoi est-il important de déléguer correctement? Un chef de projet peut réaliser davantage. Vous pourriez peut-être vous glisser dans le rôle et contribuer pendant un certain temps, mais finalement, les demandes de votre temps vous submergeront.
En fait, vous réaliserez davantage si vous donnez du pouvoir aux bonnes personnes.
“La limite supérieure de ce qui est possible n’augmente qu’avec chaque collaborateur que vous donnez le pouvoir de contribuer à votre priorité commune avec leur meilleur travail. De même, votre pouvoir diminue avec chaque initiative que vous retenez inutilement”, note Jesse Sostrin de PwC dans la Harvard Business Review.
À cette fin, les chefs de projet réussis comprennent les forces et les faiblesses des personnes qu’ils dirigent, puis utilisent et déploient leurs forces pour une production accrue.
L’utilisation d’un outil de gestion de projet comme ClickUp vous aide à déléguer grâce à sa transparence, son rapport, ses détails et sa fonction de commentaire. Et sa hiérarchie est conviviale – assez solide pour les équipes interfonctionnelles, mais avec des partages de confidentialité pouvant être personnalisés pour les managers ou seulement pour certains contributeurs.
6. Prioriser le travail
Chaque élément ne peut pas être la priorité numéro un. Par sa propre définition, quelque chose doit passer en deuxième position. Un bon chef de projet saura comment prioriser le travail pour l’équipe et prendre la bonne décision.
La clé ici ? Comprendre l’urgent par rapport à l’important et éliminer le bruit. Un sponsor ou un intervenant dans le projet peut crier que c’est urgent, mais un bon chef de projet reste calme et sait comment prioriser ce qui est le plus important.
Pourquoi est-ce important ? Parce que les tâches importantes ajoutent de la valeur. C’est la valeur de la matrice d’Eisenhower. La matrice d’Eisenhower est un système basé sur des quadrants où les tâches sont séparées par leur importance et leur valeur.
Après avoir compris l’importance et la valeur de chaque tâche, un bon chef de projet estimera le temps nécessaire pour chacune d’elles et les classera ensuite par ordre d’importance.
7. Collabore et écoute
Collaborer, c’est travailler ensemble et pour cela, l’écoute active est impérative pour réussir. On ne peut pas collaborer sans écouter et chercher à comprendre.
Si vous travaillez avec une équipe de projet de développement et que le code dysfonctionne ou ne passe pas les tests de qualité, vous voudrez évaluer la situation avant de sauter à une conclusion. Les premières questions ne vous mèneront peut-être pas à la réponse exacte dont vous avez besoin. Au lieu de cela, vous devrez peut-être utiliser différentes approches pour trouver la solution.
Travailler ensemble vous aide à essayer de nouvelles choses, expérimenter et trouver une solution pour avancer.
Un bon chef de projet encouragera cette collaboration d’équipe et créera un environnement positif, plutôt que d’isoler chaque personne dans son propre silo.
De bons outils, comme ClickUp et ces autres outils de collaboration en ligne, peuvent vous aider à réaliser ce travail.
En ayant un ensemble transparent de projets et de tâches, les membres de l’équipe peuvent voir ce qu’ils doivent faire et les dates auxquelles ils doivent les terminer. De bons outils de collaboration devraient favoriser la productivité, et non la détériorer.
8. Gère le temps
Un des principaux rôles d’un chef de projet est de s’assurer que l’équipe respecte les délais et reste en phase avec le calendrier du projet.
Cela ne signifie pas suivre chaque minute passée sur les tâches ou micromanageant chacun de leurs mouvements (ce serait un cauchemar), mais plutôt comprendre ce qui doit être fait et quand cela doit être réalisé.
La gestion du temps comprend également le suivi de ce qui se passe à l’instant et des ressources disponibles pour les tâches concernées. C’est là qu’un outil de gestion de projet comme ClickUp se distingue, car vous pouvez diviser le travail en morceaux gérables qui contribuent aux objectifs plus larges de votre équipe.
9. Axé sur les parties prenantes
Un intervenant est toute personne qui impacte ou est impactée par votre projet et ses livrables.
Ces personnes ont un intérêt financier dans ce que vous faites, il est donc important de s’assurer qu’elles sont tenues informées de ce qui se passe. Un bon chef de projet informe les intervenants, mais explique également ce qu’il faut pour livrer ce qu’ils recherchent.
C’est ce qu’un bon chef de projet fait : il construit des relations avec ses intervenants et les membres de son équipe. Ainsi, lorsque des changements ou des défis surviennent, le chef de projet peut prendre l’initiative avant que cela ne devienne un plus gros problème.
10. Motivant
En fin de compte, un bon chef de projet doit comprendre ce qui est possible et quelles sont les limites.
Lorsqu’ils rencontrent un défi, ils doivent être suffisamment créatifs pour concevoir leurs propres solutions et façons de le relever. Ils doivent également penser en dehors des sentiers battus en matière de gestion de projet afin de rester à la pointe de l’évolution. Voyez ce que les nouvelles technologies peuvent faire pour accélérer et améliorer le projet.
Les chefs de projet innovants et créatifs sont ce qui fait avancer les projets. Ils trouvent des solutions à des problèmes que les gens ignoraient et trouvent des moyens de rendre possible ce qui était autrefois impossible.
Ces conseils et techniques de gestion du temps vous aideront :
- 9 stratégies étonnantes de gestion du temps
- Gestion du temps dans ClickUp
Devenez un excellent chef de projet pour votre équipe
Les gestionnaires de projet efficaces savent ce qu’il faut pour faire passer un projet banal à un projet vraiment réussi. Cela nécessite un mélange de compétences relationnelles, de gestion et de leadership, ainsi que le bon ensemble de compétences techniques pour prioriser le travail et prendre les bonnes décisions.
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